وقت العمل حسب الجدول الزمني. ملء جدول الدوام: وثيقة مهمة لحساب الأجور

تتبع الوقت لديه أهمية عظيمة. وبدون تسجيل ذلك بدقة، من المستحيل تحديد مقدار أجر الموظف عن فترة العمل، خاصة إذا تم تنفيذ العمل ليلاً أو في أيام العطلات. من أجل التمييز بين فترات العمل والراحة، طورت Goskomstat رموزًا خاصة سنحاول فهم معناها وقواعد وضعها بشكل أكبر.

القواعد العامة للحفاظ على الجداول الزمنية

وعلى المستوى التشريعي، المحافظة ورقة التوقيتإلزامية للمؤسسات بجميع أشكال الملكية. وجود موظف واحد على الأقل ضمن طاقم عمل المنظمة يخلق الحاجة للحفاظ على الجداول الزمنية.

الجدول الزمني - نموذج تمت الموافقة عليه مستوى الدولةعكس بيانات حضور العامل للعمل وأسباب غيابه.

يتيح لك الاحتفاظ بسجلات الوقت حل المهام التالية بسرعة:

• السيطرة بشكل واضح على العمل وليس وقت العمللكل وحدة من الموظفين؛
• التحقق من الامتثال لانضباط العمل. ويحدث هذا بفضل التسجيل الدقيق للتأخيرات والاستراحات الطويلة وعدم الحضور. أسباب مختلفة;
• احسب المبلغ أجورلفترة تقويمية. تتيح لك الوثيقة إثبات صحة حسابها؛
• تسمح لك هذه البيانات بالحصول بسرعة على جميع المعلومات اللازمة للإبلاغ؛
• فمن السهل تبرير الغرامات المفروضة على الموظف بسبب مخالفته لجدول الحضور مكان العمل.

في عام 2004، اقترحت Goskomstat نماذج موحدة لتسجيل وقت العمل:

منذ عام 2013، هم الاستخدام اختياري. تعتبر النماذج الموحدة مريحة للغاية، لذلك لا تزال تستخدم على نطاق واسع حتى يومنا هذا.

يمكن ملء النماذج بطريقتين:

• التسجيل الكامل. يقوم موظف الموارد البشرية بملء جدول زمني كل يوم. ويتم ذلك باستخدام حرف أو الكود الرقميمع الإشارة إلى عدد الساعات؛
• تسجيل الانحرافات. تتيح لك هذه الطريقة تحديد الأيام التي حدث فيها انحراف عن الجدول المحدد فقط. في هذه الحالة، يتم استخدام ترميز الحروف فقط. تتم ملاحظة فقط التأخير والإجازات والإجازات المرضية والعمل الليلي والمزيد.

الوثائق التي تحدد المحاسبة و سياسة شؤون الموظفينيجب على المؤسسات أن تسجل بشكل واضح طرق حفظ الجداول الزمنية، وكذلك الرموز المستخدمة وفك تشفيرها.

يتم تعيين الموظف المسؤول عن إعداد الجدول الزمني بأمر منفصل. فإذا لم يصدر الأمر انقضى الالتزام عقد عمل. بدون موعد، فإن مطالبة الموظف بالاحتفاظ بسجلات الوقت أمر غير مصرح به. ولأداء هذه الوظيفة، يمكن لإدارة المؤسسة تعيين أي موظف.

يتم تقديم الوثيقة المكتملة إلى مدير المنظمة للموافقة عليها. بعد التوقيع من قبل المدير، يتم إرسال ورقة الوقت إلى قسم المحاسبة. في حضور كمية كبيرةالوحدات الهيكلية، يمكن توسيع دائرة الأشخاص الموقعين على البيان.

يمكن ملء ورقة وقت العمل بالطرق التالية:

1. يدويا. يقوم ضابط الوقت بتدوين الملاحظات المناسبة يوميًا بالشكل المحدد.
2. الآلي. يتم إدخال المعلومات في برنامج خاص، ويتم طباعة الجدول الزمني في نهاية الشهر.

يجب أن يتم ملء بطاقة التقرير بمسؤولية كاملة، لأن هذه هي الوثيقة الأولى التي ستطلبها مفتشية العمل أثناء التفتيش.

عند تعبئة النموذج يجب مراعاة القواعد التالية:

• يجب أن تكون جميع التغييرات المتعلقة بالموظفين (إضافة موظف، تغيير اللقب، وما إلى ذلك) مصحوبة بأمر؛
• تم تحرير الوثيقة في نسخة واحدة؛
• إذا تم ملء المستند يدويًا، فيمكنك استخدام الحبر الأسود والأزرق فقط؛
• يتم فتح الجدول الزمني في موعد لا يتجاوز اليوم الثاني أو الثالث من الشهر الحالي؛
• يتم إغلاق الجدول الزمني في اليوم الأخير من شهر التقرير؛
• لكل وحدة التوظيفسيتم توفير عمود منفصل. يجب إدخال الاسم الأول والأوسط للموظف بالكامل لتجنب الخلط بين الأسماء نفسها. ومن المستحسن أن يتم الإشارة إلى الرقم الوظيفي للعامل في كشف الحساب؛
• يتم إدخال معلومات حول الحضور والغياب وساعات العمل في الخلايا الأفقية المقابلة للأسماء؛
• كل عمود في الجدول الزمني يساوي يومًا محددًا من الشهر؛
• يتم ملء الجدول الزمني كل يوم. أساس ملء الخلايا هو الأوامر والمذكرات والمعلومات الرسمية الأخرى؛
• إذا تم اكتشاف خطأ بعد إغلاق الجدول الزمني، يجب عليك ملء نموذج التصحيح. إنه يعكس فقط التغييرات التي تم إجراؤها.

بدون توقيع الميقاتي ورئيس المنظمة يعتبر الجدول الزمني غير صالح.

قواعد وضع الرموز

الموظف الذي يعد الجدول الزمني يتحمل مسؤولية كبيرة. النتيجة النهائية – المكافأة الشهرية لموظفي الشركة مقابل عملهم – تعتمد على كفاءته واهتمامه. إذا أخطأ ضابط الوقت الاسم الأخير لشخص ما، أو خلط بين الحروف، أو كتب ساعات العمل بشكل غير صحيح، في نهاية الشهر يمكنك الحصول على حالة الصراعمع العمال.

يجب عليك أن تقترب من ملء الجدول الزمني خطوة بخطوة، وذلك باتباع الإرشادات التالية خطوة بخطوة:

قبل فحص كاملوثيقة حتى لا إعادة كتابتها عدة مرات، من الأفضل إدخال المعلومات بالقلم الرصاصبحيث يمكن إجراء التصحيحات بسهولة.

تتم تعبئة أعمدة وقت العمل باستخدام الرموز. تشريعات العمل لا يتطلب الاستخدام الإلزامي للترميز. يتم إدخال كل رمز وفقًا للمستندات الداعمة.

في كثير من الأحيان ينشأ نزاع حول كيفية تسجيل الوقت الذي يقضيه الموظف في رحلة عمل خلال عطلة نهاية الأسبوع. بعض الخبراء يزعمون ذلك يتم تحديد الفترة بأكملها بالحرف "K"، ويرى آخرون ذلك يجب ترميز أوقات نهاية الأسبوع بالحرف "B".

كلا البيانين لهما الحق في الحياة. من أجل تجنب التناقضات في معالجة بيانات الجدول الزمني، يجب تحديد جميع هذه النقاط بالترتيب الخاص بقسم شؤون الموظفين.

يتم تمييز كامل فترة غياب الموظف بسبب المرض، عند تقديم إجازة مرضية، بالحرف "B"، دون الإشارة إلى أيام الإجازة. وتنطبق نفس القاعدة عند تحديد إجازة الأمومة.

عند تحديد الإجازة التالية أو الإضافية، يجب عليك إدخال أيام العطل وعطلات نهاية الأسبوع في الجدول الزمني.

