So führen Sie einen Vorabbericht durch. Wie erstellt man einen Vorabbericht richtig? Beispiel und Regeln

Wie lautet im Rahmen des Berichts (oder der Unterbuchhaltung) die korrekte Bezeichnung für die Mittel, die den Mitarbeitern zur Lösung bestimmter Produktionsprobleme ausgegeben werden? Wie erstellt man einen Vorabbericht? Ist es möglich, Rechnungsbeträge an Dritte auszugeben? Antworten auf all diese Fragen finden Sie in diesem Artikel.

An wen können Beträge zur Meldung ausgegeben werden?

Um etwaige Produktionsprobleme zu lösen, kann ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer Geld spenden. Da der Arbeitnehmer über diese Mittel durch Vorlage einer Vorabmeldung an den Arbeitgeber Rechenschaft ablegen muss, wird davon ausgegangen, dass sie auf Rechnung ausgestellt werden.

Bis 2014 galt, dass Bargeld nur an der Kasse des Arbeitgebers entgegengenommen werden durfte und dies nur seinen Vollzeitbeschäftigten möglich war.

Seit 2014 hat sich die Situation geändert:

• Arbeitgeber haben die Möglichkeit, Geldbeträge bargeldlos auf das Konto des Arbeitnehmers zu überweisen (sein persönliches Konto). Dies bestätigte das Finanzministerium mit Schreiben vom 25.08.2014 Nr. 03-11-11/42288.
• Jetzt können auch Freiberufler, die im Rahmen zivilrechtlicher Verträge arbeiten, verantwortliche Personen sein. Sie werden in Absatz 5 der Richtlinie Nr. 3210-U der Bank von Russland vom 11. März 2014 auch als Mitarbeiter bezeichnet.

Für den Arbeitgeber wäre es auch sinnvoll, eine Liste der Personen zu erstellen, die Geldbeträge auf Rechnung erhalten können. Eine solche Liste wird auf Anordnung des Unternehmensleiters genehmigt oder in den Rechnungslegungsgrundsätzen enthalten.

Personen, die Geld auf Rechnung erhalten haben, müssen eine Vorabmeldung über die von ihnen ausgegebenen Geldbeträge erstellen und Primärdokumente zum Nachweis der Ausgaben vorlegen. Diese Regel bleibt unverändert.

Buchhalter prüft Spesenabrechnung

• Das Ende des Zeitraums, für den ihm Bargeld ausgezahlt wurde. Dies ist entweder im vom Manager genehmigten Antrag der Person auf Ausgabe von Geldern auf Rechnung angegeben, der bis zum 19. August 2017 das einzige Dokument war, das zum Erhalt von Geldern berechtigte, oder ab dem 19. August dem Manager zur Verfügung steht. 2017 (Richtlinie der Bank von Russland Nr. 4416-U vom 19. Juni 2017), das zu einem unabhängigen Dokument geworden ist, auf dessen Grundlage rechenschaftspflichtige Beträge ausgegeben werden können.
• Rückkehr der verantwortlichen Person von einer Dienstreise, Rückkehr an den Arbeitsplatz nach Urlaub oder Krankheit, wenn die Frist zur Abgabe der Meldung in diesem Zeitraum abgelaufen ist.

Dem Antrag muss ein Visum des Unternehmensleiters für die Erlaubnis zur Auszahlung von Akontobeträgen beiliegen.

Ein Unternehmen hat das Recht, eine eigene Frist für die Übermittlung von Vorabmeldungen an die Buchhaltung festzulegen. Dies muss sich in internen lokalen Gesetzen widerspiegeln, beispielsweise in Ihren Rechnungslegungsrichtlinien oder Vorschriften zu Geschäftsreisen.

Der Vorabbericht wird von der verantwortlichen Person im Formular AO-1 erstellt. Sie können auch ein vom Unternehmen unabhängig entwickeltes und genehmigtes Formular verwenden. Es darf nicht im Widerspruch zu den Anforderungen des Gesetzes „Über die Rechnungslegung“ vom 6. Dezember 2011 Nr. 402-FZ hinsichtlich der obligatorischen Angaben des primären Buchhaltungsdokuments stehen.

Auf der Rückseite des Berichts des Formulars AO-1 führt der Arbeitnehmer zeilenweise die ihm entstandenen Ausgaben unter Angabe der Einzelheiten der Belege und der Beträge auf. Für jede der Zeilen sind Belege erforderlich. Diese können durch beliebige Dokumente dargestellt werden, die einen Hinweis auf die Tatsache der Zahlung enthalten.

Das Formular zur Vorabmeldung können Sie über den Link auf unserer Website herunterladen „Einheitliches Formular Nr. AO-1 – Vorabbericht (Download)“ .

Der Buchhalter prüft anhand der vorgelegten Belege die Richtigkeit der in der Vorabmeldung erfassten Beträge und schlüsselt diese gegebenenfalls durch Eingabe von Buchhaltungskonten auf. Auch die Vorderseite des Berichts wird vom Buchhalter ausgefüllt. Über die Abgabe der Vorabmeldung erhält der Verantwortliche eine Abreißquittung.

Nicht in Anspruch genommene Abrechnungsbeträge sind vom Arbeitnehmer an der Kasse des Unternehmens zurückzugeben. Wenn der Arbeitnehmer jedoch den gemäß der vorgelegten Vorabmeldung nicht ausgegebenen Restbetrag nicht zurückgezahlt hat, dient dies ab dem 19.08.2017 nicht als Grundlage dafür, ihm kein Geld für regelmäßige Ausgaben auszuzahlen.

Im Falle einer gerechtfertigten Mehrausgabe (der Mitarbeiter hat mehr ausgegeben als ausgegeben, und dies wurde mit der Führungskraft vereinbart) werden die Geldbeträge an die verantwortliche Person zurückerstattet. Insgesamt muss die Spesenabrechnung über 4 Unterschriften verfügen: die berichtende Person; der Buchhalter, der den Bericht geprüft hat; der Hauptbuchhalter und der Manager, der es genehmigt.

Ein Beispiel für das Ausfüllen eines Vorabberichts finden Sie im Material „Muster für das Ausfüllen eines Vorabberichts im Jahr 2019“ .

Abrechnung von Vorabmeldungen

Schauen wir uns einige Buchhaltungseinträge zur Abrechnung von Vorabmeldungen an.

Beispiel

LLC „Zagadka“ gab seinem Mitarbeiter entgegen einem Kassenbericht Bargeld in Höhe von 50.000 Rubel. für Betriebsausgaben (Einkauf von Baumaterialien). Die Vorabmeldung wurde vom Arbeitnehmer innerhalb der vom Unternehmen gesetzten Frist eingereicht, die Auslagen wurden dokumentiert. Der Mitarbeiter gab 38.000 Rubel aus, einschließlich der Mehrwertsteuer von 5.797 Rubel. Das restliche Bargeld wurde an die Kasse des Unternehmens zurückgegeben.

In der Buchhaltung werden folgende Buchungen vorgenommen:

• Dt 71 Kt 50 – Ausgabe des Betrags von 50.000 Rubel aus der Registrierkasse zur Meldung eines Spesenabrechnungsauftrags an einen Mitarbeiter.
• Dt 10 Kt 71 - Von der verantwortlichen Person laut Rechnung gekaufte Baumaterialien in Höhe von 32.203 Rubel wurden aktiviert.
• Dt 19 Kt 71 – Mehrwertsteuer auf gekaufte Materialien in Höhe von 5.797 RUB.
• Dt 50 Kt 71 – Gelder in Höhe von 12.000 Rubel, die von der verantwortlichen Person nicht verwendet wurden, wurden gemäß der Zahlungseingangsbestellung an die Kasse des Unternehmens zurückgegeben.
• Dt 68 Kt 19 – Mehrwertsteuer in Höhe von RUB 5.797. zur Erstattung aus dem Budget angenommen (sofern eine Rechnung des Lieferanten vorliegt und der Mehrwertsteuerbetrag in einer separaten Zeile in der Kasse/Kaufbeleg, Quittungsauftrag ausgewiesen ist).
• Dt 91 Kt 19 – Mehrwertsteuer in Höhe von RUB 5.797. als sonstige Aufwendungen des Unternehmens abgeschrieben (falls eine Erstattung aus dem Haushalt mangels Rechnung nicht möglich ist).

Weitere Informationen zu den Regeln für die Berücksichtigung der Mehrwertsteuer in Vorabmeldungen finden Sie im Artikel „Das Verfahren zur Berücksichtigung der Mehrwertsteuer auf Vorabmeldungen in der Buchhaltung“ .

Ergebnisse

Ein Vorabbericht ist eine Zusammenfassung von Informationen über die vom Mitarbeiter erhaltenen Mittel, die aus diesen Mitteln ausgegebenen Beträge und den verbleibenden ungenutzten Geldsaldo (oder Mehrausgaben). Jeder ausgegebene Betrag wird durch ein Belegdokument bestätigt, auf dessen Grundlage der Buchhalter die entsprechenden Buchungen vornimmt, wenn der Betrag eine Aufschlüsselung erfordert (z. B. bei der Zuweisung der Mehrwertsteuer oder bei der Aufteilung des gleichzeitig gezahlten Betrags für Materialien und Dienstleistungen). .

Die Ausgabe von Geldern durch eine Organisation an eine Person, die mit ihr in einem Arbeitsverhältnis steht, ist gängige Geschäftspraxis. Den Geldern, die das Unternehmen unter Beteiligung der Buchhaltung zur Berichterstattung überweist, liegt eine Dokumentation bei, die den Verwendungszweck bestätigt. Die Dokumente werden von den Aufsichtsbehörden sorgfältig geprüft. Die Hauptfrage, die die für die Spesenabrechnung verantwortlichen Mitarbeiter beschäftigt: Sowohl Buchhalter als auch verantwortliche Personen – was kann berücksichtigt werden?

Trotz der Fülle an Aufklärungsschreiben, Richtlinien, Richtlinien und Anweisungen bleiben viele Themen umstritten. Ein Mitarbeiter, dessen „Hände“ mit rechenschaftspflichtigen Mitteln betraut sind, muss ständig darüber nachdenken, wie er Belege für seine Ausgaben einsammelt, und die Buchhaltung muss die eingereichten Unterlagen und Schecks Zeile für Zeile prüfen. Generell gelten für Vorschüsse folgende Regeln:

1. Für geschäftliche und betriebliche Zwecke sowie Reisekosten werden Mittel ausgegeben.
2. Grundlage für die Ausgabe von Mitteln ist die Anordnung des Verwalters. Der Manager trifft eine Entscheidung, nachdem die verantwortliche Person einen Antrag eingereicht hat.
3. Nachdem die Ausgaben, für die die Mittel bereitgestellt wurden, getätigt wurden, müssen diese im Bericht unter Beifügung von Belegen aufgeführt werden.
4. Die verantwortliche Person muss der Buchhaltung innerhalb von drei Tagen nach dem offiziellen Datum der Rückkehr von der Dienstreise eine Vorabmeldung mit Begründung der Auslagen vorlegen. Als Datum gilt das auf dem Rückflugticket oder dem Frachtbrief angegebene Datum, wenn der Arbeitnehmer ein Auto nutzt.
5. Erhält ein Mitarbeiter Geld für geschäftliche Zwecke, muss er innerhalb der durch eine besondere Anordnung des Leiters der Organisation festgelegten Fristen eine Vorabmeldung einreichen. In der Regel wird eine solche Anordnung in Form einer Anlage zu den Rechnungslegungsgrundsätzen der Organisation erlassen.
6. Die Mitarbeiter der Organisation müssen mit allen Verwaltungsdokumenten im Zusammenhang mit dem Verfahren zur Auszahlung von Anzahlungen und zur Vorlage von Vorabberichten zur Bestätigung der Ausgaben vertraut sein.

Welche Dokumente werden offiziell als Spesennachweis akzeptiert?

• Kassenbeleg;
• Passagiertickets, Bordkarten;
• Kaufbelege/Rechnungen;
• Quittungen, strenge Meldeformulare (SSR) und andere Formulare, anhand derer man eine Aussage über die Gültigkeit von Ausgaben treffen kann.

Hier sind einige Beispiele

1. In einer Fremdsprache verfasste Dokumente müssen ins Russische übersetzt werden.

   Nicht alle im Dokument aufgeführten Informationen unterliegen der Übersetzung, sondern nur diejenigen, die für die Buchhaltung wesentlich sind.

2. Ist es möglich, in der Spesenabrechnung Termine anzugeben, die auf Wochenenden oder Feiertage fallen?

   Sofern Tage auf Dienstreisen berücksichtigt werden, werden diese im Bericht als Teil der Gesamtdauer der Dienstreise ausgewiesen, die sich aus der Bestellung und den Fahrscheinen (Frachtbriefen) ergibt. Für diese Tage werden wie gewohnt Taggelder gezahlt.

   Wenn wir die Tage berücksichtigen, an denen Inventargegenstände gekauft oder Dienstleistungen für den Mitarbeiter erbracht werden, können Fragen im Zusammenhang mit der Beteiligung des Mitarbeiters an der Erfüllung seiner Arbeitspflichten am Wochenende auftauchen. Das Verfahren für die Arbeit am Wochenende ist im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation festgelegt und wird von der Arbeitsaufsichtsbehörde kontrolliert. Daher ist es besser, das Ausfüllen von Dokumenten am Wochenende zu vermeiden und erwartungsgemäß eine Arbeitspause einzulegen. Es wird nicht empfohlen, Geschäftspartner an einem Wochenende oder Feiertag zu einem repräsentativen Abendessen einzuladen.

3. Eine Organisation kann selbstständig ein Vorabberichtsformular entwickeln und es in ihren Rechnungslegungsrichtlinien genehmigen.

   Die zwingende Verwendung des einheitlichen Formulars AO-1 ist seit 2013 abgeschafft. In der Praxis verwenden viele weiterhin das alte „verifizierte“ Formular, das zwei Seiten hat (genehmigt durch Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 1. August 2001 N 55). Die erste Seite (Titelseite) wird von der verantwortlichen Person und dem Buchhalter ausgefüllt und vom Manager genehmigt. Die zweite (Rück-)Seite wird vom Verantwortlichen ausgefüllt und durch seine Unterschrift bestätigt. Auf der zweiten Seite, in den freien Zeilen, listet die verantwortliche Person alle Dokumente auf, die den Unterstützungsausgaben beigefügt sind.

4. Wenn Gelder nicht in Form von Bargeld (aus der Kasse), sondern über eine Firmenkarte auf ein speziell für solche Transaktionen eröffnetes Konto ausgegeben wurden, ändert sich das Verfahren zum Ausfüllen der Vorabmeldung nicht.

   Die Höhe der Beträge, die eine Organisation für die Berichterstattung ausgeben kann, ist gesetzlich nicht begrenzt; sie können sehr hoch sein, aber auch die kleinsten ausgegebenen Beträge müssen in der Vorabmeldung berücksichtigt werden. Gleichzeitig ist es notwendig, sich an die gesetzlich festgelegten Normen für Barzahlungen zwischen juristischen Personen und Einzelunternehmern zu erinnern – nicht mehr als 100.000 Rubel im Rahmen einer Vereinbarung. Wenn Sie Waren oder Materialien in großen Mengen kaufen müssen, muss die verantwortliche Person vorab sicherstellen, dass mit den Gegenparteien Verträge für jede Charge geschlossen werden, die das festgelegte Limit für Barzahlungen nicht überschreitet. Diese Einschränkung gilt nicht für bargeldlose Zahlungen.

   In der Praxis werden Beschränkungen für die Ausgabe von Beträgen für die Berichterstattung durch Unternehmensregeln festgelegt, die in den internen Richtlinien des Unternehmens festgelegt sind.

Bargeld und Kassenbons – wie akzeptiert man sie?

Dem Vorabbericht können beliebige Unterlagen beigefügt werden. Darüber hinaus müssen diese Dokumente nicht nur die Tatsache der Zahlung für Sachwerte, sondern auch deren Erhalt bestätigen.

Ein Kassenbeleg bestätigt nur die Tatsache der Zahlung, daher reicht er nicht aus, um den Kauf von Waren (Arbeiten, Dienstleistungen) zu bestätigen.