إذا تم فصل الموظف خلال شهر، يتم إضافة الشرطات بعد تاريخ انتهاء عمله.

كل رمز في الجدول له معنى محدد. وبناء على المؤشرات النهائية، يتم حساب الأجور، وتحليل جودة استخدام وقت العمل، وتجميع التقارير إلى السلطات الإحصائية.

مثال على الجدول الزمني المكتمل:

فك التشفير الأكثر شيوعا

للإشارة إلى أحداث العمل، يتم استخدام الترميزات الأبجدية والرقمية. يمكن العثور على نصهم في صفحة عنوان الكتاببيانات النموذج T-12. تختار المؤسسة بشكل مستقل الترميز الأكثر ملاءمة للاستخدام - أبجديًا أو رقميًا.

ليست كل الرموز مطلوبة دائمًا لملء الجدول الزمني. لكن يجب على ضابط الوقت أن يحفظ بعضًا من أكثر الكلمات استخدامًا عن ظهر قلب لتجنب الأخطاء في ملء الأعمدة:

يجب تأكيد أي بيانات من خلال المستندات الأساسية: إجازة مرضية، أو أمر إجازة أو رحلة عمل، وما إلى ذلك.

شرح جميع الرموز المستخدمة لملء الجدول الزمني:

نادرا ما تستخدم

نادرًا ما يتم استخدام بعض الأحرف الرقمية أو الأبجدية. يجب على المحاسب المؤهل أن يتنقل بينها بوضوح ويعرف الحالات التي يجب استخدامها:

أي تسمية في البيان تحمل معنى معينًا. لذلك، قبل استخدام هذا الرمز أو ذاك، من الضروري أن نفهم معناه بوضوح.

هل يمكنني استخدام تسمياتي الخاصة؟

تشريعات العمل لا يُمنع استخدام الترميز الأبجدي الرقمي الخاص بك. تم توضيح هذا الحكم بأمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 30 مارس 2015 رقم 52 ن.

تستخدم العديد من المؤسسات التي لديها ساعات عمل موحدة جدولًا زمنيًا مبسطًا، حيث يتم وضع الرقم "8" بدلاً من تعريف الحضور بالحرف. وهذا يدل على أن الموظف عمل يوما كاملا.

ويمكن الإشارة إلى وجود الموظف في الموقع من خلال حرف "F" الذي يشير إلى الحضور الفعلي. إجازة أخرىيمكن تعيينها "OO"، و"DO" الإضافية. الشيء الرئيسي هو أن كل ابتكار يجب إضفاء الطابع الرسمي عليه من خلال أمر بشأن السياسات المحاسبية.

حفظ الجدول الزمني هو قاعدة قانونية إلزامية لكل مؤسسة. يمكن للمنظمة أن تطور بشكل مستقل النموذج الأكثر ملاءمة لنفسها وإدخال أي ترميز للأحرف، أو يمكنها استخدام النماذج الموحدة التي طورتها Goskomstat. لقد صمدت هذه الأشكال أمام اختبار الزمن وأثبتت أنها الأفضل.

في هذا الفيديو ستجد معلومات مفيدةقواعد حفظ وملء الجداول الزمنية.

تتبع الوقت أمر بالغ الأهمية مهمة هامة. لا يريد الموظف أن يخسر أمواله التي حصل عليها بشق الأنفس، والمنظمة بدورها لا تسعى إلى دفع تكاليف التغيب عن العمل.

إن الصيانة الصحيحة وفي الوقت المناسب لوثائق التقارير لتسجيل ساعات العمل ستساعد على تجنب سوء الفهم هذا.

لما هذا؟

ورقة وقت العمل هي وثيقة ثابتة تحتوي على معلومات حول الامتثال لساعات العمل لكل موظف. بمعنى آخر، هذا جدول يتم فيه إدخال بيانات حضور أو عدم حضور كل موظف من موظفي المؤسسة.

وبناء على هذه الوثيقة يتم احتساب الأجور والمكافآت أو فرض عقوبات على التأخير والتغيب وغيرها من الانحرافات عن جدول العمل.

يجب أن تكون بطاقة التقرير هذه موجودة في نسخة واحدة ويحتفظ بها الموظف الذي تم تعيينه مسؤولاً عن إعدادها. في أغلب الأحيان، يُعهد بهذا العمل إلى قسم الموارد البشرية والمحاسبة، وأحيانًا إلى رئيس القسم أو المدير الأعلى. يجب أن ينعكس التعيين في منصب "مراقب الوقت"، أو بالأحرى التنازل عن الواجبات المقابلة، في عقد العمل.

خيارات النموذج

يمكنك أن تأخذ في الاعتبار عدد الأيام والساعات التي عمل فيها الموظف أساليب مختلفةلكن Roskomstat أعدت نماذج خاصة. إنها بسيطة وسهلة الاستخدام، وبمساعدتها يمكنك تتبع "حضور" عملك بوضوح ومن ثم استخدام البيانات التي تم الحصول عليها بشكل فعال.

ل منظمات الميزانيةكانت مقدمة شكل خاصورقة الدوام رقم 0504421.

بالنسبة لجميع المنظمات والمؤسسات الأخرى، تمت الموافقة على النماذج T-12 وT-13. تختلف الأخيرة عن بعضها البعض حيث يتم استخدام T-13 حيث لا يتم التحكم في الظهور والغياب من قبل الأشخاص، بل من خلال الأنظمة الآلية (البوابات الدوارة). جئت إلى العمل، وسجلت دخولي عند نقطة التفتيش ببطاقة مرور، ثم واصلت المضي قدمًا. وبهذه الطريقة يسهل التحكم في التأخير والغياب وغيرها من الانحرافات عن جدول العمل.

غالبًا ما يتم ملء النماذج في النموذج T-13 تلقائيًا، أو باستخدام جزئي للوسائل التقنية.

يتم أيضًا ملء جداول وقت العمل في النموذج T-12 لغرض حساب الأجور، لذلك من الملائم تكليف محاسب بصيانة هذا الجدول.

كيفية ملؤها بشكل صحيح

أكثر جوانب مهمةالحفاظ على جداول الوقت:

• الجدول موجود في نسخة واحدة؛
• يتم ملؤها يوميًا بناءً على المستندات الرسمية (شهادات الإجازات المرضية، والأوامر، والتعليمات، وما إلى ذلك)؛
• يمنع إزالة أي أعمدة أو حقول من الجدول المقبول عموماً.

ومع ذلك، لا يزال بإمكانك تغيير الجدول. في بعض الأحيان تنشأ مواقف عندما تحتاج إلى إضافة حقول إضافية إلى نموذج موجود. على سبيل المثال، لمراعاة ساعات عمل معينة للنوبات غير القياسية. في هذه الحالة، من الممكن إجراء التغييرات، ولكن فقط بعد التوقيع على الأمر المقابل للمدير.

قبل بداية شهر التقرير (2-3 أيام مقدمًا)، يفتح الموظف المسؤول الجدول الزمني. لقد حان الوقت الآن لتحديد طريقة السلوك التي سيتم اختيارها. يمكن أن يكون هذا تسجيلًا كاملاً - علامات الحضور اليومي/عدم الحضور، أو فقط إدخال الانحرافات عن النظام - التأخير، المناوبات الليلية، العمل الإضافي، وما إلى ذلك.

عينة من ملء ورقة زمنية باستخدام نموذج T-12 كمثال

أولاً، يتم ملء الرأس والأعمدة الثلاثة الأولى. كقاعدة عامة، تظل هذه المعلومات ثابتة - الوحدة الهيكلية والأسماء الكاملة للموظفين وأرقام الموظفين.