Die Registrierkassenvorschriften legen fest, dass ein Kassenbeleg ein primäres Buchhaltungsdokument ist, das von einer Registrierkasse auf Papier gedruckt wird und die Tatsache einer Barzahlung und (oder) Zahlung mit Zahlungskarten zwischen dem Benutzer und dem Käufer (Kunden) bestätigt Informationen über diese Abrechnungen registrierte Registrierkassensoftware und -hardware, die eine ordnungsgemäße Buchführung der Gelder während der Abrechnungen gewährleisten.

Derzeit unterliegt der Einsatz der Kassentechnologie einem erheblichen Wandel. Durch den Übergang zu einer neuen, modernen und technologischen Ordnung können Informationen zu jedem Einkauf online an das Finanzamt übermittelt werden und Käufer erhalten und speichern Geldbelege auf ihren Mobilgeräten.

Am 1. Juli 2017 tritt die alte Verordnung außer Kraft. Gleichzeitig haben Unternehmen des Dienstleistungssektors, Besitzer von Verkaufsautomaten sowie Personen, die Patente und UTII anmelden, also für kleine Unternehmen, die nicht zur Verwendung von Registrierkassen verpflichtet waren, ein weiteres ganzes Jahr Zeit, um auf das neue Verfahren umzustellen; für sie ist es ab dem 1. Juli 2018 verpflichtend.

Somit wird es bis Mitte 2018 zwei Verfahren zur Ausstellung von Kassenbelegen geben: an alten und an neuen Automaten.

In Anlehnung an das vorherige Verfahren ist es erforderlich, das Vorhandensein der folgenden obligatorischen Angaben auf den Kassenbelegen zu prüfen:

• Name der Firma;
• Seriennummer der Registrierkasse;
• Seriennummer des Schecks;
• Datum und Uhrzeit des Kaufs (Leistungserbringung);
• Kosten für den Kauf (Dienstleistung);
• ein Zeichen eines Fiskalregimes.

Ein obligatorischer Bestandteil des neuen Kassenbons ist ein QR-Code, dank dem jeder Käufer die Rechtmäßigkeit des getätigten Kaufs überprüfen kann.

Es ist zu beachten, dass in einigen Fällen keine Kassenquittung, sondern ein strenges Meldeformular (SSR) ausgestellt werden darf.

Der Kassenbeleg und das strenge Meldeformular müssen, außer in den gesetzlich vorgesehenen Fällen, folgende zwingende Angaben enthalten:

• Seriennummer für die Schicht;
• Datum, Uhrzeit und Ort (Adresse) der Abrechnung;
• Name der Organisation oder Nachname, Vorname, Vatersname eines einzelnen Unternehmers;
• Steueridentifikationsnummer;
• das bei der Berechnung verwendete Steuersystem;
• Rechnungszeichen (Erhalt der Gelder vom Käufer - Quittung, Rückgabe der von ihm erhaltenen Gelder an den Käufer - Quittung, Ausgabe der Gelder an den Käufer - Spesen, Erhalt der ihm ausgegebenen Gelder vom Käufer - Rückerstattung der Spesen;
• Name der Waren, Werke, Dienstleistungen, Bezahlung, Auszahlung, deren Menge, Preis pro Einheit unter Berücksichtigung von Rabatten und Aufschlägen, Kosten unter Berücksichtigung von Rabatten und Aufschlägen unter Angabe des Mehrwertsteuersatzes;
• der Berechnungsbetrag mit gesonderter Angabe der Sätze und Beträge der Mehrwertsteuer zu diesen Sätzen;
• Zahlungsart (Bargeld und (oder) elektronisches Zahlungsmittel) sowie der Zahlungsbetrag in bar und (oder) elektronischem Zahlungsmittel;
• Position und Nachname der Person, die mit dem Käufer (Auftraggeber) abgerechnet, eine Kassenquittung oder ein strenges Meldeformular ausgestellt und an den Käufer (Auftraggeber) ausgestellt (überwiesen) hat;
• Registrierungsnummer der Kassenausrüstung;
• Seriennummer des Fiskalantriebsmodells;
• Steuerzeichen des Dokuments;
• die Adresse der Website der autorisierten Stelle im Internet, auf der die Tatsache der Aufzeichnung dieser Berechnung und die Echtheit des Steuerindikators überprüft werden können;
• Abonnentennummer oder E-Mail-Adresse des Käufers (Kunden) im Falle der Übermittlung einer Kassenquittung oder eines strengen Meldeformulars in elektronischer Form;
• die E-Mail-Adresse des Absenders der Kassenquittung oder des Meldescheins in elektronischer Form im Falle der Übermittlung einer Kassenquittung oder des Meldescheins in elektronischer Form an den Käufer (Kunden);
• Seriennummer des Steuerdokuments;
• Schichtnummer;
• Steuerzeichen der Nachricht.

Gleichzeitig Teil 2 der Kunst. 9 des Gesetzes N 402-FZ definiert eine Liste obligatorischer Angaben, die jedes primäre Buchhaltungsdokument enthalten muss. Nämlich:

1. Titel des Dokuments;
2. Datum der Dokumentenerstellung;
3. Name der Wirtschaftseinheit, die das Dokument erstellt hat;
4. Inhalt der Tatsache des Wirtschaftslebens;
5. der Wert der natürlichen und (oder) monetären Messung einer Tatsache des Wirtschaftslebens unter Angabe der Maßeinheiten;
6. der Name der Position der Person(en), die die Transaktion, den Vorgang abgeschlossen hat und für die Richtigkeit ihrer Ausführung verantwortlich (verantwortlich) ist, oder der Name der Position der Person(en), die für die Richtigkeit der Ausführung verantwortlich ist das Ereignis;
7. Unterschriften der in Absatz 6 dieses Teils genannten Personen unter Angabe ihrer Nachnamen und Initialen oder anderer Angaben, die zur Identifizierung dieser Personen erforderlich sind.

Im Jahr 2016 wies der Oberste Gerichtshof der Russischen Föderation darauf hin (Beschluss des Obersten Gerichtshofs der Russischen Föderation vom 03.09.2016 Nr. 302-KG16-450), dass Primärdokumente als unter Verstoß gegen die gesetzlichen Anforderungen ausgeführt anerkannt werden und werden in folgenden Fällen nicht zur Abrechnung akzeptiert:

• Mangel an darin enthaltenen Informationen, die zur Identifizierung der Personen erforderlich sind, die sie unterzeichnet haben;
• wenn der Name der gekauften Waren nicht eindeutig angegeben ist (z. B. „Haushaltskosten, Büromaterial, Haushaltschemikalien, Baumaterialien, Ausgaben, Neujahrsgeschenke für Kinder“);
• es gibt kein Erstellungsdatum;
• Die Spalten „Menge“ und „Produktpreis“ sind nicht ausgefüllt;
• Die Unterschrift des Verkäufers fehlt.

Geschäftsreise: Was kann berücksichtigt werden?

• Hin- und Rückflugtickets für Flug-, Bahn- und Bustransporte, Geldbelege für die Ausgabe von Bettwäsche;
• Bestätigung der Reisekosten zu Bahnhöfen/Flughäfen außerhalb der Städte, in schwer erreichbaren Gebieten;
• Dokumente vom Wohnort – Hotelrechnungen, strenge Meldeformulare oder Kassenbelege;
• Reiseversicherungspolicen;
• Dokumente, die die Zahlung anderer reisebezogener Gebühren bestätigen;
• Zahlungsdokumente für den Erhalt von Visa.

• Name, Serie und Nummer des Zahlungsbelegs für die Nutzung eines Personentaxi;
• Name des Frachters;
• Ausstellungsdatum der Quittung für die Nutzung eines Personentaxi;
• Kosten für die Nutzung eines Personentaxi;
• Name, Vorname, Vatersname und Unterschrift der zur Abrechnung befugten Person.

So ist der Fahrer eines Personentaxi verpflichtet, dem Fahrgast am Ende der Fahrt entweder einen mit Kassengeräten ausgedruckten Kassenbeleg oder einen Beleg in Form eines strengen Meldeformulars auszuhändigen, der die festgelegten Angaben enthalten muss.

Fassen wir es zusammen

Die überprüfte Spesenabrechnung wird vom Leiter der Organisation oder einer anderen Person mit entsprechender Befugnis genehmigt. Basierend auf den Daten der genehmigten Vorabmeldung schreibt die Buchhaltung die abrechnungsfähigen Beträge in der vorgeschriebenen Weise ab.

Die Mitarbeiter von BDO Unicon Outsourcing beraten Sie gerne, auf welche Schwierigkeiten Sie beim Ausfüllen eines Vorabberichts stoßen können, was berücksichtigt werden kann und wie Sie Dokumente erstellen. Das Unternehmen bietet ein umfassendes Spektrum an Beratungen und professionellen Dienstleistungen für

Sie können Ausgaben mit verantwortlichen Personen in der 1C-ERP-Software mithilfe verschiedener Arten von Spesenabrechnungsdokumenten abbilden. Es hängt alles vom Zweck des verwendeten Vorschusses ab. Wir erklären Ihnen, wie Sie Fortschritte in 1C widerspiegeln.

So gelangen Sie zum Abschnitt mit Vorabberichten im 1C-Programm

Wenn Sie auf der Registerkarte „Vorabberichte“ auf die Schaltfläche „Erstellen“ klicken, stehen uns drei Optionen zur Auswahl:

• Vorabbericht über Ausgaben und Zahlungen an den Lieferanten;
• Vorabmeldung – Erhalt von Waren und Dienstleistungen durch eine verantwortliche Person;
• Vorabmeldung – Erhalt von Gelddokumenten durch eine verantwortliche Person.

Schauen wir uns den Zweck und die Ausführung jedes Dokuments einzeln an.

Vorabbericht über Ausgaben und Zahlungen an den Lieferanten

Unternehmen verwenden dieses Dokument am häufigsten zur Erfassung von Reisekosten. Es ist auch möglich, die von der verantwortlichen Person erworbenen Arbeiten und Dienstleistungen widerzuspiegeln. Das Dokument wird erstellt, wenn die Arbeits- und Dienstleistungskosten entsprechend den Bilanzkonten 20, 23, 25, 26, 28, 44 und anderen als Aufwand abgeschrieben werden.

Diese Art der Vorabmeldung wird auch beim Kauf von Lagerbeständen, die die Mehrwertsteuer enthalten, aus administrativen und wirtschaftlichen Gründen verwendet (mehr dazu in den folgenden Absätzen).

Das Dokument besteht aus vier Registerkarten. Das Ausfüllen des Berichts beginnt mit der ersten Registerkarte – „Basic“. Hier werden folgende Angaben gemacht: Organisation, vollständiger Name der verantwortlichen Person, Abteilung. Außerdem können Sie in der Registerkarte die Währung des Dokuments auswählen und einen Kommentar schreiben.

So überprüfen Sie einen Vorabbericht

Sergey Razgulin antwortet:

Tatsächlicher Staatsrat der Russischen Föderation, 3. Klasse

„Wenn Sie eine Vorabmeldung erhalten, füllen Sie darin eine Quittung aus (einen abtrennbaren Teil der Meldung) und geben Sie diese dem Mitarbeiter. Es muss bestätigt werden, dass der Bericht zur Überprüfung angenommen wurde. Und die Prüfung ist wie folgt.

Kontrollieren Sie zunächst die gezielte Geldausgabe. Schauen Sie sich dazu an, für welche Zwecke der Mitarbeiter Geld von der Organisation erhalten hat. Diese Daten sind in ... angegeben.

Nehmen wir an, die Reisekosten beliefen sich auf 8.900 Rubel. Dieser Betrag beinhaltet das Tagegeld - 2100 Rubel, die Bahnfahrkarte - 2400 Rubel, inkl. Mehrwertsteuer 33,25 Rubel und Hotelübernachtung - 4400 Rubel. Der Buchhalter füllt die Spesenabrechnung wie in der Abbildung unten aus

Wir achten auf die Methode zur Zuweisung der Mehrwertsteuer: Da die Mehrwertsteuer nur teilweise im Ticketpreis enthalten war (218 * 18/118 = 33,25 Rubel), teilen wir das Ticket in zwei Zeilen auf – den Betrag ohne Mehrwertsteuer und den Betrag mit Mehrwertsteuer.

Der dritte Reiter ist „Zahlung an Lieferanten“. Ignorieren wir es vorerst. Es wird verwendet, wenn eine verantwortliche Person materielle Vermögenswerte erwirbt.

Geben Sie im Reiter „Zum Drucken“ die Angaben ein, die für die Visualisierung in gedruckter Form AO-1 erforderlich sind.

Nach dem Ausfüllen aller Registerkarten wird die Vorabmeldung verarbeitet und ein gedrucktes Formular angezeigt.

In der unteren linken Ecke befindet sich ein Link „Einen Einkaufsbucheintrag erstellen“. Es dient dazu, einen Eintrag im Einkaufsbuch zu erstellen und die Mehrwertsteuer abzuziehen. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Fenster mit ausgefüllten Daten zur Erstellung eines Kaufbuchs (Registerkarte „Werte“) und einem Link zu unserem Vorabbericht (Registerkarte „Zahlungsdokumente“).

Geben Sie im Reiter „Zusätzlich“ die Ticketnummer und das Ticketdatum sowie den Transaktionsartcode und das Datum der Vorabmeldung an.

Vorabmeldung – Erhalt von Waren und Dienstleistungen durch eine verantwortliche Person

Dieses Dokument wird verwendet, um die Ausgaben der Buchhalter für den Kauf von Inventargegenständen abzubilden. Allerdings nur, wenn auf der Quittung keine Mehrwertsteuer ausgewiesen ist.

So sieht eine Vorabmeldung in 1C-ERP aus – Erhalt von Waren und Dienstleistungen durch eine verantwortliche Person

Analog zur Vorabmeldung über Ausgaben und Zahlungen muss der Lieferant die Organisation, den vollständigen Namen der verantwortlichen Person und die Währung angeben. Hier ist aber auch die Angabe des Lagers erforderlich, in das die von der verantwortlichen Person erhaltenen Waren und Materialien aktiviert werden sollen.

Im Reiter „Produkte“ werden alle von der verantwortlichen Person gekauften Waren entsprechend aufgelistet. Dies erfolgt über die Schaltfläche „Hinzufügen“, die die Menge und den Preis pro Produkteinheit angibt.

Im Reiter „Zusätzlich“ geben wir alle notwendigen Details an, um den Waren- und Materialeingang sowie den Druck von AO-1 abzubilden.

Ein wichtiges charakteristisches Merkmal der betrachteten Spesenabrechnung ist die Art der Geschäftstransaktion – „Einkauf durch eine verantwortliche Stelle“. Wenn dieses Attribut geändert wird, ändert das Dokument seine Bedeutung.

Sie können das AO-1-Formular auch über die Schaltfläche „Drucken“ ausdrucken.

Vorabmeldung für administrative und wirtschaftliche Bedürfnisse mit Mehrwertsteuer

In der bisherigen Version der Darstellung des Eingangs von Lagerbeständen ist die Anerkennung der Mehrwertsteuer nicht möglich. Wenn eine verantwortliche Person Waren mit ausgewiesener Mehrwertsteuer und einer ausgestellten Rechnung und einem Lieferschein kauft, können Sie daher die folgende Methode verwenden. Bei der Erstellung des Dokuments „Eingang von Waren und Dienstleistungen“ legen wir die Art des Geschäftsvorfalls fest – Kauf bei einem Lieferanten.

In diesem Fall muss das Dokument nach dem Prinzip des normalen Empfangs ausgefüllt werden. Hier sehen Sie die neuen Angaben zum Ausfüllen. Zum Beispiel „Besteuerung“, wo wir „Der Kauf unterliegt der Mehrwertsteuer“ auswählen.

Im Reiter „Basis“ müssen Sie nun Lieferant, Vertrag, Lager und Währung angeben und im Reiter „Waren“ eingekaufte Lagerartikel, Menge, Stückpreis und Mehrwertsteuersatz eingeben.

Nach dem Ausfüllen des Dokuments wird das Dokument verarbeitet und auf seiner Grundlage eine Rechnung erfasst (Link in der unteren linken Ecke „Rechnung registrieren“). Das Programm generiert die Buchungen selbst:

• Soll 10 Haben 60
• Soll 19 Haben 60

Dieses Dokument befindet sich nicht mehr im Vorabberichtsjournal, sondern im Quittungsjournal im Abschnitt „Einkäufe“.

Der nächste Schritt besteht darin, das Dokument „Vorabbericht über Ausgaben und Zahlungen an den Lieferanten“ zu erstellen, das wir oben bereits besprochen haben. Auf der Registerkarte „Allgemein“ geben wir außerdem die Organisation, den vollständigen Namen der verantwortlichen Person und die Abteilung ein.

Gehen Sie dann auf den Reiter „Zahlung an Lieferant“. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche „Nach Salden auswählen“ und stellen Sie den Filter nach der gewünschten Gegenpartei ein. Wählen Sie aus den ausgewählten Waren- und Dienstleistungsbelegen den gewünschten aus und fügen Sie ihn über die Schaltfläche „In Dokument verschieben“ zur Spesenabrechnung hinzu.

• Soll 60 Haben 71

Mit diesen einfachen Schritten haben wir den Finanzbericht des Mitarbeiters aktiviert, die erhaltene Mehrwertsteuer berücksichtigt und die Schulden auf Konto 71 beglichen.

Vorabmeldung für den Kauf von Gelddokumenten

Die dritte Art der Vorabmeldung wird verwendet, um gekaufte Gelddokumente widerzuspiegeln, zu denen Bahntickets, Flugtickets, Geschenkgutscheine usw. gehören. Es wird auf die gleiche Weise ausgefüllt wie beim Empfang von Waren und Dienstleistungen vom Verantwortlichen.

Auf der Registerkarte „Bargelddokumente“ werden alle vom Buchhalter erworbenen Dokumente sowie deren Menge und Kosten aufgeführt.

Auf der Registerkarte „Erweitert“ müssen Sie außerdem die Informationen zum Drucken eingeben.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Drucken“ und erhalten Sie ein gedrucktes Formular der Spesenabrechnung. Darin entspricht die Punktzahl 71 der Punktzahl 50.

Die Ausgabe von Bargeld auf Rechnung erfolgt über die Kasse der Organisation mittels einer Spesenabrechnung, aus der der Verwendungszweck dieses Betrags hervorgeht. Die Buchhaltung der Organisation muss über einen Auftrag verfügen, der eine Liste der Personen enthält, die Anspruch auf Mittel zur Abrechnung von Geschäftsausgaben (einschließlich des Kaufs von Kraft- und Schmierstoffen) haben. In der entsprechenden Verordnung müssen auch die Bedingungen genehmigt werden, zu denen solche Vorschüsse gewährt werden (diese sind gesetzlich nicht beschränkt). Grundlage für die Gewährung von Reisekostenzuschüssen ist eine Reisebescheinigung oder eine Anordnung einer Führungskraft, einen Mitarbeiter auf eine Dienstreise zu schicken.

Spätestens 3 Werktage nach Ablauf des Zeitraums, für den der Vorschuss gewährt wurde, oder nach Rückkehr von einer Dienstreise ist die verantwortliche Person verpflichtet, der Buchhaltung einen Vorabbericht unter Beilage von Belegen zur Bestätigung der Ausgaben vorzulegen und leisten Sie die Schlusszahlung. Das Vorabberichtsformular wird in einfacher Ausfertigung erstellt.

Das Vorabmeldeformular ist doppelseitig. Auf der Vorderseite muss die verantwortliche Person den Namen der Organisation, die Nummer der Vorabmeldung und das Datum der Erstellung, ihren vollständigen Namen, die Abteilung, in der sie registriert ist, und gegebenenfalls ihre Personalnummer angeben sowie seine Position und den Zweck des Vorstoßes. Unten, auf der linken Seite des Vorabformulars, füllt der Verantwortliche eine Tabelle aus, in der er Informationen über den vorherigen Vorschuss, die aktuell erhaltenen Mittel, deren Ausgaben, Mehrausgaben oder den Saldo angibt.

Auf der Rückseite des AO-1-Formulars notiert die verantwortliche Person eine Liste von Dokumenten, die die entstandenen Ausgaben bestätigen (Reisebescheinigung, Quittungen, Transportdokumente, Kassenbelege, Kaufbelege und andere Belege) und die Höhe der Ausgaben für sie (Spalten 1 - 6). Der Spesenabrechnung beigefügte Dokumente werden in der Reihenfolge nummeriert, in der sie in der Abrechnung erfasst sind. Zeile 1a der Vorderseite, Formulare und Spalten 6 und 8 der Rückseite des Vorabmeldeformulars werden gemäß den Regeln und Vorschriften ausgefüllt, wenn der Vorschuss in Fremdwährung ausgestellt wurde (z. B. für eine Geschäftsreise ins Ausland). aktuelle Gesetzgebung.

Die weitere Erstellung des Vorabberichts erfolgt durch einen Buchhalter. In der Tabelle „Buchhaltungseintrag“ auf der Vorderseite trägt er die Nummern der entsprechenden Konten und Beträge ein; auf der Rückseite des Formulars werden die Beträge der zur Abrechnung akzeptierten Ausgaben angegeben (Spalten 7 – 8) und die Konten ( Unterkonten), die mit diesen Beträgen belastet werden (Spalte 9). Nach Überprüfung der Richtigkeit des Ausfüllens der Spesenabrechnung, der Erstellung von Belegen und der beabsichtigten Mittelverwendung muss der Buchhalter vermerken, dass die Abrechnung in der entsprechenden Höhe (in Zahlen und Worten) geprüft und genehmigt wurde, und eine Quittung ausfüllen Füllen Sie die Vorderseite des Formulars aus und übergeben Sie es der verantwortlichen Person. Als nächstes werden die Unterschriften des Buchhalters und des Hauptbuchhalters mit ihren Protokollen auf dem vorderen Teil des Vorabberichtsformulars angebracht; bei Bedarf die Beträge des Restbetrags oder der Mehrausgaben sowie Angaben zu den Ausgaben- oder Quittungszahlungsanweisungen, für die die Abschlusszahlung erfolgt vorgenommen wird, werden eingetragen.

Die verifizierte Spesenabrechnung muss vom Leiter der Organisation oder einer bevollmächtigten Person unterzeichnet (mit Abschrift) sein, wofür oben auf der Vorderseite des Spesenabrechnungsformulars eine entsprechende Zeile vorgesehen ist. Nach der Genehmigung wird das Dokument zur Abrechnung der Abschreibung rechenschaftspflichtiger Mittel akzeptiert. Der Restbetrag des nicht in Anspruch genommenen Vorschusses muss der Kasse gutgeschrieben werden und der zu viel ausgegebene Betrag muss in der vorgeschriebenen Weise an die verantwortliche Person ausgezahlt werden.

Es ist nicht gestattet, Bargeld an eine verantwortliche Person auszugeben, die eine Schuld aus einem früheren Vorschuss hat, und das auf Rechnung ausgegebene Bargeld auf eine andere Person zu übertragen.

Vorabberichtsformular herunterladen

Vorabbericht in 1C

Bei der Meldung erhält ein Mitarbeiter der Organisation Bargeld aus der Kasse (oder Geldbelege, zum Beispiel Flugtickets). Dies wird durch eine Ausgabenanweisung oder das Dokument „Ausstellung von Kassenbelegen“ formalisiert.

Nach der Spesenabrechnung meldet sich der Mitarbeiter, übermittelt der Buchhaltung Belege über die entstandenen Spesen und füllt einen Vorabbericht für die Abschlusszahlungen aus.

Schauen wir uns das Verfahren zur Eingabe des Vorabberichtsdokuments am Beispiel von 1C Accounting an.

Wenn Sie mit der alten Edition des 1C Enterprise Accounting-Programms arbeiten, ist das kein Problem – das Dokument „Advance Report“ in diesen Editionen ist nahezu identisch. Es gibt einige Unterschiede in der Benutzeroberfläche, Sie finden das Dokument jedoch im Programmmenü.

Sie können die Liste der Dokumente „Vorabmeldungen“ im Buchhaltungsbereich „Bank und Kasse“, Unterabschnitt „Kasse“ im Navigationsbereich, Punkt „Vorabmeldungen“ öffnen.

Über die Schaltfläche „Erstellen“ erfassen Sie ein neues Dokument.

In der Kopfzeile (oben) des Dokuments müssen Sie die wichtigsten Details angeben:

Organisation (wenn die Standardorganisation in den persönlichen Einstellungen des Benutzers angegeben ist, wird sie bei der Eingabe neuer Dokumente automatisch ausgewählt);
das Lager, in dem die von der verantwortlichen Person erworbenen Sachwerte gelagert werden;
Eine natürliche Person ist ein Mitarbeiter einer Organisation, der die ihm auf Rechnung ausgezahlten Gelder meldet (diese Angabe muss ausgefüllt werden).

Das Dokumentformular „Vorabmeldung“ verfügt über fünf Registerkarten.

Wählen Sie auf der Registerkarte „Vorschüsse“ das Dokument aus, mit dem rechenschaftspflichtige Mittel ausgegeben wurden.

Es stehen drei Arten von Dokumenten zur Auswahl:

Ausstellung von Gelddokumenten;
Kontoauszahlungsschein;
Abbuchung vom Girokonto.

Wenn Gelder an die verantwortliche Person ausgegeben wurden, müssen Sie das Dokument auswählen, das die Ausgabe widerspiegelt.

Wählen Sie in der sich öffnenden Dokumentenliste ein bereits erstelltes Dokument aus oder erstellen Sie ein neues Dokument.

Wenn Sie aus dem Dokument „Vorababrechnung“ eine Spesenabrechnung erfassen, wird die Vorgangsart „Ausgabe an eine verantwortliche Person“ automatisch in die Kasse eingefügt, der Empfänger ist die in der Vorababrechnung ausgewählte verantwortliche Person und das Abrechnungskonto. Wir müssen lediglich die Cashflow-Position auswählen und den Vorschussbetrag angeben.

Nachdem Sie den Beleg gebucht haben, wählen Sie ihn aus und der Betrag und die Währung des ausgestellten Vorschusses werden automatisch in den tabellarischen Abschnitt „Vorschüsse“ des Dokuments „Vorschussbericht“ eingetragen.

Mit der Vorauszahlung wurden Schreibwaren gekauft. Ihr Kauf muss auf der Registerkarte „Produkte“ angezeigt werden. Auf dieser Registerkarte werden Informationen zu gekauften Inventargegenständen eingegeben.

Auf der Registerkarte „Behälter“ werden Informationen zu Mehrwegbehältern eingetragen, die der Verantwortliche von Lieferanten erhält (z. B. Trinkwasserflaschen).

Die Registerkarte „Zahlung“ enthält Informationen über Barbeträge, die an Lieferanten für gekaufte Vermögenswerte gezahlt oder im Voraus für zukünftige Lieferungen ausgegeben werden.

Der Reiter „Sonstiges“ dient der Anzeige von Informationen zu Reisekosten. Dazu können Tagegelder, Fahrkarten oder Benzinkosten gehören. Darauf geben Sie den Namen, die Nummer, das Datum des Dokuments (oder der Ausgabe) und den Betrag der Ausgabe ein.

Waren, Dienstleistungen und sonstige Ausgaben werden aus dem Nomenklaturverzeichnis ausgewählt. Die entsprechenden tabellarischen Teile des Dokuments enthalten die Angaben „Buchhaltungskonto“ und „Mehrwertsteuer-Buchhaltungskonto“, die automatisch ausgefüllt werden, wenn Artikelbuchhaltungskonten im System konfiguriert sind.

Wenn der Spesenabrechnung eine Rechnung beigefügt ist, müssen Sie das Kontrollkästchen „Rechnung vorgelegt“ aktivieren, in den entsprechenden Zeilendetails das Datum und die Rechnungsnummer angeben und bei der Erstellung einer Vorababrechnung erstellt das System automatisch die „Rechnung“. erhalten“-Dokument. Der gleiche Mechanismus zum Generieren der empfangenen Rechnung ist auf der Registerkarte „Produkte“ verfügbar.

Nach der Buchung generiert der Beleg Buchungen.

Aus dem Dokument können Sie das Formular AO-1 „Vorabbericht“ generieren und ausdrucken.

Somit werden Vorabberichte in das Programm 1C Accounting 8.2 eingegeben.

Beispiel für einen Vorabbericht

Die Gewährung von Vorschussbeträgen kann nur auf der Grundlage einer Anordnung des Geschäftsführers an die verantwortlichen Personen unter Angabe der Liste der verantwortlichen Personen, der Bedingungen und Zwecke der Mittelausgabe sowie deren Höhe erfolgen. Für entsandte Arbeitnehmer kann eine Abschlagszahlung auf der Grundlage eines Auftrages zur Entsendung auf eine Dienstreise oder einer vom Vorgesetzten genehmigten Reisebescheinigung erfolgen.

Das Vorabmeldeformular ist ein zweiseitiges einheitliches Formular Nr. AO-1 und muss sowohl von der verantwortlichen Person als auch vom Buchhaltungsmitarbeiter in einer Kopie ausgefüllt werden.

Ausfüllen eines Vorabberichts

1) Eine verantwortliche Person.

Die verantwortliche Person beginnt mit dem Ausfüllen des Vorabberichts, indem sie auf der Vorderseite des Formulars Nr. AO-1 Folgendes angibt: den Namen der Organisation, das Datum der Erstellung des Dokuments, ihren Nachnamen und ihre Initialen, ihren Beruf (Position) und ihr Personal Anzahl sowie der Zweck des Vorschusses (Geschäfts- oder Bewirtungskosten).

Auf der Rückseite des Formulars sind in den Spalten 1-6 Belege über die dem Arbeitnehmer entstandenen Auslagen unter Angabe der Höhe der dafür anfallenden Auslagen anzuführen. Diese Dokumente müssen entsprechend der Reihenfolge nummeriert werden, in der sie im Bericht aufgeführt sind.

In Spalte 1 gibt die meldende Person die dem Quelldokument zugeordnete Seriennummer an.

In den Spalten 2 und 3 sind jeweils das Erstellungsdatum und die Nummer des erhaltenen Dokuments angegeben.

In Spalte 4 wird die Art der angefallenen Ausgaben angegeben (z. B. Bürokosten).

Die Höhe der entstandenen Ausgabe wird in Spalte 5 angegeben, wenn die Ausgabe in Rubel getätigt wurde, bzw. in Spalte 6, wenn die Ausgabe in Fremdwährung getätigt wurde.

Der Gesamtbetrag der Ausgaben der meldenden Person ist in der Zeile „Gesamt“ in Spalte 5 oder 6 angegeben.

2) Ein Buchhalter.

Der vom Mitarbeiter ausgefüllte Vorabbericht wird zusammen mit den Belegen an die Buchhaltung übermittelt. Bei der Annahme des Formulars Nr. AO-1 von einer verantwortlichen Person unterzeichnet der Buchhalter die Annahme des Dokuments zur Überprüfung und gibt dabei seine Nummer und sein Datum, den Gesamtbetrag der Ausgaben und die Anzahl der beigefügten Dokumente zur Bestätigung der entstandenen Ausgaben an. Am Ende der Quittung wird das Datum der Einreichung des Berichts angegeben, wonach die Quittung des Buchhalters an die verantwortliche Person weitergeleitet wird.

Nachdem der Buchhalter die Richtigkeit der Dokumente und die Mittelverwendung überprüft hat, füllt er die Spalten 7 bis 8 auf der Rückseite des Formulars aus und gibt die Höhe der für die Buchhaltung akzeptierten Ausgaben an, sowie Spalte 9 mit der Anzahl der Buchhaltungskonten wird mit der Höhe der Auslagen belastet.

Als nächstes füllt der Buchhalter die Vorderseite des AO-1-Formulars aus und gibt an: den Restbetrag (Überausgaben) des vorherigen Vorschusses, die Höhe des von der Kasse der Organisation erhaltenen Vorschusses, die Höhe der ausgegebenen Mittel, den Restbetrag oder die Mehrausgaben von Vorschussbeträgen, Buchungsaufzeichnungen von Transaktionen zur Abrechnung der entstandenen Kosten.