في الأعمدة من 4 إلى 7، يتم تسجيل علامات الحضور والغياب وأيام الإجازة والإجازات المرضية بشكل يومي. ولهذا الغرض، يتم استخدام تسميات خاصة لكل سبب من الأسباب. لذلك، يتم تحديد الإجازة المرضية بالرمز B، ويوم الإجازة بالرمز PB، والإجازة السنوية بالرمز OT. يمكن العثور على القائمة الكاملة للتسميات في النموذج الأكثر توحيدًا في الورقة الأولى.

من المهم أن تتذكر أن أي علامات يتم وضعها على السجل الزمني فقط على أساس أي مستند. يمكن أن تكون هذه شهادة إجازة مرضية، أو أمرًا داخليًا، أو أمرًا بالعمل الإضافي موقعًا من موظف مألوف.

غالبًا ما تنشأ المواقف عندما لا يكون من الواضح تمامًا الرمز الذي يجب وضعه. على سبيل المثال، يكون الموظف في إجازة مدفوعة الأجر ويتم تعيين رمز OT له. ولكن في هذا الوقت كان لديه الحماقة ليمرض ولم يذهب إلى العمل في الموعد المحدد.

إذا لم يحذرنا الموظف، فمن المستحسن إدخال الرموز NN (عدم الحضور لأسباب غير معروفة)، وبعد استلام شهادة الإجازة المرضية، قم بتصحيح هذه التسميات إلى الرمز "B". إذا وجد الموظف طريقة للإبلاغ عن مرضه، فيمكنه وضع الرمز "B" على الفور.

ربما في مثل هذه الحالة يكون من الأفضل كتابة الرمزين "NN" و"B" بالقلم الرصاص أولاً، حتى لا يفسد مظهر المستند الموجود في نسخة واحدة. إذا تم الاحتفاظ بالنموذج إلكترونيا، فلن تنشأ مثل هذه المشاكل.

عادة ما يتم احتساب بعض حالات الغياب بـ "أيام"، لأنه لا يمكن للموظف أن يكون في إجازة لمدة نصف يوم فقط، أو أن يذهب في إجازة مرضية لمدة ثلاث ساعات. في هذه الحالة، يتم ترك عمود فارغ تحت تسمية الحرف. إذا تأخر الموظف لمدة 30 دقيقة، أو عمل لمدة 4 ساعات إضافية، فسيتم الإشارة إلى وقت الانحراف عن جدول العمل تحت تعيين الرسالة.

يقدم العمودان 5 و7 إجماليًا متوسطًا ونهائيًا لأيام العمل، بينما تقدم الأعمدة من 8 إلى 17 تقريرًا كاملاً لكل موظف - مقدار عمله، ومقدار راحته، وكم فاته ولماذا. من عنوان الرأس أعلى كل عمود، يصبح من الواضح ما هي البيانات التي يجب تلخيصها.

ميزات صيانة الجدول الزمني في المنظمات ذات الميزانية

يستخدم النموذج رقم 0504421 أيضًا لمراقبة الامتثال لنظام العمل، ولكن له اسم مختلف قليلاً "المحاسبة عن استخدام وقت العمل"، والذي يعكس تفاصيل عمل منظمات الميزانية. في بطاقة التقرير هذه، يمكنك العثور على تسميات مثل "أيام الدراسة" و"الاستبدال في مجموعة يومية ممتدة" و" إجازة دراسية».

لا يختلف إجراء الاحتفاظ بمثل هذا الجدول الزمني عن النموذجين المحاسبيين الموحدين T-12 وT-13:

• محفوظة في نسخة واحدة؛
• يفتح قبل 2-3 أيام من بدء فترة الفاتورة؛
• تستخدم دون تغييرات في النموذج القياسي.

كما تم اعتماد إجراءين للتسجيل - مستمر (يتم ملاحظة جميع مرات الظهور وعدم الظهور) ومع الإشارة إلى الانحرافات.

هناك عدة اختلافات في الجدول نفسه. ويجب الإشارة في رأس بطاقة التقرير بالإضافة إلى اسم المنظمة والوحدة الهيكلية وفترة الصيانة إلى نوعها برقم. إذا تم إرسال الجدول الزمني "كما هو" دون إجراء تغييرات، فإنه يطلق عليه اسم "أساسي" ويتم وضع علامة "0" عليه في هذا العمود. مع كل تعديل لاحق، يجب عليك الإشارة إلى رقم التغيير بالترتيب.

يتم ملء الأعمدة الأربعة الأولى على الفور - وهي الأسماء الكاملة للموظفين وأرقام الموظفين والمناصب. يتم ملء الأعمدة التالية مع تقدم الفترة. في الجزء العلوي من الأعمدة تشير إلى الانحرافات عن وضع التشغيل بالساعات (إن وجدت)، وفي الجزء السفلي يوجد حرف يوضح سبب الانحراف. يلخص العمودان 20 و37 النتائج المؤقتة والشهرية، على التوالي.

لا أحد حسابات إضافيةلم يتم توفيرها في هذا النموذج. في نهاية فترة الفاتورة، يتم نقل هذه الوثيقة إلى قسم المحاسبة، حيث سيتم احتساب أجور موظفي منظمة الميزانية على أساسها.

ويمكن الاطلاع على قائمة الرموز المستخدمة في ورقة دوام العمل هذه (نموذج رقم 0504421) في الجدول:

كيف يتم تحديد الإجازة؟

تجمع كلمة الإجازة في شؤون الموظفين بين العديد من المفاهيم. تبدأ من إجازة الأمومة وتنتهي بها. لن توافق العديد من الأمهات الشابات، ولكن هذه هي أيضا إجازة، على الرغم من توفيرها لرعاية طفل صغير.

يتم تمييز كل من هذه الإجازات بطريقتها الخاصة في الجدول الزمني، ومن الجدير الاهتمام بشكل خاص بأنواع الإجازات الأكثر شيوعًا وتسجيلها.

في الموعد المحدد

بناءً على أمر الإجازة، والذي يجب أن يتضمن توقيع المصطاف نفسه، يتم تمييز الجدول الزمني بالرمز "OT" إذا كانت هذه هي الإجازة الرئيسية، أو بالكود "OD" إذا كانت إضافية.

على نفقتك الخاصة

هناك أوقات يحتاج فيها الموظف إلى أخذ عدة أيام إجازة خارج جدوله المعتاد. قد تكون الأسباب مختلفة، ولكن هناك حل واحد فقط - الإجازة بدون أجر.

ينص التشريع على عدة أسباب لمثل هذه الإجازة - حفل زفاف أو ولادة طفل أو المزيد من الأحداث الحزينة مثل الوفاة قريب. في هذه الحالات، يجب عليك إدخال الرمز "OZ".

إذا كان لدى الموظف سبب مختلف، ويحصل على هذه الإجازة بالاتفاق مع المدير، فسيتم استخدام الرمز "قبل". وفي كلتا الحالتين، يتم وضع العلامة على أساس الأمر المقابل الذي وقعه الموظف.

تمرين

إن الجمع بين العمل والدراسة في عصرنا هذا هو القاعدة أكثر من الاستثناء، والتشريعات في هذا الشأن تدعم هؤلاء العاملين بضمان الإجازة الدراسية. بعد قبول الطلب المقابل من الموظف واستلام الطلب الموقع من الطالب، يمكنك وضع الرمز "U" بأمان على بطاقة التقرير طوال فترة الإجازة الدراسية.

ومن الجدير بالذكر أنه في حالة مرض الموظف أثناء اجتياز الدورة التالية، فلا يتم تمديد هذه الإجازة لمدة الإجازة المرضية ويمكن إدخال الرمز "B" فقط في الأيام التالية لانتهاء الإجازة الدراسية، في حالة أن الموظف لم يكن لديه وقت للتعافي قبل نهاية الإجازة وقدم شهادة إجازة مرضية تؤكد غيابه عن الحضور بعد انتهاء الجلسة.

للحمل والولادة

بالطبع، لا ينبغي أن تطغى الروتين على الوثائق، مثل هذه الفترة السعيدة للموظفات، لذلك تُمنح إجازة الأمومة على أساس شهادة إجازة مرضية، والرمز الموجود في بطاقة التقرير هو "P". ويستخدم نفس الرمز في حالة تبني طفل حديث الولادة.