Informationen zum Ausfüllen der Buchhaltungstabelle werden aus den Daten in Spalte 9 der Rückseite der Spesenabrechnung generiert.

Nach Überprüfung der Richtigkeit der arithmetischen Berechnungen, des Papierkrams und der bestimmungsgemäßen Verwendung der Mittel wird das Dokument zur Genehmigung an den Leiter der Organisation gesendet.

Nach Genehmigung des Dokuments schreibt die Buchhaltung die abrechnungspflichtigen Mittel ab und führt eine endgültige Abrechnung mit der verantwortlichen Person durch.

Wird der Vorschuss nicht vollständig in Anspruch genommen, wird der Restbetrag von der verantwortlichen Person per Kassenbonbestellung an die Kasse der Organisation übergeben. Der zu viel ausgegebene Betrag ist wiederum in der vorgeschriebenen Weise gemäß der Ausgabenordnung an die verantwortliche Person auszuzahlen.

Ausfüllen eines Vorabberichts

Eine Vorabmeldung dient zur Abrechnung der an verantwortliche Personen ausgegebenen Gelder. Der Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands N 55 genehmigte die Form eines Vorabberichts (Formular N AO-1) zur Abrechnung der im Rahmen des Berichts für Verwaltungs- und Geschäftsausgaben ausgegebenen Mittel.

Die Vorabmeldung dient der Erfassung von Abrechnungen mit verantwortlichen Personen. Das Spesenabrechnungsformular ist ein zweiseitiges Dokument. Verantwortliche Personen machen auf der Vorderseite der Vorabmeldung Angaben zu ihrer Person und füllen auf der Rückseite die Spalten 1 – 6 über die tatsächlich ausgegebenen Beträge aus und fügen Belege über die entstandenen Ausgaben bei. In der Buchhaltung werden Vorabmeldungen auf die Richtigkeit der Ausführung und das Vorhandensein von Belegen über die angefallenen Aufwendungen und die Verwendungszwecke geprüft und die Spalten 7 – 10 der Rückseite der Vorabmeldung mit Angaben über die Vorabmeldung ausgefüllt von der Buchhaltungsabteilung für die Buchhaltung akzeptierte Ausgaben. Verifizierte Spesenabrechnungen werden vom Leiter der Organisation genehmigt.

In Fremdwährung gezahlte Beträge werden sowohl in Fremdwährung als auch in Rubel zum Wechselkurs der Zentralbank der Russischen Föderation erfasst. Die Rückzahlung des Schuldenbetrags in Fremdwährung durch verantwortliche Personen und die Berücksichtigung dieses Betrags im Vorabbericht im Rubeläquivalent erfolgen zum Wechselkurs der Zentralbank der Russischen Föderation am Tag der Genehmigung des Vorabberichts durch der Leiter der Einrichtung.

1. Ausgabe von Geld auf Rechnung.

Grundlage für die Gewährung von Akontozahlungen ist ein Antrag auf Geldausgabe, in dem die verantwortliche Person verpflichtet ist, den konkreten Zweck des Erhalts des Vorschusses und die Frist für den Erhalt des Geldes anzugeben. Der Antrag wird an den Leiter der Organisation gesendet. Nach entsprechender Genehmigung durch den Manager geht es zur Geldausgabe an die Buchhaltung. In diesem Fall ist der Buchhalter verpflichtet, zu prüfen, dass die vorherige Vorauszahlung (die im Antrag entsprechend vermerkt ist) nicht über einen Saldo verfügt.

Nach der Rückkehr des Mitarbeiters von einer Geschäftsreise (oder nach dem Kauf von Lagerbeständen, dem Erhalt von Dienstleistungen usw.) erstellt er einen Vorabbericht in einheitlicher Form, der an die Buchhaltung übermittelt werden sollte.

Über Primärdokumente

Gemäß Art. Gemäß Artikel 9 des Bundesgesetzes Nr. 129-FZ „Über die Rechnungslegung“ (im Folgenden als Gesetz Nr. 129-FZ bezeichnet) müssen alle von einer Organisation durchgeführten Geschäftstransaktionen durch Belege dokumentiert werden. Diese Dokumente dienen als primäre Buchhaltungsunterlagen, auf deren Grundlage die Buchhaltung durchgeführt wird. Primäre Buchhaltungsunterlagen werden zur Buchhaltung akzeptiert, wenn sie gemäß der in den Alben einheitlicher Formen der Primärdokumentation enthaltenen Form zusammengestellt sind. Dokumente, deren Form in diesen Alben nicht vorgesehen ist, müssen die in Absatz 2 der Kunst aufgeführten obligatorischen Angaben enthalten. 9 des Gesetzes Nr. 129-FZ. Nach Ablauf der festgelegten Frist ist der Mitarbeiter der Organisation, der die Mittel für den Bericht erhalten hat, verpflichtet, der Buchhaltung einen Vorabbericht unter Beilage aller Belege zur Bestätigung der entstandenen Kosten vorzulegen.

Ausfüllen eines Vorabberichts

- Ihr Nachname, Vorname und Vatersname (Spalte „Verantwortliche Person“);
- Berufsbezeichnung;

Am Ende der Spesenabrechnung befindet sich ein Abschnitt – eine Quittung des Buchhalters, dass die Abrechnung mit allen beigefügten Dokumenten zur Überprüfung angenommen wurde. Auf der Quittung sind Name, Vorname, Vatersname der verantwortlichen Person, Nummer und Datum des Vorabberichts, in Worten die Höhe der nachgewiesenen Ausgaben, die Anzahl der beigefügten Dokumente sowie die Anzahl der Blätter dieser Dokumente angegeben. Nachdem er den gesamten Bericht ausgefüllt hat, reißt der Buchhalter die Quittung entlang der Schnittlinie ab und gibt sie der verantwortlichen Person.

N p/n – Die Dokumentnummer wird in der Reihenfolge angegeben, je nachdem, wie die verantwortliche Person sie nummeriert und systematisiert hat. Die Unterlagen werden der Reihe nach dem Vorabbericht beigefügt.

Datum – Das auf dem Dokument angegebene Datum der Geschäftstransaktion, begleitet von der Zahlung des Geldbetrags, wird angegeben. Das heißt, das Datum des Dokuments. Bei den Tagegeldern für Dienstreisen kann das Datum der Ausführung des Auftrages des Geschäftsführers für die Dienstreise angegeben werden.

Nummer - Die Belegnummer wird angegeben (Kassenbonnummer, Ticketnummer usw.)

Кому, за что и по какому документу уплачено - Указывается получатель денежных средств, содержание операции (оплата проезда, покупка товара, оплата постельных принадлежностей, суточные и т.д.), название документа (билет, квитанция, акт закупки, накладная, командировочное удостоверение usw.)

Höhe der Ausgaben – Es wird die Höhe der Mittel angegeben, die das Unternehmen für die von der verantwortlichen Person ausgegebenen Mittel erstatten muss.

Übersteigt die Anzahl der Belege die Anzahl der Zeilen im Vorabberichtsformular, erhält die verantwortliche Person das zweite Rückseitenblatt des Formulars, ggf. das dritte usw. Berichtsformulare und erstellt über mehrere einen Vorabbericht Formen. Am Ende der ersten Form des Berichts steht: „Zum Ende der Berechnung siehe Fortsetzung (Fortsetzungen N) des Vorabberichts.“ Oben auf dem zweiten und den folgenden Berichtsformularen steht: „Fortsetzung des Vorabberichts... Vollständiger Name.“ N...".

Das ausgefüllte Vorabmeldeformular muss von der verantwortlichen Person unterzeichnet werden. Eine Vorabmeldung einer verantwortlichen Person, die die oben genannten Anforderungen nicht erfüllt, wird von der Buchhaltung nicht zur Prüfung und Abrechnung akzeptiert. In diesem Fall bleibt die verantwortliche Person Schuldner des Unternehmens für den auf dem Konto erhaltenen Betrag, bis der Betrag dieser Gelder zurückgezahlt ist.

Buchhalter prüft Spesenabrechnung

Nachdem der Buchhalter von der verantwortlichen Person den von ihm erstellten Vorabbericht und die beigefügten Unterlagen erhalten hat, prüft er diese Unterlagen und die Richtigkeit des Ausfüllens des Vorabberichts.

Die Prüfung erfolgt:

Gemäß Formular wird das Vorhandensein aller Belege und Anlagen dazu festgestellt, die Angaben ausgefüllt und der Vorabbericht korrekt erstellt, die Daten aus den Dokumenten korrekt in den Vorabbericht übernommen, die Unterschrift des Verantwortlichen Person ist anwesend;
- inhaltlich - die Übereinstimmung der eingereichten Unterlagen mit dem Zweck der erhaltenen Aufgabe, ihre Zuverlässigkeit, das Vorhandensein der ausgefüllten Angaben, die entsprechenden Vermerke in der Reisebescheinigung, die Ausgabendaten und den tatsächlichen Zeitpunkt der Erledigung Aufgabe wird festgelegt;
- rechnerische Prüfung - die Richtigkeit der Berechnung des Gesamtbetrags der rückzahlungspflichtigen Mittel gemäß diesem Bericht wird überprüft usw.

Geprüft wird auch die Vollständigkeit des Berichts der verantwortlichen Person über die erhaltenen Mittel, also die Rückgabe des Restbetrags der nicht ausgegebenen Mittel durch die Person.

Vom Buchhalter festgestellte Verstöße beim Ausfüllen des Vorabberichts werden von ihm auf dem von der verantwortlichen Person ausgefüllten Formular dieses Dokuments angezeigt. Der Buchhalter hat das Recht, wenn die festgelegten Voraussetzungen für die Erstellung des Vorabberichts und der Unterlagen nicht erfüllt sind, diese zur ordnungsgemäßen Ausführung an den Verantwortlichen zurückzugeben.

Kosten für Vorabberichte

Der Vorabbericht ist ein Dokument, das die Verwendung der im Voraus ausgestellten Mittel bestätigt. Dies können Reisekosten, geschäftliche und betriebliche Bedürfnisse sein. In dem einen oder anderen Fall wird ein Vorabbericht erstellt, um nachzuweisen, wie viel tatsächlich ausgegeben wurde, ob ein Saldo vorliegt oder eine Mehrausgabe vorliegt.

Bei einer Mehrausgabe wird dieser Betrag an den Mitarbeiter zurückerstattet, bei einem Restbetrag muss dieser an der Kasse ausgehändigt werden.

Die Vorabmeldung muss von der Person ausgefüllt werden, an die die Mittel ausgezahlt wurden. Zusätzlich zu der Tatsache, dass Sie ein einheitliches Formular ausfüllen müssen, müssen Sie dem Bericht Belege beifügen, die den Nachweis berechtigter Ausgaben erbringen.

Kostennachweis

Der Vorabbericht wird im Formular Nr. AO-1 unter Berücksichtigung aller Anforderungen hinterlassen. Schließlich enthält der Bericht wichtige Informationen, ohne die er nicht als korrekt erstellt gilt. Der Bericht muss innerhalb von drei Tagen nach der Geldausgabe oder nach der Rückkehr von einer Geschäftsreise bei der Buchhaltung eingereicht werden.

Bei der Vorlage eines Vorabberichts werden Belege über die Ausgaben beigefügt. Allerdings gibt es Dokumente, die ein Mitarbeiter einer Organisation bereits vor der Dienstreise, beispielsweise ins Ausland, der Buchhaltung vorlegen muss. Dazu gehören die Krankenversicherung und die Bezahlung des Visums. Und nach der Rückkehr von einer Geschäftsreise werden dem Vorabbericht weitere Dokumente beigefügt, die die Kosten für Hotel und Reise bestätigen.

Wenn dem Vorabbericht keine Belege beigefügt sind, ist dies der Grund dafür, dass der Vorabbericht nicht den Anforderungen der Gesetzgebung der Russischen Föderation entspricht. Dies führt dazu, dass Dienstreisekosten nicht in die Kürzung der Steuerbemessungsgrundlage einbezogen werden können.

Es lohnt sich, einige Belege in Betracht zu ziehen:

Tagegeld. Um die Tatsache der Tagegeldausgaben zu bestätigen, genügt die Vorlage einer Reisebescheinigung. Die Höhe des Tagegeldes ist jedoch im Tarifvertrag der Organisation angegeben.
Transportkosten. Zur Bestätigung müssen Sie Tickets und Reisedokumente vorlegen.
Lebensunterhalt. Sie werden durch den Mietvertrag bestätigt, wenn die Wohnung für die Dauer einer Geschäftsreise gemietet wird. Wenn der Aufenthalt in einem Hotel stattfand, ist es wichtig zu beachten, in welcher Form die Zahlung erfolgt ist: bar oder bargeldlos. Bei bargeldloser Zahlung reicht die Vorlage eines Dokuments, einer Rechnung oder eines Hotelschecks aus. Bei Bargeld handelt es sich um Hotel- und Steuerschecks.

Vorab-Einlieferungsbericht

Alles beginnt mit der Ausgabe von Geldern an die verantwortliche Person. Eine Buchung erfolgt für Soll 71 und Haben 50, wenn Gelder aus der Kasse des Unternehmens ausgegeben wurden. Es kommt vor, dass ein Vorschuss von einem Girokonto auf eine Bankkarte überwiesen wird, dann lautet der Eintrag Dt 71 Kt 51. Das Dokument ist entweder eine Baranweisung mit der Unterschrift einer verantwortlichen Person oder ein Bankzahlungsauftrag, ein Auszug daraus das Girokonto.

Nachdem die Aufgabe abgeschlossen ist und die Belege vorliegen, müssen Sie den Vorschussbetrag abschließen. Es kann unterschiedliche Konten im Soll geben, es kommt darauf an, wofür genau das Geld ausgegeben wurde. Wenn für den Einkauf von Materialien, dann wird das Konto 10 verwendet, wenn für Waren, dann 41. Die Vorabmeldung für eine Geschäftsreise enthält folgende Einträge: Belastung der Konten 20, 26, 44, je nachdem, ob die Reise mit der zusammenhängt Produktionsaktivitäten des Unternehmens oder zum Handel. Im Allgemeinen sieht der Eintrag so aus: Dt 10 (41, 20, 26, 44) Kt 71.

Es kommt selten vor, dass der Betrag genau angegeben wird. Normalerweise ist mehr Geld vorhanden als benötigt oder weniger. Um den nicht genutzten Betrag zurückzuerstatten, erfolgt eine Buchung von Dt 50 Kt 71, bei Mehrausgaben für die Vorabmeldung erfolgt eine Buchung von Dt 71 Kt 50 (51).

Wenn sich herausstellt, dass der Mitarbeiter unehrlich ist, unangemessene Ausgaben getätigt oder keine Dokumente vorgelegt hat, erfolgt eine Eintragung Dt 94 Kt 71 – die Abschreibung des Betrags als Fehlbeträge und Verluste des Unternehmens. Dann Dt70 Kt 94 – Abzug des Geldes vom Gehalt des Arbeitnehmers, das aufgrund einer Vorabmeldung ausgestellt wurde. Hier endet die Hauptverkabelung.

Vorabberichtsformular

Die Mittel werden nach Unterzeichnung einer Bestellung an verantwortliche Personen zugewiesen. Es muss eine Liste der Personen, die erforderlichen Beträge sowie deren Verwendungszweck und Zeitpunkt der Ausstellung enthalten. Im Falle einer Dienstreise kann die Grundlage für die Ausstellung eines bestimmten Betrags die Reisebescheinigung des Mitarbeiters sein, auf der das Visum des Vorgesetzten vermerkt ist, oder ein Dienstreiseauftrag.

Die verantwortliche Person gibt auf der Vorderseite des Formulars den Namen der Organisation, ihren vollständigen Namen, ihre Position und ihre persönliche Personalnummer sowie den direkten Zweck des Vorschusses an.

Auf der Rückseite des Formulars gibt er außerdem diejenigen Dokumente an, die die Verwendung der erhaltenen Mittel bestätigen, und zwar unter Angabe der genauen Beträge. Jedem Dokument wird entsprechend der im Bericht festgelegten Reihenfolge eine Nummer zugewiesen, die zusammen mit dem Datum in den ersten drei Spalten eingetragen wird. Die vierte Spalte gibt die Art der Ausgabe an, und die fünfte und sechste Spalte geben den Betrag der Ausgabe in Rubel (Spalte 5) oder Währung (Spalte 6) an.

Das von der verantwortlichen Person ausgefüllte Formular wird zusammen mit den Belegen dem Buchhaltungsmitarbeiter übergeben. Er unterschreibt den Empfang aller Dokumente, gibt am Ende der Quittung das Datum der Bereitstellung an und übergibt diese der verantwortlichen Person.

Nachdem der Buchhaltungsmitarbeiter die Richtigkeit der Ausführung und Vervollständigung aller erhaltenen Unterlagen sowie den Aufwand an Finanzmitteln überprüft hat, werden die Spalten 7 und 8 ausgefüllt, in denen die Beträge der für die Buchhaltung übernommenen Ausgaben angegeben sind, sowie Spalte 9 für die Buchhaltungskontonummer vorgesehen.

Auf der Vorderseite des Formulars gibt der Buchhaltungsmitarbeiter den Restbetrag oder die Mehrausgaben der geleisteten Vorauszahlung an, Einzelheiten zu den Ausgaben oder Zahlungseingangsaufträgen, für die die endgültige Abrechnung erfolgt, und natürlich wird das Visum des Hauptbuchhalters ausgestellt .

Oben auf der Vorderseite des Formulars befindet sich eine spezielle Spalte, in der die Unterschrift des Leiters der Organisation oder einer bevollmächtigten Person mit einer Niederschrift platziert wird. Anschließend werden die rechenschaftspflichtigen Mittel abgeschrieben und es erfolgt eine endgültige Abrechnung mit der rechenschaftspflichtigen Person.

Abrechnung von Vorabmeldungen

1. Ausgabe von Geld auf Rechnung.

Im Verfahren zur Durchführung von Bargeldtransaktionen, das die Regeln für die Ausgabe von Bargeld auf Rechnung festlegt, gibt es keine Beschränkungen hinsichtlich der Höhe der ausgegebenen Beträge. Folglich kann die Organisation einen beliebigen Betrag für die Berichterstattung ausgeben.

Es muss jedoch berücksichtigt werden, dass unter Berücksichtigung der Beschränkungen des Höchstbetrags von Barzahlungen zwischen juristischen Personen (100.000 Rubel) in Fällen, in denen eine verantwortliche Person beispielsweise Waren von einem Dritten kauft, dies der Fall ist , während er im Namen seines Unternehmens handelt, sollte die Höhe einer Zahlung die festgelegte Grenze nicht überschreiten.

Grundlage für die Gewährung von Akontozahlungen ist in jedem Fall ein Antrag auf Geldgewährung, in dem die verantwortliche Person verpflichtet ist, den konkreten Zweck des Erhalts des Vorschusses und die Frist für den Erhalt des Geldes anzugeben. Der Antrag wird an die Leitung der Einrichtung gerichtet. Nach entsprechender Genehmigung durch den Manager geht es zur Geldausgabe an die Buchhaltung. In diesem Fall ist der Buchhalter verpflichtet, das Fehlen eines Saldos der vorherigen Vorauszahlung zu überprüfen (worüber im Antrag ein entsprechender Vermerk angebracht ist) und das entsprechende Analysekonto für das Konto 020800000 „Abrechnungen mit verantwortlichen Personen“ einzutragen.

Bei der Entsendung auf eine Dienstreise ist die Grundlage für die Geldausgabe die entsprechende Anordnung des Vorgesetzten, nach deren Lektüre der Mitarbeiter einen Antrag mit einer vorläufigen Berechnung der für die Dienstreise benötigten Mittel erstellt.

Es gibt auch Besonderheiten bei der Erstellung von Stellungnahmen in verschiedenen Situationen.

2. Wenn Kosten anfallen.

Nach der Rückkehr des Mitarbeiters von einer Geschäftsreise (oder nach dem Kauf von Lagerbeständen, dem Erhalt von Dienstleistungen usw.) erstellt er einen Vorabbericht in einheitlicher Form, der an die Buchhaltung übermittelt werden sollte. Wir weisen Sie darauf hin, dass dies spätestens drei Tage nach Rückkehr von einer Geschäftsreise erfolgen muss.

Wurde weniger ausgegeben als eingenommen, wird der Restbetrag der nicht ausgegebenen Beträge gemäß der Kasseneingangsbestellung an die Kasse zurückgegeben.

Wurde mehr ausgegeben als eingenommen, wird der Mehraufwand laut Vorabmeldung dem Arbeitnehmer mittels einer Kassenquittung ausgestellt.

3. Der Buchhalter prüft die bestimmungsgemäße Verwendung der dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellten Mittel.

4. Die überprüfte Spesenabrechnung wird vom Manager oder einer autorisierten Person genehmigt.

Über Primärdokumente

Gemäß Artikel 9 des Bundesgesetzes Nr. 129-FZ „Über die Rechnungslegung“ (im Folgenden als Gesetz Nr. 129-FZ bezeichnet) müssen alle von einer Organisation durchgeführten Geschäftstransaktionen durch Belege dokumentiert werden. Diese Dokumente dienen als primäre Buchhaltungsunterlagen, auf deren Grundlage die Buchhaltung durchgeführt wird. Primäre Buchhaltungsunterlagen werden zur Buchhaltung akzeptiert, wenn sie gemäß der in den Alben einheitlicher Formen der Primärdokumentation enthaltenen Form zusammengestellt sind. Dokumente, deren Form in diesen Alben nicht vorgesehen ist, müssen die in Absatz 2 der Kunst aufgeführten obligatorischen Angaben enthalten. 9 des Gesetzes Nr. 129-FZ. Nach Ablauf der festgelegten Frist ist der Mitarbeiter der Organisation, der die Mittel für den Bericht erhalten hat, verpflichtet, der Buchhaltung einen Vorabbericht unter Beilage aller Belege zur Bestätigung der entstandenen Kosten vorzulegen.

Die dem Vorabbericht beigefügten Belege müssen folgende Grundvoraussetzungen erfüllen:

Belege müssen im Original eingereicht werden;
- formal müssen sie den anerkannten Anforderungen für die Registrierung und Vervollständigung der Primärdokumente entsprechen;
- Je nach Art der Transaktionen muss der Zusammenhang der Belege mit dem Verwendungszweck des an die verantwortliche Person ausgezahlten Barvorschusses festgestellt werden.

Wenn sie das restliche Geld nicht zurückgeben wollen

Wie wir oben geschrieben haben, muss ein Mitarbeiter, wenn er weniger ausgegeben hat, als er erhalten hat, den Rest der nicht ausgegebenen Beträge mittels einer Zahlungseingangsbestellung an die Kasse des Instituts zurückgeben.

Abzüge können insbesondere für die Rückzahlung eines im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise nicht in Anspruch genommenen und nicht rechtzeitig zurückerstatteten Vorschusses vorgenommen werden. In diesem Fall muss der Arbeitgeber spätestens einen Monat nach Ablauf der für die Rückerstattung des Vorschusses festgelegten Frist über die Einbehaltung entscheiden, sofern der Arbeitnehmer die Gründe und die Höhe der Einbehaltung nicht bestreitet.

Der Arbeitgeber formalisiert die getroffene Entscheidung in der Regel in Form einer Anordnung oder Weisung, wobei eine einheitliche Form einer solchen Anordnung durch Rechtsakte nicht festgelegt ist. In diesem Fall muss die Einrichtung zunächst die schriftliche Zustimmung des Arbeitnehmers zum Einbehalt von Lohnbeträgen einholen. Der Gesamtbetrag der Quellensteuer darf 20 % des dem Arbeitnehmer zustehenden Lohns (nach Abzug der Einkommensteuer) nicht überschreiten.

Vorverkaufskarten

Die Belege für die Erstellung eines Vorabberichts bei der Bestätigung der Aufwendungen für die Gewinnbesteuerung auf einem elektronischen Ticket sind in diesem Fall folgende:

In Papierform ausgestellter Reiseplan/Ticketbeleg mit Angabe der Flugkosten;
- Bordkarte, die den Flug einer Person auf der im elektronischen Ticket angegebenen Route bestätigt (Schreiben des Finanzministeriums Russlands Nr. 03-03-06/1/515).

Was passiert, wenn einige Angaben im Reiseplan/Beleg fehlen? Ist es möglich, ein solches Ticket zur Registrierung zu akzeptieren?

Nach Angaben des Finanzministeriums ist dies unmöglich. Er weist darauf hin, dass der Reiseplan/die Quittung Informationen über die Flugkosten und die Zahlungsweise enthalten muss. Sie bekräftigen ihre Position dadurch, dass der Weg/Empfang eines elektronischen Tickets ein Dokument mit strenger Rechenschaftspflicht ist und für die Durchführung von Barzahlungen oder Zahlungen mit Zahlungskarten ohne Verwendung von Registrierkassen (Kassengeräten) bestimmt ist (Ziffer 2 von Klausel 1 der Verordnung des russischen Verkehrsministeriums Nr. 134 „Über die Festlegung der Form eines elektronischen Passagiertickets und Gepäckbelegs in der Zivilluftfahrt“).

Daher muss der Reiseplan/die Quittung folgende obligatorische Angaben enthalten:

Eindeutige elektronische Ticketnummer;
- Datum der Registrierung;
- Informationen über den Passagier;
- Flugnummer;
- Name des Beförderers;
- Datum und Uhrzeit der Abreise;
- Tarif;
- Zahlungsart;
- Name der Flughäfen/Abflugorte;
- Gesamttransportkosten;
- Buchungsklasse und Statuscode.

Zur Bestätigung der Ausgaben muss das Unternehmen nach Angaben des Finanzministeriums nicht nur über einen Reiseplan/eine Quittung mit allen Einzelheiten, sondern auch über eine Bordkarte verfügen. Darüber hinaus muss die verantwortliche Person auch Dokumente vorlegen, die die Zahlung des elektronischen Tickets bestätigen.

Die Beamten konzentrieren sich insbesondere auf die Angabe der Flugkosten und der Zahlungsart im Reiseplan/auf der Quittung. Es ist nicht klar, warum sie diese besonderen Details als die wichtigsten ausgewählt haben.

Um die Kosten eines Flugtickets gewinnsteuerlich nachweisen zu können, sind daher folgende Unterlagen erforderlich:

Reiseplan/Ticketbeleg;
- Bordkarte;
- Dokumente, die die Zahlung des Tickets bestätigen

Barvorschussbericht

Wenn Sie im Fenster zum Erstellen einer Vorabmeldung eine verantwortliche Person auswählen, zeigt das Programm in der Tabelle „Letzte Vorschüsse“ sofort an, welche aktuellen Schulden die verantwortliche Person hat, wann und welche Beträge sie eingenommen hat.

Wir müssen den Ausgabenposten und den ausgegebenen Betrag angeben. Nach dem Speichern der Spesenabrechnung wird dieser Betrag als Spesen für den ausgewählten Posten erfasst.

Im Programm sind Vorabberichte nicht direkt mit Spesenaufträgen verknüpft, für die die verantwortliche Person Geld erhalten hat. Wenn also ein Mitarbeiter den ausgegebenen Betrag für verschiedene Ausgabenposten ausgegeben hat, können Sie einfach zwei Spesenabrechnungen mit unterschiedlichen Posten für beide Teile des Betrags erstellen. Außerdem hätte dem Mitarbeiter mehrmals Geld ausgezahlt werden können, aber mit einer Vorabmeldung kann dies abgeschlossen werden.

Das Programm bietet eine einfache Möglichkeit, die gesamten Schulden einer verantwortlichen Person zu begleichen, d. h. den Restbetrag der Schulden aus der Vorabmeldung sofort in die Kasse einzuzahlen. Dazu müssen Sie das Kontrollkästchen „Quittungsauftrag erstellen“ für den Restbetrag aktivieren.

In diesem Fall wird die Schuld vollständig zurückgezahlt, das Programm erstellt automatisch einen Empfangsauftrag über den Restbetrag und Sie müssen nur noch den angegebenen Betrag in die Kasse einzahlen.

Diese Methode der vollständigen Deckung der Schulden einer verantwortlichen Person bei der Erstellung einer Vorabmeldung kann auch im umgekehrten Fall angewendet werden, wenn die verantwortliche Person mehr Geld für Einkäufe ausgegeben hat, als sie aus der Kasse erhalten hat. In diesem Fall wird beim Speichern der Vorababrechnung ein Spesenauftrag in Höhe der Nachzahlung erstellt, um die für den Kauf aufgewendeten persönlichen Mittel auszugleichen.

Kassenberichte

Mit dem Programm können Sie mehrere zusammenfassende Berichte mit Bargeldinformationen erhalten. Berichte können über das Menü „Berichte“ des Untermenüs „Kassierer“ oder über die entsprechenden Schaltflächen auf der Registerkarte „Kassierer“ geöffnet werden.

Der wichtigste Kassenbericht ist „Einnahmen und Ausgaben“, mit dem Sie die gesamten Geldeinnahmen für einen bestimmten Zeitraum, gruppiert nach Einnahmeposten, anzeigen können. Und auch die Gesamtkosten des Unternehmens werden nach Aufwandsposten gruppiert.

Bitte beachten Sie, dass an verantwortliche Personen ausgezahlte Beträge nicht in diesem Bericht enthalten sind; sie werden erst nach Vorlage des Vorabberichts in die Ausgaben einbezogen.

Mit dem zweiten Kassenbericht können Sie die aktuellen Schulden der verantwortlichen Personen einsehen.

Wenn das Programm außerdem mehrere Organisationen oder Kassen nutzt, zeigt der Bericht sowohl den Gesamtbetrag der Schulden als auch die Beträge für jede Organisation oder Kasse an.

Aus dem Schuldenbericht der verantwortlichen Personen können Sie bequem zu einem detaillierten Bewegungsbericht für jede verantwortliche Person gelangen; doppelklicken Sie dazu einfach auf den entsprechenden Schuldner. Auf diesen Bericht kann auch über das Menü zugegriffen werden.

Bitte beachten Sie, dass der Bericht nur Bewegungen für einen bestimmten Zeitraum anzeigt, ohne den Eröffnungssaldo zu Beginn des Zeitraums zu berücksichtigen. Daher entspricht die Differenz zwischen den Gesamtbeträgen auf dieser Abrechnung nicht immer dem geschuldeten Betrag.

Das Wesentliche der Spesenabrechnung

Der Vorschussbericht wird von der verantwortlichen Person selbstständig auf der Grundlage von Dokumenten erstellt, die die Verwendung der zuvor ausgestellten Vorschussbeträge bestätigen. Bei der Erstellung einer Spesenabrechnung wird das Formular in einer Ausfertigung verwendet. Bei diesem Dokument handelt es sich um ein kombiniertes Primärdokument. Dies hat mehrere Gründe. Zum einen gibt es allgemeine Informationen über die ausgegebenen Mittel, zum anderen dient die Vorabmeldung als Grundlage für die Einbeziehung der angegebenen Mittelbeträge in die Herstellungskosten, nicht betrieblichen Aufwendungen oder Vertriebskosten.

Bei der Erstellung einer Spesenabrechnung kommen traditionell Softwareprodukte zum Einsatz. Durch das elektronische Ausfüllen von Formularen können Sie mögliche Fehler bei der Erstellung von Berichten minimieren.

Vorabmeldungen werden drei Jahre lang gespeichert, sofern die Voraussetzungen für den Abschluss der Prüfung und die Durchführung einer planmäßigen Betriebsprüfung vorliegen.

Das Gesetz sieht vor, dass Personen, die Mittel zur Meldung bestimmter Ausgaben erhalten, verpflichtet sind, spätestens 3 Werktage nach Ablauf des Zeitraums, für den die Mittel ausgegeben wurden, der Buchhaltung einen Bericht in der festgelegten Form über die ausgegebenen Beträge vorzulegen . Wenn Sie über ungenutztes Bargeld verfügen, müssen Sie es an der Kasse zurückgeben, außer in den durch die geltende Gesetzgebung vorgesehenen Fällen. Das Vorabmeldeformular muss zunächst bei der Buchhaltung eingeholt werden.