لرعاية الطفل

وبعد ذلك يصدر أمر بإجازة الوالدين حتى سن الثالثة. يتم تمييز هذه الإجازة بالرمز "OZH".

يعد العمل مع المستندات دائمًا مهمة مسؤولة، ولكن معرفة أساسيات ملء جداول الوقت ستوفر عليك من النزاعات أثناء كشوف المرتبات وغيرها من المشاكل البسيطة من هذا النوع.

فيديو - إعداد جدول زمني وحساب الأجور في 1C:

انا اعتمدت
المدير التنفيذي
OJSC "الشركة"
____________ ص. بيتروف

"__" ___________ ج.

تعليمات لتسجيل استخدام وقت العمل

1. أحكام عامة

1. لتسجيل استخدام وقت العمل، يتم استخدام نموذج موحد، Time Sheet T-13.
2. يتم استخدام جدول الوقت للحصول على بيانات عن وقت العمل، وحساب الأجور، وتجميع التقارير الإحصائية، ومراقبة امتثال الموظفين لساعات العمل المحددة.
3. الشخص المسؤول عن الحفاظ على الجدول الزمني (المشار إليه فيما بعد بالجدول الزمني) هو مفتش شؤون الموظفين في قسم شؤون الموظفين (للإدارات التي يوجد بها مفتش متفرغ). في الأقسام التي ليس لديها مفتش شؤون موظفين بدوام كامل، يكون الشخص المسؤول عن الحفاظ على الجدول الزمني هو موظف القسم الذي يتم تعيينه هذه المسؤولية بأمر من المؤسسة.
4. في حالة الغياب المؤقت للشخص المسؤول عن الحفاظ على سجل الوقت، يحدد رئيس الوحدة الهيكلية الموظف المسؤول مؤقتًا عن الحفاظ على سجل الوقت بالترتيب الخاص بالوحدة. يجب تقديم نسخة من الأمر من قبل رئيس الوحدة الهيكلية إلى قسم الموارد البشرية خلال يومين. في حالة عدم وجود هذا الأمر في قسم الموارد البشرية، تقع مسؤولية تسجيل ساعات العمل والحفاظ على جداول الوقت على عاتق رئيس الوحدة الهيكلية.
5. الشخص المسؤول عن صحة وموثوقية المعلومات المدخلة في الجدول الزمني حول مدة عمل الموظفين خلال يوم العمل (حسب ساعات عمل الإدارة المختصة: من 7-30 إلى 16-00 من 8 -00 إلى 17-00، الخ) الحفاظ على جداول الوقت في القسم. يتحمل رؤساء الأقسام المعنية مسؤولية دقة وموثوقية تسجيل ساعات العمل الزائدة عن ساعات العمل العادية (العمل الإضافي، عطلات نهاية الأسبوع، العطلات الرسمية).
6. يتم ملء صحيفة الدوام من نسخة واحدة وهي الوثيقة الأساسية التي يتم على أساسها احتساب الأجور ودفع المنح الدراسية للطلاب. يتم الاحتفاظ بسجل زمني مكتمل وموقع بالكامل، إلى جانب المستندات الداعمة (المذكرات، وبيانات الشحن، وما إلى ذلك) من قبل مفتش الموارد البشرية أو من قبل الشخص المسؤول عن الحفاظ على سجل الوقت في القسم لمدة عام واحد (لأقسام إدارة المصنع - في مكتب محاسبة الموظفين التابع لقسم الموارد البشرية).

2 قواعد لملء ورقة الوقت

1. يتم تسجيل استخدام وقت العمل في جدول الوقت عن طريق التسجيل اليومي المستمر للحضور والغياب عن العمل ووقت العمل الفعلي.
2. لتعكس استخدام وقت العمل لكل يوم في الجدول الزمني (في النموذج T-13، العمود 3)، تم تخصيص سطرين - أحدهما لوضع علامات على رموز أنواع وقت العمل المستغرق، والآخر لتسجيل عدد الساعات لهم. الجميع معلومات ضروريةتم إدخالها بشكل مقروء وفقط في الأعمدة المناسبة في الجدول.
3. في سطر الرموز الخاصة بتكاليف وقت العمل، يجب كتابة الرموز وفقًا للطلب.
4. علامات في بطاقة التقرير عن أسباب الغياب عن مكان العمل أو عن ساعات العمل الفعلية أو عن العمل الإضافي أو أي انحرافات أخرى عن الظروف العاديةيجب أن يتم العمل فقط على أساس المستندات المعدة وفقًا لذلك (شهادة العجز عن العمل، مذكرةمن رئيس العمال، رئيس القسم حول الذهاب إلى العمل في عطلات نهاية الأسبوع، والعمل الإضافي، وبيان، وما إلى ذلك).
5. غياب الموظف لأسباب غير معروفة. إذا فشل الموظف في الحضور وكان من المستحيل تحديد سبب الغياب بدقة (لم يتم تقديم الإجازة المرضية، وما إلى ذلك)، في الجدول الزمني بخط الرموز بالقلم الرصاص، حتى يتم توضيح أسباب الغياب، يُسمح بإدخال العلامة "·" في سطر تسجيل عدد ساعات العمل - شرطة. قبل تقديم بطاقة التقرير (نهاية الشهر)، يجب استبدال جميع العلامات "·" بكود سبب الغياب، أو يجب إدخال الكود NN (أسباب الغياب غير معروفة).
6. إجازة. في حالة غياب الموظف بسبب توفير إجازة (يوم كامل) لوقت العمل السابق، في يوم الغياب في ورقة الوقت، يجب أن يظهر الرمز "NV" (يوم إجازة إضافي غير مدفوع الأجر) في السطر الرموز، وشرطة في سطر ساعات العمل.
إذا لم يتم منح إجازة ليوم عمل كامل (لجزء من اليوم، ساعات)، فيجب أن يظهر الرمز "I" في سطر الرمز في ورقة الوقت، ويجب الإشارة إلى ساعات العمل الفعلية في يوم معين في خط ساعات العمل. أساس منح الإجازة والإدخالات المقابلة في جدول الوقت هو طلب من الموظف يشير إلى متى (تاريخ) منح الإجازة وعن وقت العمل السابق، يجب أن يتم اعتماد الطلب من قبل رئيس الوحدة وتقديمه إلى مفتش شؤون الموظفين أو الشخص المسؤول عن الحفاظ على الجدول الزمني.
7. في حالات أخرى عندما يتخذ رئيس الوحدة قرارًا بتوفير وقت راحة إضافي للموظف مع العمل اللاحق في وقت آخر، يتم إدخال "أنا" في بطاقة التقرير (إذا عمل الموظف لمدة ساعة واحدة على الأقل) و عدد ساعات العمل أو الرمز "DD" (في حالة غياب الموظف دوام كامل). الأساس عبارة عن مذكرة من رئيس الوحدة الهيكلية تشير إلى قائمة الموظفين ومدة الراحة الإضافية (طوال اليوم والساعات).
8. المحاسبة عن العمل الإضافي.
في حالة العمل الإضافي، يتم إدخال "I + SV" في السطر الأول من تسميات الحروف في الجدول الزمني. يتم إدخال ساعات العمل الإضافية بالإضافة إلى الوقت الأساسي بعلامة "+"، على سبيل المثال 8+1، 8+2.
أساس تضمين المعلومات في جدول الوقت هو تقرير رسمي من مدير الورشة (رئيس العمال، مدير القسم) مع قائمة وإشارة إلى عدد الساعات التي استغرقها العمل الإضافي بالضبط.
يجب تقديم البيانات المتعلقة بالعمل الإضافي من قبل رئيس القسم إلى الشخص المسؤول عن الحفاظ على الجداول الزمنية في موعد أقصاه اليوم التالي. يلتزم الشخص المسؤول عن الحفاظ على الجدول الزمني بإدخال المعلومات في الجدول الزمني حول العمل الإضافي في موعد لا يتجاوز اليوم التالي بعد يوم التقرير.
إذا تجاوزت ساعات العمل الإضافي 25%، يلتزم الشخص المسؤول عن الحفاظ على جداول الدوام بإخطار نائب المدير للشؤون الاقتصادية – رئيس مكتب PEO، رئيس قسم الموارد البشرية كتابياً.

9. المحاسبة عن العمل في عطلات نهاية الأسبوع والأعياد

يجب أن يتم إشراك الموظفين في العمل في عطلات نهاية الأسبوع والعطلات بالترتيب التالي:
- جذب الموظف للعمل بعده المدة العاديةيتم تنفيذه بموافقة كتابية من الموظف؛
— يجب إبلاغ الأشخاص ذوي الإعاقة والنساء اللاتي لديهن أطفال دون سن الثالثة كتابيًا بحقهم في رفض العمل بعد ساعات العمل العادية؛
- لا يجوز تشغيل النساء الحوامل أو العمال الذين تقل أعمارهم عن 18 سنة؛
— يجب الاتفاق مع قائمة الموظفين المشاركين في العمل في عطلات نهاية الأسبوع والأعياد المدير التنفيذيالشركات وهو ملحق إلزامي لأمر تنظيم العمل في عطلات نهاية الأسبوع والأعياد.

يجب أن يقدم رئيس الوحدة نسخًا من قائمة الموظفين المشاركين في العمل في عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات إلى رئيس قسم شؤون الموظفين في موعد لا يتجاوز 16-30 ساعة من يوم العمل عشية عطلة نهاية الأسبوع أو العطلة.

يتم إدخال المعلومات في بطاقة التقرير حول العمل في يوم إجازة على أساس قوائم رؤساء الأقسام (النموذج في الملحق 3). يجب تحويل قوائم الموظفين الذين ذهبوا للعمل في عطلة نهاية الأسبوع أو العطلة إلى الشخص المسؤول عن الحفاظ على الجدول الزمني في يوم العمل التالي. يلتزم الشخص المسؤول عن الحفاظ على الجدول الزمني بإدخال هذه المعلومات في الجدول الزمني دون في وقت لاحق من الأوليوم عمل بعد مغادرة العمال في عطلات نهاية الأسبوع والأعياد.
يتم التسجيل للعمل في عطلات نهاية الأسبوع والأعياد قواعد عامة(في سطر الرموز يتم وضع الكود "РВ"، في السطر السفلي - عدد ساعات العمل). من أجل الوضوح، يُسمح بإبراز المخارج في عطلات نهاية الأسبوع والأعياد باستخدام معجون أحمر وأخضر وما إلى ذلك. الألوان.
في حالة العمل مع شرط توفير إجازة لاحقة، يتم إدخال ساعات العمل الإضافي في الجدول الزمني في يوم العمل (عند العمل في عطلة نهاية الأسبوع أو العطلة، تتم الإشارة إلى الحضور). الأساس هو طلب مكتوب من الموظف يشير إلى متى (التاريخ) وعدد الساعات التي يعمل فيها مع توفير إجازة لاحقة؛ يجب أن يتم التصديق على الطلب من قبل رئيس الوحدة ونقله للتخزين إلى مفتش شؤون الموظفين أو الشخص مسؤول عن الحفاظ على الجدول الزمني.
يتم دفع العمل في يوم الإجازة بمعدل واحد (داخل القاعدة الشهريةساعات العمل) ولكن في حجم مزدوجإذا تم تنفيذ العمل بما يتجاوز القاعدة الشهرية.

10. محاسبة العمل الليلي
وفقًا لتشريعات العمل (المادة 96 من قانون العمل في الاتحاد الروسي)، فإن وقت الليل هو من الساعة 22 ظهرًا إلى الساعة 6 صباحًا. في حالة العمل الليلي، يتم وضع "N" في سطر الرمز (في حالة استمرار الوردية النهارية "Ya+N" أو "N+Ya")، في الخلاصة - عدد ساعات العمل ( حسب تسميات الحروف).

11. رحلات العمل
يتم إدخال البيانات الخاصة برحلات العمل وفقًا لـ "التعليمات الخاصة بإجراءات إعداد المستندات للدفع مقابل عطلات نهاية الأسبوع والعطلات أثناء رحلة العمل في المؤسسة. طوال فترة رحلة العمل بأكملها، بما في ذلك عطلات نهاية الأسبوع، يتم إدخال الحرف "K" في السطر العلوي من تسميات الحروف. يتم إدخال مدة رحلة العمل في الجدول الزمني بناءً على المستندات ذات الصلة ( بيان الشحنة، شهادة السفر، الخ.))

12. الانعكاس في بطاقة تقرير نقل الموظف
12.1 النقل المؤقت داخل الوحدة
لا يتم النقل المؤقت داخل القسم (تغيير منطقة العمل) إلا بناءً على أمر من المدير بموافقة شخصية من الموظفين. يلتزم الشخص المسؤول عن الحفاظ على جدول الدوام، بناءً على أمر يتوافق مع التواجد الفعلي في مكان العمل، بعكس نقل الموظفين في جدول الدوام عن طريق تدوين ملاحظة حول النقل ووضع إضافة إلى جدول الدوام .
12.2 النقل بين الأقسام.
يتم أيضًا النقل المؤقت بين الأقسام فقط بناءً على أمر كتابي من رئيس المؤسسة (أو نائبه لهذه الخدمة) بموافقة كتابية من الموظفين. يلتزم الشخص المسؤول عن حفظ سجل الدوام في الدائرة التي تم النقل منها، في حالة الغياب، بتدوين ملاحظة على جدول الدوام بشأن انتقال الموظف وإخطار رئيس القسم الذي تم النقل منه كتابيا تم التأكيد على ضرورة متابعة ساعات العمل للموظفين المنقولين.

13. في نهاية الشهر، يجب ملء أعمدة التلخيص "العمل لمدة" (أيام، ساعات) و"عدم الحضور لأسباب" (رمز عدم الحضور، أيام (ساعات)) في بطاقة التقرير.
يجب أن يكون مجموع الأيام التي تم إدخالها في أعمدة الملخص مساوياً لعدد الأيام في شهر التقرير.

14. لا يجوز:
— إجراء الإدخالات في كشف الوقت بأثر رجعي؛
- الدخول في جدول الرموز غير المنصوص عليها في قائمة الملحق أ (النقاط والشرطات والاختصارات المستقلة)؛
- إدخال بيانات عن العمل غير المؤكد الوثائق ذات الصلة;
- ملاحظات مهملة وغير مقروءة.

15. يجب أن يتم التوقيع على الجدول الزمني المكتمل لتسجيل استخدام وقت العمل من قبل الشخص المسؤول عن الحفاظ على الجدول الزمني، وهو رئيس الوحدة الهيكلية.

16. للتأكد من صحة الإنجاز يتم مراجعة جدول الدوام أسبوعياً وفي حالة عدم وجود ملاحظات يتم توقيعه من قبل رئيس الوحدة الإنشائية (التوقيع، محضر التوقيع، التاريخ)، من قبل المهندس للتنظيم والعمل التنظيم وشهريا من قبل رئيس مكتب محاسبة الموظفين.

3 مراقبة صحة تسجيل وقت العمل

1. يتم التحكم في صحة إدخال البيانات المتعلقة بالعمل في ورقة وقت العمل من قبل موظفي OK وPEO، الذين لديهم الحق في إجراء فحوصات مراقبة مفاجئة لوجود العمال في مكان العمل (بداية ونهاية العمل).
2. إذا لزم الأمر، عند مراقبة حضور العمال في عطلات نهاية الأسبوع والأعياد أيام غير العملقد يشارك ضباط الأمن في التفتيش (للتحكم في وقت الخروج من أراضي مؤسسة العمال وفقًا لقائمة العمال المشاركين في العمل في يوم إجازة قبل نهاية العمل المقررة).