Zur Bestätigung der Ausgaben für den Kauf von Produkten werden eine Quittung des KV-1-Formulars, ein Coupon, eine Barquittungsbestellung und andere durch die geltende Gesetzgebung genehmigte Quittungsdokumente verwendet. Darüber hinaus ist die Vorlage einer Kassenquittung erforderlich, die die Nummer und den Namen des Unternehmens bzw. Unternehmers, das Datum des Verkaufs, den Namen, die Menge, den Preis der Ware und den gezahlten Betrag enthält. Der Scheck muss von der Person unterzeichnet werden, die die Ware direkt freigegeben hat; die Position, der Nachname und die Initialen dieser Person müssen angegeben werden.

Zu hohe Ausgaben für Vorabberichte

Die Zahlung der anrechenbaren Beträge erfolgt auf Antrag des Arbeitnehmers (Ziffer 6.3 der Weisung Nr. 3210-U). Es ist jedoch nicht erforderlich, einen Antrag auf Erstattung zu viel ausgegebener Ausgaben zu stellen.

Grundlage für die Rückerstattung des vom Arbeitnehmer ausgegebenen Geldes ist eine Vorabmeldung. Dem Antrag ist eine Liste mit Belegen über die laufenden Ausgaben beizufügen (siehe Untertitel „Allgemeine Informationen“).

Die Rückerstattung der vom Mitarbeiter ausgegebenen Gelder erfolgt nach Genehmigung des vom Kassierer überprüften Berichts durch den Unternehmensleiter. Die Bereitstellung von Belegen ist nicht nur für den Arbeitnehmer, sondern auch für den Arbeitgeber wichtig.

Denn sie sind die Grundlage für die Einbeziehung der einem Arbeitnehmer entstandenen Kosten in die Kosten, die bei der Besteuerung des Unternehmensgewinns berücksichtigt werden (Artikel 252 der Abgabenordnung der Russischen Föderation).

Wenn eine Organisation die Barzahlungsmethode zur Berechnung der Ausgaben verwendet, werden die entstandenen Ausgaben bei der Zahlung von Waren und Dienstleistungen berücksichtigt (Artikel 273 der Abgabenordnung der Russischen Föderation).

Dadurch werden Aufwendungen bereits im Berichtszeitraum bei der Genehmigung des Vorabberichts berücksichtigt. Im Falle einer Überschreitung wird der darüber hinausgehende Betrag erst nach Auszahlung an den Mitarbeiter des Unternehmens in den Ausgaben des Unternehmens berücksichtigt.

Mit anderen Worten, wenn die Mehrausgaben später als in der Vorabmeldung ausgegeben wurden, wird die Kostenrechnung bei der Zahlung des Geldes an den Arbeitnehmer in einem bestimmten Steuerzeitraum berücksichtigt.

Eine etwaige Überschreitung des Grenzwertes wird durch eine vom Unternehmensleiter benannte verantwortliche Person überwacht.

Die Rückerstattung von Mehrausgaben muss innerhalb einer angemessenen Frist erfolgen. Sollte die Kasse des Unternehmens nicht über den erforderlichen Betrag verfügen, können die Parteien eine Ratenzahlung vereinbaren.

Gleichzeitig muss der Arbeitgeber bedenken, dass der Arbeitnehmer bei nicht rechtzeitiger Erfüllung seiner Verpflichtungen Schadensersatz verlangen kann (Artikel 395 des Bürgerlichen Gesetzbuchs der Russischen Föderation).

Die Rückerstattung von Geldern an die verantwortliche Person erfolgt auf die gleiche Weise wie die Ausgabe von Geldern. Sie können Geld über die Kasse des Unternehmens erhalten.

Bei der Geldausgabe erteilt der Kassierer einen Barausgleichsauftrag in Höhe des überzogenen Betrags.

Erstellung eines Vorabberichts

Dem Bericht sind Belege beizufügen.

Die Erstellung eines Vorabberichts obliegt zunächst der verantwortlichen Person. Nach der Erstellung wird der Bericht der Buchhaltung zur Prüfung und Genehmigung durch den Leiter der Organisation vorgelegt. Dies ist kein kompliziertes Verfahren, aber es ist wichtig zu wissen, wie man eine Spesenabrechnung erstellt. Bei der Erstellung einer Spesenabrechnung sollten Sie auf alle wichtigen Punkte achten, da eine falsche Ausführung zu Verwirrung führt.

Was Sie beim Auschecken beachten sollten

Das Vorabberichtsformular ist ein einheitliches und genehmigtes Formular AO-1. Das Formular ist in einfacher Ausfertigung auszufüllen und muss innerhalb von drei Tagen nach Eingang des vorab ausgezahlten Geldes bzw. ab dem Zeitpunkt der Rückkehr von einer Dienstreise ausgestellt werden.

Um sich nicht zu fragen, wie man einen Vorabbericht richtig erstellt, müssen Sie zwei wesentliche Nuancen beachten:

1. Ein Vorabbericht und eine Anordnung des Leiters der Organisation sind die wichtigsten Dokumente, die die finanziellen Beziehungen der verantwortlichen Person und der Organisation regeln. In der Anordnung wird festgelegt, wer Anspruch auf eine Anzahlung hat. Darüber hinaus berücksichtigt die Anordnung den Zeitrahmen, innerhalb dessen über die ausgegebenen Mittel zu berichten ist. Werden die Fristen in der Anordnung nicht berücksichtigt, rechnet das Finanzamt für die Abgabe einer Meldung mit drei Tagen ab dem Tag der Rückkehr von einer Dienstreise.
2. Bevor Sie darüber nachdenken, wie Sie einen Vorabbericht erstellen, müssen Sie verstehen, dass der Vorabbericht ein geregeltes Formular Nr. AO-1 hat, das befolgt werden muss. Dieses Formular wurde durch einen Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation genehmigt. Nach dem Ausfüllen des Formulars muss dieses zusammen mit Dokumenten eingereicht werden, die die Tatsache der Ausgaben bestätigen.

Designregeln

Das Vorabmeldeformular ist doppelseitig.

Auf der Vorderseite muss die verantwortliche Person folgende Informationen angeben:

Der Name der Organisation, die die rechenschaftspflichtigen Mittel ausgegeben hat.
Datum der Fertigstellung des Vorberichts und seine Seriennummer.
Persönliche Daten der verantwortlichen Person.
Arbeitsort, Abteilung, in der er arbeitet, Personalnummer, Position.
Hier auf dem Formular befindet sich eine Tabelle, die Informationen über den erhaltenen Vorschuss, seine Ausgaben und den Restbetrag enthält.

Auf der Rückseite werden dort Dokumente angezeigt, die alle oben genannten Ausgaben bestätigen. Die Buchhaltung prüft sorgfältig die Richtigkeit der Spesenabrechnung, woraufhin das Formular mit einem Genehmigungsvermerk und der Unterschrift des Buchhalters versehen wird.

Vorabbericht des vereinfachten Steuersystems

Das individuelle Unternehmertum als Geschäftsform ermöglicht Ihnen die Nutzung einer recht breiten Palette von Steuern. Es hängt alles sowohl von den Umständen als auch von den Wünschen des Unternehmers selbst ab. Doch wie die Praxis zeigt, nutzen Personen, die als Einzelunternehmer registriert sind, in den meisten Fällen eine vereinfachte Besteuerungsart.

Dies ist vor allem darauf zurückzuführen, dass diese Zahlungsart die Ausübung der Wirtschaftstätigkeit erheblich vereinfacht. Dieser Umstand äußert sich in der Abschaffung der Zahlung anderer Steuern, in der Vereinfachung der Meldung an staatliche Stellen etc. Der Zweck der vereinfachten Besteuerung besteht darin, den Vertretern kleiner und mittlerer Unternehmen die Tätigkeit zu erleichtern und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich weiterzuentwickeln.

Die vereinfachte Steuer hat wie jede andere Pflichtzahlung ihre eigenen Merkmale, zu denen die Häufigkeit der Zahlungen, ihre Höhe und die Berichterstattung gehören. Jeder dieser Punkte macht das vereinfachte Steuersystem zu etwas Besonderem und unterscheidet es von anderen Steuerarten.

Im Allgemeinen ist es bei der Betrachtung der Frage der Berichterstattung im Rahmen einer vereinfachten Steuer zunächst erforderlich, kurz das Wesentliche dieser Besteuerung darzulegen. Bei einer vereinfachten Art von Steuern handelt es sich also um ein besonderes System obligatorischer Zahlungen des Staates für die Ausübung unternehmerischer Tätigkeiten.

Eine Nutzung ist nur möglich, wenn der Unternehmer alle notwendigen Voraussetzungen erfüllt.

Der Gesetzgeber hat Folgendes aufgenommen:

Die angeheuerte Belegschaft eines einzelnen Unternehmers sollte 100 Personen nicht überschreiten;
der Gesamtgewinn des Unternehmers für das Betriebsjahr muss weniger als 60 Millionen Rubel betragen;
Der Wert des Eigentums, das ein Unternehmer zur Ausübung seiner wirtschaftlichen Tätigkeit nutzt, darf 100 Millionen Rubel nicht überschreiten.

Nur wenn jedes dieser Kriterien erfüllt ist, hat ein einzelner Unternehmer die Möglichkeit, bei der Anmeldung seiner Tätigkeit ein vereinfachtes Besteuerungssystem für sich zu wählen oder mit einem anderen Zahlungssystem auf diese Steuerart umzusteigen. Es sei daran erinnert, dass der Übergang erst ab der nächsten Steuerperiode, also dem nächsten Jahr, möglich ist. Der Antrag selbst muss bis zum 31. Dezember beim Finanzamt eingereicht werden.

Das vereinfachte System hat zwei Untertypen. Das erste ist Einkommen. Ziel ist es, für einen bestimmten Steuerzeitraum einen Satz von 6 % vom Gewinn des Unternehmers abzuziehen. Zweitens – Einnahmen – Ausgaben. Dieses System bedeutet, dass aus der Differenz zwischen dem Gewinn des Unternehmers und seinen Kosten ein Satz von 15 % berechnet wird. Die Wahl der Art ist für jeden einzelnen Unternehmer individuell und erfolgt freiwillig.

Die meisten Unternehmer neigen dazu, ein solches Besteuerungssystem zu nutzen, da keine Steuern wie Einkommens- und Mehrwertzahlungen gezahlt werden. Darüber hinaus enthielt diese Liste bis vor kurzem auch die Grundsteuer eines Unternehmers, diese Regelung wurde jedoch abgeschafft. Heutzutage sind Einzelunternehmer zur Zahlung dieser Steuerart verpflichtet. Aber bevor Sie verzweifeln, sollten Sie einen Blick in die regionalen Liegenschaftskataster werfen, die eine Liste der steuerpflichtigen Liegenschaften enthalten. Nur wenn dort Immobilien vorhanden sind, die der einzelne Unternehmer für seine Arbeit nutzt, ist es erforderlich, auf bestimmte Immobilien Steuern zu zahlen.

Bericht eines einzelnen Unternehmers an das vereinfachte Steuersystem

Jeder Unternehmer, der das vereinfachte Steuersystem nutzt, stellt sich irgendwann die Frage, welche Meldungen er im vereinfachten Steuersystem abgeben muss. Schließlich ist jede Person, unabhängig von der Besteuerungsform, verpflichtet, dem Finanzamt eine bestimmte, gesetzlich vorgesehene Liste von Dokumenten vorzulegen.

Ein Bericht über das vereinfachte Steuersystem ist die Vorlage eines besonderen Dokuments. Zahler der vereinfachten Besteuerung sind verpflichtet, für das vergangene Jahr eine neue Mustererklärung für das vereinfachte Steuersystem zu verwenden. Das neue Formular enthält mehr Abschnitte als das alte. Im Vergleich zum vorherigen Muster sieht die neu eingeführte Erklärung ein detailliertes Verfahren zum Abzug jeder Vorauszahlung vor und ermöglicht deren Einbeziehung in den Gesamtsteuerbetrag. Je nachdem, welcher Gegenstand direkt der Steuer unterliegt, werden Abschnitte der Erklärung ausgefüllt. Beispielsweise richten sich die Abschnitte 1.1 und 2.1 ausschließlich an Einzelunternehmer, die das Berechnungssystem „Einkommen“ nutzen. Und die Abschnitte 1.2 und 2.2 werden von den Einzelunternehmern ausgefüllt, die die Unterart „Einnahmen – Ausgaben“ der vereinfachten Besteuerung nutzen. Diese Möglichkeit, eine Erklärung zu verfassen, vereinfacht das Ausfüllen erheblich und verringert die Wahrscheinlichkeit von Verwechslungen in den Abschnitten. Die restlichen Änderungen sind rein technischer Natur.

Berichte über das vereinfachte Steuersystem werden jährlich vorgelegt. Das heißt, dass der Steuerbehörde jährlich eine staatlich ausgestellte Erklärung vorgelegt wird. Gleichzeitig muss der Jahresbericht des vereinfachten Steuersystems alle Daten enthalten, die in ein solches Dokument aufgenommen werden müssen. Der Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember ist in diesem Fall der Berichtszeitraum, sollte jedoch nicht mit der Frist für die Abgabe einer Erklärung beim Steueramt verwechselt werden. Jeder Unternehmer hat die Möglichkeit, ein Muster eines solchen Dokuments beim Finanzamt oder auf der offiziellen Website des Steueramtes zu finden. Darüber hinaus kann die Erklärung hier heruntergeladen werden (Muster).

Das Berichtsformular für das vereinfachte Steuersystem muss bis zum 30. April bei der Regierungsbehörde eingereicht werden. Dies ist die wichtigste Regel, die bei der Zusammenarbeit mit der Steuerbehörde beachtet werden muss. Darüber hinaus ist zu bedenken, dass die verspätete Bereitstellung eines solchen Dokuments die Verhängung von Strafen nach sich ziehen kann. Die Höhe des Bußgeldes hängt heute davon ab, ob die Steuer vor Abgabe der Steuererklärung gezahlt wurde oder nicht. Im ersten Fall beträgt die Strafe 1.000 Rubel und im zweiten Fall wird sie als Prozentsatz (5 %) des Betrags der nicht gezahlten Steuer berechnet. Gleichzeitig werden diese Beträge für jeden überfälligen Monat berechnet. In diesem Fall spielt es keine Rolle, ob der Monat bereits vollständig vergangen ist – es reicht aus, dass der erste Tag des Monats angekommen ist.

Daher lohnt es sich, darüber nachzudenken und festzulegen, wie eine solche Erklärung am günstigsten abgegeben werden kann. Heutzutage hat ein Unternehmer die Möglichkeit, ein Dokument persönlich vorzulegen, per Post zu versenden oder über einen Bevollmächtigten einzureichen.

Die erste Option wird am häufigsten verwendet, da sie keine zusätzlichen Maßnahmen erfordert. Ein Unternehmer muss lediglich eine Erklärung ausfüllen, das Originaldokument zur Bestätigung seiner Identität (Reisepass) mitnehmen und sich an den Steuerdienst am Ort der Registrierung und Abrechnung seiner Tätigkeit wenden. Die Erklärung wird dem Finanzbeamten vorgelegt. In diesem Fall empfehlen Experten, eine Kopie dieser Erklärung anzufertigen und den Finanzbeamten zu bitten, darauf einen Vermerk anzubringen, der besagt, dass ein solches Dokument von der Steuerbehörde akzeptiert wurde. Durch diese Maßnahmen erhält der Unternehmer den Nachweis, dass die Steuererklärung rechtzeitig eingereicht wurde.