4 المسؤولية

1. مفتش الموارد البشرية في إدارة الموارد البشرية أو الموظف المسؤول عن الحفاظ على الجدول الزمني هو المسؤول شخصيا عن:
- للتأكد من موثوقية وصحة المعلومات الواردة في جدول الدوام، وهي: في بداية نوبة العمل ونهايتها، التحقق شخصيًا من وجود العمال في مكان العمل؛
- للامتثال لجميع متطلبات ملء جدول الوقت وفقًا لـ "تعليمات تسجيل استخدام وقت العمل" ؛
- لتقديم المعلومات في الوقت المناسب عن وقت العمل:
» بحلول اليوم الثاني من الشهر التالي لشهر التقرير، قم بتقديم معلومات حول الانحرافات إلى قسم تكنولوجيا المعلومات اللازمة لحساب الأجور؛
» بحلول اليوم الثاني من الشهر التالي لشهر التقرير، قم بتقديم مقتطف من الجدول الزمني للموظفين الذين هم في وضع الطالب إلى مهندس تدريب الموظفين في قسم الموارد البشرية، وهو ضروري لحساب المنح الدراسية للطلاب؛
» في موعد لا يتجاوز اليوم العاشر من الشهر التالي لشهر التقرير، قم بتقديم كشف زمني إلى مكتب تسجيل الموظفين التابع لإدارة شؤون الموظفين للموظفين العاملين في العمل الذي يمنح الحق في مزايا تفضيلية توفير المعاشات التقاعدية. يتم إعداد تطبيق الجدول الزمني وفقًا لـ المتطلبات العامةلحفظ الجداول الزمنية

2. رؤساء الأقسام مسؤولون:
— من أجل موثوقية المعلومات المقدمة حول الخروج والغياب خارج ساعات العمل (العمل الإضافي، في عطلات نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية)؛
— لإبلاغ الشخص المسؤول عن الحفاظ على جداول الوقت على الفور عن الانحرافات في مدة عمل الموظفين المرؤوسين (الإذن بإنهاء العمل قبل نهاية الوردية، مقاطعة العمل، وما إلى ذلك)؛
— لتوفير قائمة الموظفين الذين سيذهبون للعمل في عطلات نهاية الأسبوع والأعياد في الوقت المناسب؛
- للامتثال لإجراءات جذب الموظفين للعمل في عطلات نهاية الأسبوع والعطلات مع تشريعات العمل الحالية.

3. يتولى قسم الموارد البشرية مسؤولية التأكد من صحة إدخال المعلومات في الجدول الزمني.

رئيس قسم الموارد البشرية

رئيس PEO

رئيس الدائرة القانونية

المدير التنفيذي

مدير الأمن

تمت الموافقة على جداول الوقت في عام 2001 كوثائق أولية إلزامية للاستخدام. ومع ذلك، في 1 يناير 2013، دخل التعديل حيز التنفيذ الذي ألغى الشرط المطلوببشأن استخدام النماذج الموحدة. الآن يمكن لكل منظمة تطوير النماذج والنماذج بشكل مستقل، بما في ذلك جميع التفاصيل التي يتطلبها القانون.

تستمر العديد من المؤسسات في استخدام النماذج الموحدة T-12 وT-13، لأن التطوير المستقل للنماذج مكلف، وقد يؤدي رفض الاحتفاظ بها إلى بعض العواقب. عواقب غير مرغوب فيهامن مصلحة الضرائب وصندوق التأمين الاجتماعي.

يتطلب ملء الجداول الزمنية من المؤدي، الذي يعمل محاسبًا في حالة غياب ضابط شؤون الموظفين، أن يكون منتبهًا ويعرف الرموز والقواعد الأساسية لإدخال البيانات في المستند. وإلا فإن الأخطاء لا مفر منها والتي ستؤدي إلى توزيع غير عادل لصندوق الأجور.

لماذا تحتاج إلى بطاقة تقرير، الفرق بين النموذجين T-13 وT-12

تعكس الوثيقة جميع المعلومات الحالية حول ساعات العمل والغياب لأسباب جيدة أو سيئة لكل موظف في المؤسسة. في نهاية كل شهر يتم إغلاق الجدول الزمني، وبناء على البيانات الواردة فيه يقوم قسم المحاسبة باحتساب الأرباح.

يعد استخدام أوراق المحاسبة أمرًا مريحًا ومرئيًا، لذا فإن صيانتها لها ما يبررها. أنها تسمح لك بالمراقبة الانضباط العمالي، بناءً على التحليل الذي يقرر المدير ما إذا كان سيكافئ الموظف بمكافأة أو يعاقبه بالحرمان من المكافآت.

تحدد كل منظمة قائمة النماذج المستخدمة في السياسات المحاسبية للمؤسسة. يتم تحديد استخدام شكل أو آخر من خلال طرق المحاسبة. إذا تم ذلك يدويًا، فسيتم استخدام T-12، إذا تم ذلك برمجة- تي 13.

نموذج بطاقة تقرير T-12 موجود على ورقتين كل ورقة 2/3 مقاس A 3 يتم ملؤها في نسخة واحدة وفي نهاية الشهر بعد موافقة المدير يتم إرسالها إلى قسم المحاسبة للدفع.

ورقة الوقت T-13 طوال الشهر موجود في شكل إلكتروني.يتم إدخال المعلومات الضرورية فيه كل يوم، ويتم إدخال تفاصيل المؤسسة والمعلومات المتعلقة بالموظفين تلقائيًا. في نهاية فترة التقرير، يتم طباعة النموذج المكتمل على ورقة A3 وإرساله إلى المدير للتوقيع، ومنه إلى قسم المحاسبة.

حول كيفية برنامج خاصقم بإنشاء جدول زمني، شاهد الفيديو.

كيفية ملء؟

يتم ملء ورقة الوقت يوميا ل تقويم الشهر. وفي نهاية هذه الفترة، يتم حساب عدد ساعات العمل لكل موظف. عند حساب الأجور، يتم أخذ غيابات الموظفين في الاعتبار ويتم إدخالها أيضًا في النموذج.

كلاهما النماذج القياسيةتحتوي على مجموعة واحدة من التفاصيل والرموز، وبالتالي فإن مبادئ ملئها هي نفسها. يتم وضع النماذج على جانبي الورقة في ترتيب الكتاب.

يجب أن يشير رأس المستند إلى:

• اسم المؤسسة جنبا إلى جنب مع استمارة قانونية(IP، LLC، JSC وما إلى ذلك)؛
• رمز أوكبو؛
• فترة التقرير (من اليوم الأول إلى اليوم الأخير من الشهر)؛
• رقم المستند.

خلية "تاريخ المستند" يجب إكماله في اليوم الأخير قبل الشحنلموافقة المدير .

يحتوي العمود الأول من جدول المحاسبة على رقم سريموظف، بدءا من واحد.

العمود الثاني - الاسم الأخير والأحرف الأولى لكل موظف بالإضافة إلى منصبه. بيانات الموظف هذه موجودة في نموذج T-2. لم يتم تحديد ترتيب الإدخال بشكل صارم، ولكن في أغلب الأحيان يتم إدخال الأسماء أبجديًا أو حسب رقم الموظف، والذي يتناسب مع العمود الثالث المجاور.

العمودان الرابع والسادس هما الجزء الرئيسي من الوثيقة، حيث يتم إدخال القيم الرقمية أو الأبجدية حرف او رمزساعات العمل لكل يوم. يتم استخدام السطر العلوي لإدخال الرموز، ويتم استخدام السطر السفلي لإدخال الساعات. في النموذج T-13 تتم الإشارة إلى كلا نصفي الشهر في العمود 4، ثم يتضاعف عدد الأسطر لكل موظف.