Die zweite Möglichkeit, ein Dokument beim Steueramt einzureichen, wird am häufigsten von Unternehmern genutzt, die sich aufgrund bestimmter Umstände weit entfernt von der Steuerbehörde am Ort der Registrierung befinden und die Erklärung nicht rechtzeitig selbst abgeben können. Um ein Dokument einzureichen, reicht es daher aus, sich an ein Postamt zu wenden. Die Erklärung muss per Einschreiben an die Adresse des Finanzamtes gesendet werden. Sehr oft wird diese Option gewählt, wenn ein Unternehmer bis zum Ende des Arbeitstages am 30. April keine Zeit hat, eine Erklärung beim Finanzamt abzugeben. In diesem Fall können Sie auch den Postweg nutzen und für die fristgerechte Einreichung reicht es aus, wenn das Versanddatum auf dem Umschlag der 30. April ist. In diesem Fall ist es völlig unerheblich, dass der Brief nach der Schließung des Finanzamtes versandt wurde. Die Tatsache, dass die Einreichung am 30. April erfolgte, bleibt unbestreitbar.

Darüber hinaus gibt es noch eine weitere Möglichkeit – die Abgabe einer Erklärung durch einen Bevollmächtigten. Bei dieser Methode handelt es sich um die Einreichung eines Dokuments durch einen Dritten. Wenn ein Unternehmer nicht die Möglichkeit oder auch nur den Wunsch hat, sich selbstständig an das Steueramt am Ort der Registrierung zu wenden, hat er das Recht, diese Aufgaben einer anderen Person zu übertragen. Dies geschieht mit Hilfe einer Vollmacht – einem besonderen Dokument, in dem der Unternehmer angibt, dass er einer bestimmten Person das Recht einräumt, seine Interessen gegenüber dem Steueramt zu vertreten, insbesondere bei der Abgabe einer Erklärung.

Mit Hilfe dieser Vollmacht und dem Original-Ausweisdokument gibt die bevollmächtigte Person eine Erklärung gegenüber dem Finanzamt ab. Bei Treuhändern kann es sich entweder um einen Mitarbeiter oder einen Bekannten des Unternehmers handeln. Darüber hinaus gibt es heute auf dem Dienstleistungsmarkt eine recht breite Palette von Unternehmen, die neben der rechtlichen Betreuung der Tätigkeit einzelner Unternehmer auch die Vertretung seiner Interessen in staatlichen Stellen, insbesondere im Steuerdienst, anbieten. Dazu schließt der Unternehmer mit einer solchen Organisation einen Vertrag ab und erteilt zudem eine Vollmacht zur Bestätigung der Berechtigung zur Vertretung seiner Interessen. Anschließend gibt die Person gegen eine im Vertrag festgelegte Gebühr eine Erklärung dafür ab.

Darüber hinaus steht die Technologie nicht still und der Steuerdienst hat begonnen, eine elektronische Ressource zu nutzen, um den Prozess der Bereitstellung von Meldeunterlagen zu vereinfachen. Dieses Funktionsprinzip besteht darin, dass der Unternehmer mittels Telekommunikation mit den Steuerbehörden kommuniziert. Das heißt, die Jahreserklärung wird über das Internet an die zuständige Aufsichtsbehörde übermittelt. Jeder einzelne Unternehmer, der solche Übermittlungskanäle nutzt, muss über ein spezifisches Programm für den Versand dieser Art von Dokumentation verfügen. Die wichtigsten sind eine elektronische Signatur, ein Programm zum Verschlüsseln von Ergebnissen und ein Programm zum Entschlüsseln der Eingabekorrespondenz. Sie können ein solches Produkt bei speziellen Unternehmen erwerben, die über eine Lizenz für diese Art von Tätigkeit verfügen.

Viele Unternehmer fragen sich, welche Meldungen im vereinfachten Steuersystem vierteljährlich, monatlich oder halbjährlich eingereicht werden müssen. Die Antwort auf diese Frage ist klar: keine. Die Berichterstattung des Unternehmers besteht lediglich in der Abgabe einer jährlichen Erklärung. Es müssen keine weiteren Unterlagen vorgelegt werden. Auch das Einnahmen- und Ausgabenbuch, das bisher zwingend dem Finanzamt vorgelegt werden musste, wird nicht mehr vorgelegt. Für einen Unternehmer reicht es aus, ein solches Dokument einfach in gehefteter Form aufzubewahren. Eine Bescheinigung gegenüber dem Finanzamt ist nicht mehr wie bisher erforderlich.

Nicht selten wird die Bereitstellung eines Berichts mit der eigentlichen Steuerzahlung verwechselt. Hierbei ist zu beachten, dass die Pflichtzahlungen selbst vierteljährlich erfolgen müssen. Das heißt, ein Unternehmer ist verpflichtet, alle drei Monate Steuern für die Ausübung seiner Tätigkeit zu zahlen. Gleichzeitig ist er verpflichtet, diese Zahlung vor dem 25. Tag des ersten auf das Quartal folgenden Monats zu leisten. Darüber hinaus ist für solche Aktionen keinerlei Meldung erforderlich. Bei der Abgabe der Steuererklärung berechnen sie auch den zu zahlenden Betrag unter Berücksichtigung der ersten drei Quartalsraten, da die vierte Rate unmittelbar vor Abgabe der Steuererklärung gezahlt wird.

Vorabbericht der verantwortlichen Person

Die Ausgabe von Bargeld an Mitarbeiter (auf Rechnung) kann zu folgenden Zwecken erfolgen:

Vorschuss für Geschäfts- und Betriebskosten;
- Vorauszahlung der Reisekosten;
- um dem Arbeitnehmer entstandene Reisekosten zu erstatten.

Zur Ausstellung aus der Registrierkasse wird eine Spesenabrechnung ausgefüllt (Formular Nr. KO-2 „Spesenabrechnung“, genehmigt durch Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands Nr. 88). Nach der Registrierung wird das Dokument vom Manager, Hauptbuchhalter oder autorisierten Personen unterzeichnet.

Eine Organisation kann Gelder beispielsweise per bargeldloser Überweisung auf ein Konto überweisen, das für einen Mitarbeiter bei einer Bank im Rahmen eines „Gehaltsprojekts“ eröffnet wurde. Um jedoch Konflikte mit Kontrollorganisationen zu vermeiden, ist es besser, für verantwortliche Personen spezielle Kartenkonten bei der Bank zu eröffnen.

Der Verantwortliche für alle Möglichkeiten der Mittelvergabe an ihn (für geschäftliche Zwecke, zum Erwerb von Sachwerten, bei Entsendung auf Geschäftsreise etc.) ist verpflichtet, vorab einen Bericht über die ausgegebenen Mittel auszufüllen. Gemäß Absatz 11 des Verfahrens zur Durchführung von Bargeldtransaktionen in der Russischen Föderation, genehmigt durch den Beschluss des Verwaltungsrats der Zentralbank der Russischen Föderation Nr. 40, sind Personen, die Bargeld auf Rechnung erhalten haben, verpflichtet, spätestens drei Arbeitstage zu verbringen Tage nach Ablauf des Ausstellungszeitraums oder ab dem Datum der Rückkehr dieser Personen von Dienstreisen einen Bericht über die ausgegebenen Beträge an die Buchhaltung der Organisation vorlegen und eine Abschlusszahlung dafür leisten. In diesem Fall wird der Zeitraum, für den die Anzahlung gewährt wird, vom Leiter der Organisation festgelegt.

Die Auszahlung von Bargeld auf Rechnung erfolgt nur an eine Person, die in einem Arbeitsverhältnis mit der Organisation steht. Eine Weitergabe an andere Personen ist untersagt. Für die Bargeldausgabe ist ein vollständiger Bericht einer bestimmten verantwortlichen Person über den ihr zuvor gewährten Vorschuss erforderlich. Die Übertragung von auf Rechnung ausgestellten Geldern von einer Person an eine andere ist verboten.

Arbeitnehmer, die Bargeld auf Rechnung erhalten haben, sind daher verpflichtet, spätestens drei Werktage nach Ablauf des Ausstellungszeitraums oder ab dem Tag ihrer Rückkehr von einer Dienstreise einen Bericht über die ausgegebenen Beträge vorzulegen an die Buchhaltung des Unternehmens senden und eine Schlusszahlung dafür leisten.

Eine Vorabmeldung dient zur Abrechnung der an verantwortliche Personen ausgegebenen Gelder. Der Beschluss Nr. 55 des Staatlichen Statistikausschusses Russlands genehmigte die Form eines Vorabberichts (Formular Nr. AO-1) zur Abrechnung der im Rahmen des Berichts für Verwaltungs- und Geschäftsausgaben ausgegebenen Mittel. Das Formular Nr. AO-1 wird von juristischen Personen aller Eigentumsformen verwendet, mit Ausnahme von Haushaltsinstituten. Das Vorabberichtsformular für Haushaltsinstitutionen wurde durch die Verordnung des Finanzministeriums Russlands Nr. 123n genehmigt. Daher wird für Haushaltsinstitutionen die Vorabmeldung (Formular Nr. 0504049) verwendet.

Allgemeine Regeln zum Ausfüllen eines Vorabberichts

Die Vorabmeldung dient der Erfassung von Abrechnungen mit verantwortlichen Personen. Das Spesenabrechnungsformular ist ein zweiseitiges Dokument. Verantwortliche Personen machen auf der Vorderseite der Vorabmeldung Angaben zu ihrer Person und füllen auf der Rückseite der Vorabmeldung in den Spalten 1 – 6 die tatsächlich ausgegebenen Beträge mit Belegen über die entstandenen Ausgaben aus. In der Buchhaltung werden Vorabmeldungen auf die Richtigkeit der Ausführung und das Vorhandensein von Belegen über die angefallenen Aufwendungen und die Verwendungszwecke geprüft und die Spalten 7 – 10 der Rückseite der Vorabmeldung mit Angaben über die Vorabmeldung ausgefüllt von der Buchhaltungsabteilung für die Buchhaltung akzeptierte Ausgaben. Verifizierte Spesenabrechnungen werden vom Leiter der Organisation genehmigt.

In Fremdwährung gezahlte Beträge werden sowohl in Fremdwährung als auch in Rubel zum Wechselkurs der Zentralbank der Russischen Föderation erfasst. Die Rückzahlung des Schuldenbetrags in Fremdwährung durch verantwortliche Personen und die Berücksichtigung dieses Betrags im Vorabbericht im Rubeläquivalent erfolgt zum Wechselkurs der Zentralbank der Russischen Föderation am Tag der Genehmigung des Vorabberichts durch die Leiter der Organisation.

Das Verfahren zur Annahme eines Vorabberichts zur Buchhaltung

1. Ausgabe von Geld auf Rechnung.

Grundlage für die Ausgabe von Geld auf Rechnung ist in jedem Fall ein Antrag auf Geldausgabe. Im Antrag muss die verantwortliche Person den konkreten Zweck des Erhalts des Vorschusses und die Frist für den Erhalt des Geldes angeben. Der Antrag wird an den Leiter der Organisation gesendet. Nach entsprechender Genehmigung durch den Vorgesetzten wird der Antrag zur Geldausgabe an die Buchhaltung weitergeleitet. In diesem Fall ist der Buchhalter verpflichtet, zu prüfen, ob der vorherige Vorschuss noch frei ist.

Bei der Entsendung auf eine Geschäftsreise ist die Grundlage für die Geldausgabe die Anordnung des Leiters der Organisation, einen Mitarbeiter der Organisation auf eine Geschäftsreise zu schicken. Nach Durchsicht der Bestellung erstellt der Mitarbeiter einen Antrag mit einer vorläufigen Berechnung der Mittel, die er auf einer Dienstreise benötigt.

2. Wenn Kosten anfallen...

Nach der Rückkehr des Mitarbeiters von einer Geschäftsreise (oder nach dem Kauf von Inventar, dem Erhalt von Dienstleistungen usw.) erstellt er einen Vorabbericht in einheitlicher Form. Der Bericht wird an die Buchhaltung übermittelt. Wir weisen Sie darauf hin, dass dies spätestens drei Tage nach Rückkehr von einer Geschäftsreise erfolgen muss.

Wurde weniger ausgegeben als eingenommen, wird der Restbetrag der nicht ausgegebenen Beträge gemäß der Kasseneingangsbestellung an die Kasse zurückgegeben.

Wurde mehr ausgegeben als eingenommen, wird der Mehraufwand laut Vorabmeldung dem Arbeitnehmer mittels einer Kassenquittung ausgestellt.

3. Der Buchhalter prüft die bestimmungsgemäße Verwendung der dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellten Mittel.

4. Die überprüfte Spesenabrechnung wird vom Manager oder einer autorisierten Person genehmigt.

Über Primärdokumente

Gemäß Artikel 9 des Bundesgesetzes Nr. 129-FZ „Über die Rechnungslegung“ (im Folgenden als Bundesgesetz Nr. 129-FZ bezeichnet) müssen alle von einer Organisation durchgeführten Geschäftsvorfälle durch Belege dokumentiert werden. Diese Dokumente dienen als primäre Buchhaltungsunterlagen, auf deren Grundlage die Buchhaltung durchgeführt wird. Primäre Buchhaltungsunterlagen werden zur Buchhaltung akzeptiert, wenn sie gemäß der in den Alben einheitlicher Formen der Primärdokumentation enthaltenen Form zusammengestellt sind. Dokumente, deren Form in diesen Alben nicht vorgesehen ist, müssen die in Absatz 2 der Kunst aufgeführten obligatorischen Angaben enthalten. 9 des Bundesgesetzes Nr. 129-FZ. Nach Ablauf der festgelegten Frist ist der Mitarbeiter der Organisation, der die Mittel für den Bericht erhalten hat, verpflichtet, der Buchhaltung einen Vorabbericht unter Beilage aller Belege zur Bestätigung der entstandenen Kosten vorzulegen.

Beim Barkauf in Einzelhandelsorganisationen ist der Verkäufer verpflichtet, dem Käufer zwei Dokumente auszuhändigen (und der Käufer hat das Recht, vom Verkäufer zu verlangen) – einen Kassenbon und einen Kaufbeleg (Rechnung).

Der Kassenbeleg muss folgende Angaben enthalten:

Name der Organisation, die den Scheck ausgestellt hat;
- Steueridentifikationsnummer (TIN);
- Seriennummer der Registrierkasse;
- Seriennummer des Schecks;
- Datum und Uhrzeit des Kaufs (Leistungserbringung);
- Kaufpreis (Dienstleistung).

Anstelle eines Registrierkassenbelegs ist es zulässig, ein nummeriertes Formular zur strengen Berichterstattung auf Formularen auszustellen, die vom Finanzministerium Russlands im Einvernehmen mit der Staatlichen Interdepartementalen Expertenkommission für Registrierkassen (GMEC für Registrierkassenmaschinen) genehmigt wurden, unter Angabe der Einzelheiten im Formular vorgesehen.

Der Kaufbeleg (Rechnung) muss folgende Angaben enthalten:

Titel des Dokuments;
- Datum der Erstellung des Dokuments;
- Name der Organisation, in deren Namen das Dokument erstellt wurde;
- Inhalt einer Geschäftstransaktion;
- Name und Maße der gekauften Waren in Sach- und Geldbeträgen;
- Position und persönliche Unterschrift der verantwortlichen Person (Verkäufer);
- Stempel (Siegel) des Verkäufers.

Die Rechnung muss den Anforderungen der Absätze 5 und 6 der Kunst entsprechen. 169 der Abgabenordnung der Russischen Föderation und wird in der durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation Nr. 914 „Über die Genehmigung der Regeln für die Führung von Protokollen über eingegangene und ausgestellte Rechnungen, Einkaufsbücher und Verkaufsbücher bei der Berechnung“ festgelegten Form ausgestellt Mehrwertsteuer“ (unter Berücksichtigung von Änderungen und Ergänzungen), mit der obligatorischen Vervollständigung aller darin aufgeführten Angaben (mangels Angaben sind die entsprechenden Zeilen und Spalten durchgestrichen).

Bei Barkäufen von Privatunternehmern ist der Verkäufer verpflichtet, dem Käufer Bargeld und Kaufbelege (oder Rechnungen) mit allen oben genannten Angaben auszustellen (und der Käufer hat das Recht, vom Verkäufer zu verlangen).