الخامس والسابع - النتائج المؤقتة للنصف الأول والثاني من الشهر على التوالي.

يتم ملء الأعمدة المتبقية من الجدول من 8 إلى 17 في نهاية الفترة على أساس المستندات الداعمة (الإجازة المرضية، الأوامر، الملاحظات التوضيحية):

• 8-13 - عدد الأيام (السطر العلوي) والساعات (الخلاصة) مع حساب منفصل لساعات العمل الإضافية ووقت العمل في أيام العطل والليل؛
• 14-16 - عدد حالات عدم الحضور مع الإشارة إلى رمز السبب؛
• 17- مجموع أيام الإجازة في الشهر.

القسم 2: التسوية مع الموظفين.

هذا الجزء من الجدول موجود في الصفحة 3 ويحتوي على نوع الدفعة والحساب المراسل ويتم تعبئته من قبل قسم المحاسبة بناء على "دليل الحسابات". في بطاقة تقرير T-12، إذا كانت هذه المعلمات هي نفسها لجميع الموظفين، يقوم موظف قسم التسوية بملء الأعمدة من 18 إلى 22، وإذا مر كل موظف أنواع مختلفةالمدفوعات, الرموز المطلوبةويتم إدراج الأرقام في الأعمدة 18-34.

تحتوي الأعمدة من 35 إلى 55 على معلومات إحصائية لكل موظف ومؤشرات الأداء النهائية للقسم للشهر: عدد أيام العمل وساعات العمل، كشف رواتبالعمال وما إلى ذلك.

في ورقة T-13، والتي يتم ملؤها تلقائيًا بناءً على معلومات من برنامج المحاسبة، يجب ملء الأعمدة 7-9 في الحالة الأولى والعمود 9 في حالة تطبيق معدلات تعرفة متعددة.

شرح الرموز

كل نوع من أنواع العمل أو الغياب عن العمل له رمز رقمي وحروف. تم تحديد 36 عاملاً يؤثر على حساب الرواتب.

المجموعة الأولى من الرموز يتعلق بتحديد ساعات العمل أوضاع مختلفة عمل. يتم استخدام الرمز الأول غالبًا:

1. أنا (01) - النهار.
2. ن (02) - ليلاً.
3. RV (03) - في أيام العطل الرسمية وعطلات نهاية الأسبوع.
4. من (04) - العمل الإضافي.
5. VM (05) - على أساس التناوب.

لو ذهب الموظف في رحلة عمل، وتم تعيين رموز التعيين التالية:

1. ك (06) - رحلة عمل.
2. PC (07) - إرسال موظف خارج الإنتاج للتدريب المتقدم.
3. م (08) - تدريب متقدم في مجال آخر.

المجموعة الثالثة من الرموز يستخدم عندما يذهب الموظفون في إجازة تعليمية أو سنوية أو إجازة أمومة:

1. OT (09) - الإجازة السنوية.
2. OD (10) - إجازة إضافية مدفوعة الأجر.
3. ش (11) - إجازة دراسية مدفوعة الأجر بموجب شهادة استدعاء.
4. HC (12) - الراتب المحفوظ جزئيًا للتدريب أثناء العمل.
5. UD (13) – إجازة دراسية بدون راتب في حالة عدم وجود شهادة الاستدعاء.
6. ف(14)- الإجازة التي تدفعها المنشأة عندما تذهب الموظفة في إجازة أمومة لاحقاًحمل.
7. الجريدة الرسمية (15) - إجازة أمومة لمدة تصل إلى ثلاث سنوات.
8. DO (16) - إجازة غير مدفوعة الأجر بإذن صاحب العمل (إجازة).
9. OZ (17) - إجازة غير مدفوعة الأجر للأسباب المحددة في قانون العمل.
10. DB (18) - إجازة إضافية غير مدفوعة الأجر.
11. ب(19)- إجازة العجز المؤقت مع المزايا (الإجازة المرضية).
12. ت(20)- الإجازة المرضية بدون منافع.

لو موظف لم يحضر للعمل أو عمل بدوام جزئي،يتم احتساب الدفع وفقًا للرموز:

1. LCH (21) - يوم عمل قصير للأسباب المحددة في قانون العمل.
2. PV (22) - إجازة قسرية في حالة الإزالة أو الفصل غير القانوني.
3. ز (23) - عدم الحضور نتيجة أداء الواجبات العامة أو الدولة.
4. العلاقات العامة (24) - التغيب بدون أسباب وجيهة، إذا لم يحذر الموظف مسبقًا، فلماذا يتم كتابة بيان إلى قسم الموارد البشرية.
5. NS (25) - تقصير ساعات العمل بمبادرة من صاحب العمل.
6. يوم (26) - عطلات نهاية الأسبوع والأعياد.
7. OV (27) - أيام إجازة إضافية مدفوعة الأجر.
8. NV (28) - أيام إجازة غير مدفوعة الأجر.
9. ZB (29) - إضراب أعلنته النقابة رسميًا.
10. ن (30) - التغيب لأسباب مجهولة تم تكليفه قبل توضيحها.
11. RP (31) - التوقف عن العمل بسبب صاحب العمل.
12. NP (32) - توقف لأسباب خارجية.
13. VP (33) - التوقف عن العمل بسبب الموظف، وعادة ما يكون مصحوبًا بغرامات.
14. لكن (34) - العزل من العمل مع استمرار الأجر.
15. ملحوظة (35) – الإيقاف بدون أجر.
16. نيوزيلندي (36) - تعليق العمل بسبب تأخر الأجور.

كيفية إجراء التغييرات؟

إذا تم تحديد خطأ عند ملء الجداول الزمنية، يتم إجراء التصحيحات على أساس المستندات التي يمكنها تأكيد البيانات الجديدة. الصعوبة الأكبر هي ملء استمارة T-12 يدويًا، لأنها تتطلب ذلك الغياب التامالبقع والمحو. إذا حدث خطأ مثل هذا يتم ملء النموذج مرة أخرى.

إذا كنت بحاجة إلى القيام بذلك التغييرات الهيكلية في نموذج الجدول الزمني نفسه، يصدر رئيس المؤسسة أمرًا،وهو ما يبرر التغيير. على سبيل المثال، تكون هناك حاجة إليها إذا أرادت إحدى المنظمات استخدام رموز إضافية للعمل غير منصوص عليها في النموذج القياسي.

لذلك، يعد الحفاظ على ورقة وقت العمل وملؤها من قبل المؤسسة أمرًا إلزاميًا لأي فرد أو كيان قانونيلكن القانون يوفر بعض الحرية في اختيار شكل الجداول الزمنية، مما يسمح بإجراء تغييرات عليها تعترف بها الشركة بالشكل المناسب. ويجب أن تحتوي على مجموعة إلزامية من التفاصيل، والتي يمكن استكمالها بناء على طلب صاحب العمل.

وفي هذه الحالة يبدو من الأنسب استخدام النموذجين الموحدين T-12 وT-13، اللذين يختلفان في طريقة تعبئتهما، ولكنهما يحتويان على نفس مجموعة البيانات ويتم ملؤهما بنفس الطريقة.

مقطع فيديو قصير يصف إعداد وتخزين الجداول الزمنية.

ليس الأمر صعبًا إذا كان الفريق صغيرًا. ولكن ماذا لو كانت الأقسام بعيدة عن بعضها البعض أو كان جدول الموظفين غير قياسي؟ حتى ضابط الوقت المعين خصيصًا لن يساعد هنا. من الضروري إنشاء مجموعة عالية الجودة من المعلومات.

تحديد الأهداف

قبل البدء بأي مشروع، علينا أن نفهم الهدف الذي نسعى لتحقيقه، وما هي النتائج التي نريد الحصول عليها وكيفية استخدامها. لذا فإن الهدف: جمع معلومات حول مواعيد العمل والإجازات والغياب لجميع موظفي المنظمة في مواعيد محددة بدقة لحساب الأجور بشكل صحيح وتعزيز الانضباط. ولتحقيق هذا الهدف، ستكون هناك حاجة إلى مشاركة رؤساء الأقسام، فهم وحدهم الذين يعرفون بشكل موثوق مواعيد عمل مرؤوسيهم. لكي ينجح هذا المشروع، تحتاج إلى الحصول على دعم الإدارة والمحاسبة. بالطبع، قد يكون من الصعب إجبار الرؤساء على القيام بعمل إضافي، حتى لو كان بسيطًا، ولكن إذا قمت بوضع لائحة بشأن سجلات الوقت وأمرت بإلزام الجميع باتباعها، فستزداد فرص النجاح.

نحن نعمل على تطوير اللوائح المتعلقة بسجلات الوقت

مثل أي قانون تنظيمي محلي آخر، يجب أن تحتوي هذه اللائحة على الأقسام الرئيسية التالية:

الأحكام العامة. ويصف أغراض الجدول الزمني ويحدد دائرة الأشخاص الذين يهمهم الأمر.

الجزء الرئيسييتضمن وصفا للعملية. وهنا يجب أن تكتب:

• مسؤوليات المديرين في حفظ الجداول الزمنية
• إجراء التعبئة,
• إجراءات التقديم إلى قسم الموارد البشرية أو قسم المحاسبة - بشكل إلكتروني ورقي
• مواعيد تحويل جداول الدوام (مرتين في الشهر - للدفعة المقدمة والرواتب)
• الإجراء في حالة عدم وجود معلومات عن أسباب الغياب عن العمل
• إجراءات تسجيل ساعات العمل (إذا لزم الأمر).

في الجزء الرئيسي، يجب أن تأخذ في الاعتبار تفاصيل المؤسسة، على سبيل المثال، الاحتفاظ بسجل لرحلات العمل المحلية، وساعات العمل لوظائف السفر، وتسجيل التأخير، وما إلى ذلك. يجب أن تكون إجراءات الملء في هذه الحالات واضحة قدر الإمكان.

مسؤوليةفي حالة عدم تقديم بطاقة تقرير، إجراء استبدال المديرين في إجازة أو في حالة المرض.

طلب- نموذج نموذج في نموذج T-13 لأيام العمل والإجازات والغياب والإجازات المرضية وغيرها.

بالطبع، في عصرنا، من غير المرجح أن يقوم أي شخص بتسليم الجداول الزمنية الورقية، وبالتالي تحتاج إلى إرسال نسخة إلكترونية من المستند إلى الجميع. لتسهيل البدء، يمكنك ملؤها على الفور بقائمة الموظفين. في الجزء السفلي من المستند الإلكتروني، تحتاج إلى إنشاء "ورقة الغش" برموز الحروف. سيكون هذا مفيدًا جدًا للرؤساء البعيدين عن الاحتفاظ بسجلات الموظفين. اطلب تسليط الضوء على اللون في كل أيام الانحرافات الجدول الزمني العاديالعمل، وهذا سيجعل معالجة الجداول أسهل بكثير.

تعليمات خطوة بخطوة لتنظيم ضبط الوقت

النظرية رائعة، لكن الممارسة عادة ما تختلف عنها كثيرًا. ما هي الخطوات التي ينبغي اتخاذها لتحقيق النتائج - توفير الجداول الزمنية في الوقت المناسب من جميع الأقسام؟

مقابلة.لا يهم ما إذا كان هذا اجتماعًا عامًا لجميع الرؤساء أو مجرد محادثة عمل مع المدير - لا يمكنك الاستغناء عن هذه الخطوة. يجب أن تكون هناك حجة مقنعة لسبب أهمية توفير بيانات وقت العمل. أعط أمثلة على الأخطاء في حسابات الرواتب بسبب نقص المعلومات أو التأخر في الإبلاغ عن التغيب أو الإجازات المرضية. الشيء الرئيسي هو الحصول على دعم الإدارة والمحاسبة.

اللوائح المتعلقة بسجلات الوقت.من غير المرجح أن تتمكن من العثور على وثيقة تتكيف تماما مع مؤسستك، سيتعين عليك العمل بجد بنفسك. يُعرِّف نقاط مهمة:

1. من يجب أن يرسل لك بطاقة التقرير، بأي شكل وفي أي تواريخ. كقاعدة عامة، يتم ذلك قبل 2-3 أيام من تاريخ دفع السلفة والرواتب؛

   مسؤوليات الأشخاص المسؤولين - مراقبة الحضور في العمل، والتأخير، وغيرها من الانحرافات عن الجدول الزمني القياسي؛

   إجراءات إبلاغ قسم الموارد البشرية بحالات العمل في أيام العطل والعمل الإضافي وما إلى ذلك.

أمر الموافقةالأحكام والالتزامات الواجبة الالتزام بها. ويجب أن يكون هذا، وكذلك اللوائح، على دراية بجميع الأشخاص المعنيين. في بعض الأحيان في فروع كبيرة، أقسام منفصلةيُعهد بحفظ الجدول الزمني إلى السكرتير والمساعد وما إلى ذلك. إذا كان الأمر كذلك، فإننا نقدم لهم أيضا.

نماذج من بطاقات التقاريرحسب القسم مع قائمة الأسماء. بالطبع، ليس من الضروري إعداد قائمة، ولكن بهذه الطريقة ستساعد المديرين وتساعدهم على عدم "خسارة" أي شخص. إرسال عينات إلى بريد إلكتروني، اكتب عن استعدادك للإجابة على الأسئلة.

مراقبة التنفيذ. في الأشهر الأولى، سيتعين عليك التعامل مع التذكيرات المستمرة حول بطاقة التقرير، ولكن تدريجيا سيعود كل شيء إلى طبيعته. حدد التقويم الخاص بك للتواريخ المستهدفة وأرسل رسالة تذكير للجميع.

تدابير التأثير.غالبًا ما يشير الرؤساء إلى أنهم مشغولون أو ببساطة ينسون الاحتفاظ بسجلات الوقت. إذا لم تساعد التذكيرات، أرسل رسالة إلى كل من لم يرسل رسالة مثل "أبلغك بأنه سيتم نقل أسماء المديرين الذين لا يلتزمون بلوائح تسجيل الوقت" إلى الرئيس التنفيذيفي حالة عدم تقديم المعلومات في اليوم الأول من الشهر." وهذا بالطبع إجراء متطرف، منذ التصرف الشخصي و سلوك جيديمكنك تحقيق نتائج أعظم بكثير من الضغط والترهيب.

نموذج من اللوائح الخاصة بالجداول الزمنية لوقت العمل

نحن نأخذ في الاعتبار الفروق الدقيقة في المنظمة

كل مؤسسة لها خصائصها الخاصة ويجب أن تؤخذ بعين الاعتبار. حدد كيفية حدوث عمليات نقل المعلومات إلى قسم الموارد البشرية في حالتك:

• هل الوثيقة الورقية مطلوبة؟
• بناءً على البيانات التي تلقيتها، هل ستقوم بإنشاء جدول زمني عام واحد أم سيكون هناك العديد منها؟
• هل هناك حاجة إلى معلومات واقعية حول ساعات العمل لا تؤثر على الراتب؟
• كيفية تحديد العمل الإضافي والعمل في عطلات نهاية الأسبوع والأعياد؟
• ما هي التواريخ التي يجب فيها تقديم طلبات الإجازة؟
• هل تحتاج إلى معلومات حول الأجازات المرضيةمباشرة بعد فتحها؟
• في أي إطار زمني تريد الحصول على إجازة مرضية مغلقة؟

يمكن أن يكون هناك عدد من الفروق الدقيقة، وأحيانا يتم الكشف عنها أثناء عملية المحاسبة.

يعد ضبط الوقت في أي مؤسسة حاجة واعية لأي شركة، ويمكن لأي موظف مسؤول وصبور أن ينشئها؛ ما عليك سوى إظهار المثابرة والاتساق.