Barkäufe von persönlichem Eigentum von Bürgern, die keine Unternehmer sind, werden durch Kauf- und Kaufverträge für persönliches Eigentum formalisiert. In den Verträgen müssen die Passdaten des Bürgers angegeben sein. Ein Vertrag kann nur von einer Person geschlossen werden, der der Geschäftsführer eine Vollmacht zum Abschluss solcher Verträge erteilt hat. Die Zahlung von Geldern im Rahmen solcher Vereinbarungen erfolgt direkt an Bürgerverkäufer nur über die Buchhaltung mit Genehmigung des Hauptbuchhalters nach Prüfung der Dokumentation solcher Geschäftsvorfälle.

Die dem Vorabbericht beigefügten Belege müssen folgende Grundvoraussetzungen erfüllen:

Belege müssen im Original eingereicht werden;
- formal müssen sie den anerkannten Anforderungen für die Registrierung und Vervollständigung der Primärdokumente entsprechen;
- Je nach Art der Transaktionen muss der Zusammenhang der Belege mit dem Verwendungszweck des an die verantwortliche Person ausgezahlten Barvorschusses festgestellt werden.

Ausgaben während einer Geschäftsreise

Alle Ausgaben während einer Geschäftsreise müssen durch Belege belegt werden. Informieren Sie die Mitarbeiter Ihrer Organisation darüber, dass alle Dokumente aufbewahrt werden müssen.

Dokumente zur Bestätigung der Reisekosten. Sämtliche Reisedokumente (Flug-, Bahn- und Bustickets) müssen vorgelegt werden. Wenn Sie mit der Bahn gereist sind, holen Sie Ihr Ticket am Ende Ihrer Reise unbedingt beim Schaffner ab. Wenn Sie während Ihrer Reise Bettzeug benutzt haben, bitten Sie den Schaffner, Ihnen ein Dokument zur Bestätigung der Zahlung für diesen Service auszuhändigen. Bei diesen Dokumenten handelt es sich um eine Kassenquittung, eine Kopie der Quittung, auf der der Name des Kunden, das Datum und die Kosten der Dienstleistung aufgeführt sind.

Reisekosten werden in der tatsächlich aufgewendeten Höhe erstattet.

Sie werden durch Reisedokumente bestätigt. Darüber hinaus zahlt der Arbeitgeber:

Versicherungsleistungen für die staatliche Pflichtversicherung von Fahrgästen im Verkehr;
- Dienstleistungen für den Vorverkauf von Reisedokumenten.

Der Arbeitgeber erstattet auch die Fahrtkosten zum Bahnhof und Flughafen, wenn diese außerhalb des Wohngebiets liegen. Dies gilt sowohl für Start- und Zielorte als auch für Umsteigepunkte.

Dokumente zur Bestätigung der Lebenshaltungskosten. Vergessen Sie beim Auschecken aus dem Hotel nicht, Dokumente zur Bestätigung der Unterkunftskosten mitzunehmen. Bisher könnte es sich dabei um eine Hotelrechnung im Formular Nr. 3-G oder 3-Gm handeln (genehmigt durch Beschluss des russischen Finanzministeriums Nr. 121). Und derzeit müssen Formulare gemäß der Regierungsverordnung Nr. 359 der Russischen Föderation entwickelt werden. Wenn keine Formulare vorhanden sind, müssen bei der Annahme von Bargeld Kassengeräte verwendet werden. Dies ist eine Anforderung des Bundesgesetzes Nr. 54-FZ „Über die Verwendung von Registrierkassengeräten bei Barzahlungen“. Und nur wenn Organisationen oder Einzelunternehmer Dienstleistungen für die Bevölkerung erbringen, indem sie strenge Meldeformulare ausstellen, gilt die CCT nicht (Artikel 2 Absatz 2 des Gesetzes Nr. 54-FZ). In diesem Fall entsprechen die strengen Meldeformulare den Kassenbelegen.

Vergessen Sie vor der Abreise nicht, Ihre An- und Abreise auf Ihrem Reisedokument zu vermerken. Stellen Sie sicher, dass diese Markierungen mit den Tagen Ihres Aufenthalts im Hotel übereinstimmen.

Ausfüllen des Vorabberichts

Der Vorabbericht wird von der verantwortlichen Person in einer Ausfertigung erstellt.

Im Titelteil des Vorabberichtsformulars gibt die verantwortliche Person Folgendes an:

Der Name der Organisation, die ihn auf eine Geschäftsreise geschickt hat;
- Struktureinheit (Abteilung, Branche), in der der Mitarbeiter arbeitet;
- Ihr Nachname, Vorname und Vatersname (Spalte „Verantwortliche Person);
- Berufsbezeichnung;
- Bestellung eines Vorschusses (Kauf von Wertgegenständen, Zahlung von Dienstleistungen, Reisekosten usw.).

Zur Kontrolle gibt der Buchhalter im Titelteil des Vorabberichtsformulars Informationen über die Geldausgabe (gibt die Nummer und das Datum des Dokuments an, für das das Geld ausgegeben wurde, sowie die entsprechende Kontonummer) und Angaben zum Vorliegen an eines Saldos oder einer Mehrausgabe gegenüber dem vorherigen Vorschuss.

Im Titelteil des Vorabberichtsformulars befindet sich außerdem eine Tabelle „Buchhaltungsbuchung“, in die der Buchhalter die Beträge zur Abrechnung von der Rückseite des Vorabberichts entsprechend der entsprechenden Kontenkorrespondenz überweist.

Am Ende der Spesenabrechnung befindet sich ein Abschnitt – eine Quittung des Buchhalters, dass die Abrechnung mit allen beigefügten Dokumenten zur Überprüfung angenommen wurde. Auf der Quittung sind Name, Vorname, Vatersname der verantwortlichen Person, Nummer und Datum des Vorabberichts, in Worten die Höhe der nachgewiesenen Ausgaben, die Anzahl der beigefügten Dokumente sowie die Anzahl der Blätter dieser Dokumente angegeben. Nachdem er den gesamten Bericht ausgefüllt hat, reißt der Buchhalter die Quittung entlang der Schnittlinie ab und gibt sie der verantwortlichen Person.

Vor dem Ausfüllen der Rückseite der Spesenabrechnung muss die verantwortliche Person die Hauptdokumente (Tickets, Transportrechnungen, Gepäckbelege, Rechnungen von Hotels oder anderen Unternehmen, die Unterkunft und Unterkunftsdienstleistungen für eine Einzelperson erbringen, Beschaffungsakte, Rechnungen, Lieferscheine) systematisieren usw.). d.). Dokumente müssen in chronologischer Reihenfolge erstellt und nummeriert werden. In der Regel müssen kleine Dokumente (z. B. eine Bahnfahrkarte) auf ein A4-Blatt geklebt werden.

Die Rückseite des Vorabberichts wird entsprechend der Spalten in der folgenden Reihenfolge ausgefüllt:

Übersteigt die Anzahl der Belege die Anzahl der Zeilen im Vorabmeldeformular, erhält die verantwortliche Person eine zweite Rückseite des Formulars, ggf. eine dritte usw. Berichtsformulare und erstellt einen Vorabbericht auf mehreren Formularen. Am Ende des ersten Formulars des Berichts steht: „Zum Ende der Berechnung siehe die Fortsetzung (Fortsetzungs-Nr.) des Vorberichts.“ Oben auf dem zweiten und den folgenden Berichtsformularen steht: „Fortsetzung des Vorabberichts... Vollständiger Name.“ NEIN...."

Das ausgefüllte Vorabmeldeformular muss von der verantwortlichen Person unterzeichnet werden.

Eine Vorabmeldung einer verantwortlichen Person, die die oben genannten Anforderungen nicht erfüllt, wird von der Buchhaltung nicht zur Prüfung und Abrechnung akzeptiert. In diesem Fall bleibt die verantwortliche Person Schuldner des Unternehmens für den auf dem Konto erhaltenen Betrag, bis der Betrag dieser Gelder zurückgezahlt ist.

Wie wir oben geschrieben haben, muss ein Mitarbeiter, wenn er weniger ausgegeben hat, als er erhalten hat, den Rest der nicht ausgegebenen Beträge mittels einer Zahlungseingangsbestellung an die Kasse des Instituts zurückgeben.

Aus dem einen oder anderen Grund kann es vorkommen, dass ein Mitarbeiter die Rückzahlung der Restbeträge verzögert oder diese überhaupt nicht zurückzahlt. Wenn der Arbeitnehmer den Restbetrag der ungenutzten Mittel nicht unverzüglich an die Kasse zurückzahlt, sollte man sich an Artikel 137 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation orientieren, der Fälle von Abzügen vom Gehalt des Arbeitnehmers zur Begleichung seiner Schulden gegenüber dem Arbeitnehmer vorsieht Arbeitgeber.

Dieser Artikel regelt Fälle, in denen Gelder vom Gehalt eines Mitarbeiters einbehalten werden dürfen, um seine Schulden gegenüber der Einrichtung zu begleichen. Insbesondere können Abzüge vom Gehalt eines Arbeitnehmers vorgenommen werden, um einen im Zusammenhang mit einer Dienstreise nicht ausgegebenen und nicht rechtzeitig zurückgezahlten Vorschuss zurückzuzahlen.

In diesem Fall hat der Arbeitgeber das Recht, spätestens einen Monat nach Ablauf der für die Rückerstattung des Vorschusses festgelegten Frist und unter der Voraussetzung, dass der Arbeitnehmer die Gründe und die Höhe nicht bestreitet, zu entscheiden, vom Gehalt des Arbeitnehmers abzuziehen des Abzugs.

Der Arbeitgeber trifft und formalisiert Entscheidungen in der Regel in Form einer Anordnung oder Weisung, eine einheitliche Form einer solchen Anordnung wird jedoch nicht durch Rechtsakte festgelegt. In diesem Fall muss die Einrichtung zunächst die Zustimmung des Arbeitnehmers zum Einbehalt von Lohnbeträgen einholen. Eine solche Einwilligung bedarf der Schriftform. Der Gesamtbetrag des Einbehalts sollte 20 % des dem Arbeitnehmer zustehenden Lohns (nach Abzug der Einkommensteuer) und in den durch Bundesgesetze vorgesehenen Fällen 50 % des Lohns nicht überschreiten.

Im Rechnungswesen gibt es Anforderungen an die interlineare Übersetzung von in anderen Sprachen erstellten Dokumenten ins Russische, insbesondere in Abschnitt 9 der Verordnung über die Rechnungslegung und Finanzberichterstattung in der Russischen Föderation, genehmigt durch die Verordnung des Finanzministeriums Russlands N 34n.

Die Übersetzung von Primärdokumenten ins Russische kann von jedem durchgeführt werden, der diese Sprache beherrscht, sei es ein Vollzeit- oder Freiberufler oder sogar ein Bekannter. In der Buchhaltung spielen digitale Kennzahlen eine wichtige Rolle, etwa die Kosten für Reise, Unterkunft und andere Ausgabenarten.

Wenn Sie also dringend eine Übersetzung anfertigen müssen, erstellen Sie zunächst eine Fotokopie des Dokuments. Kreisen oder unterstreichen Sie die Wörter oder Sätze, die übersetzt werden müssen, und markieren Sie sie mit Fußnoten, Zahlen oder anderen Zeichen, die für Sie und die Rezensenten verständlich sind. Und dann übersetzen Sie jedes der markierten Wörter oder Phrasen ins Russische.

Vergessen Sie nicht, diese Übersetzung vom Hauptbuchhalter oder einer anderen autorisierten Person beglaubigen zu lassen.

Wenn Sie unsicher sind oder Zweifel an der Richtigkeit der Übersetzung haben, können Sie einen Übersetzer einladen (in diesem Fall können Sie einen zivilrechtlichen Vertrag abschließen) oder sich an spezialisierte Unternehmen wenden, die diese Dienstleistungen erbringen (im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags). . Solche Dienstleistungen werden übrigens von vielen Notariaten angeboten.

Vorabberichtsmaterialien

Problem aktenkundig

Im Menü „Operationen |“ wird die Ausgabe für den Bericht eingetragen Zahlungsbelege“ oder einen der Menüpunkte „Vorgänge |“. Kasse“, „Operations | Bank ausgehend.“ Je nachdem, ob die Zahlung über eine Kasse oder über eine Bank erfolgt, wird der Vorgang der Erteilung eines Unterkontos bzw. Zahlungsauftrags oder die Zahlung mit einer Firmenkarte erfasst.

Buchungen zur Transaktion (die Transaktion wird nicht in der Steuerbuchhaltung berücksichtigt):

71/Mitarbeiter - 50 (51, 55) = Dem Mitarbeiter zu meldender Betrag

Vorabbericht

Öffnen Sie dazu die Spesenabrechnungen im Hauptmenü „Operationen |“. Vorabberichte“ und fügen Sie einen neuen Eintrag hinzu. Im tabellarischen Teil geben wir auf der Registerkarte „Angefallene Aufwendungen“ die erhaltenen Leistungen bzw. eingekauften Materialien an, auf der Registerkarte „Zahlungen“ fügen wir einen Eintrag mit der zuvor gezahlten Anzahlung hinzu. Im Feld „Kontobelastung“ müssen Sie das Konto des Materials oder der Dienstleistung angeben (für Dienstleistungen werden 44, 20 und andere Kostenkonten verwendet, für Materialien 10). Im Feld „Artikel OU“ müssen Sie den Aufwandsposten „05“ oder einen anderen Posten angeben.

Wir arbeiten nach dem vereinfachten Steuersystem ohne Mehrwertsteuer, aber wenn Sie mit einem Lieferanten mit Mehrwertsteuer zusammenarbeiten, müssen Sie in der Steuerbuchhaltung den Betrag der Ausgaben in Position „05“ (oder eine andere Position) und Position „08“ (anerkannte Mehrwertsteuerbeträge) aufschlüsseln als Spesen), nutzen Sie hierfür das „In“-Feld inkl. Mehrwertsteuerbetrag."

Buchungen zur Transaktion, wenn der Lieferant keine Mehrwertsteuer ausführt:

44/USL/Service - 71/Mitarbeiter = Menge der erbrachten Dienstleistungen | Posten OU = „05“ (oder anderer Aufwandsposten) Betrag OU = Betrag der erbrachten Leistungen

Transaktionstransaktionen, wenn der Lieferant der Mehrwertsteuer unterliegt:

44/USL/Service - 71/Mitarbeiter = Menge der erbrachten Dienstleistungen | Posten NU = „05“ (oder anderer Aufwandsposten) Betrag NU = Betrag der erbrachten Dienstleistungen abzüglich Mehrwertsteuer 44/USL/Dienstleistung - 71/Mitarbeiter = Betrag der erbrachten Dienstleistungen | Artikel NU = „08“ Betrag NU = Betrag der Mehrwertsteuer auf Dienstleistungen

Bei der Erstellung eines Einnahmen- und Ausgabenbuchs (Hauptmenüpunkt des Programms „Berichte | Einnahmen- und Ausgabenbuch“) erscheint der Eintrag mit einem Minimum zwischen „Betrag des zuvor gewährten Vorschusses“ und „Kapitalisierter Betrag“. Das Aufnahmedatum stimmt mit dem Veröffentlichungsdatum überein. Bei der Zusammenarbeit mit einem Lieferanten mit Umsatzsteuer werden im Buch zwei Einträge vorgenommen, jeweils mit dem Betrag unter „05“ oder einer anderen Position und mit dem Umsatzsteuerbetrag unter Position „08“.

Rückkehr von einem Bericht oder Ausgabe eines Berichts

Die Rückgabe aus dem Bericht (nicht ausgegebene Mittel) oder die Ausgabe auf dem Bericht (bei Mehrausgaben) wird im Menü „Operationen |“ eingegeben Zahlungsbelege“ oder einen der Menüpunkte „Vorgänge |“. Kasse".

MwSt. in der Vorabmeldung

Methode 1 (in Anbetracht der aktuellen Situation vorzuziehen)

Methode 2

Der Meldepflichtigen fügt der Vorabmeldung eine Quittung über die Bezahlung der Postleistungen bei. Auf der Quittung ist die Mehrwertsteuer ausgewiesen, eine Rechnung liegt jedoch nicht vor.

Wie können Mehrwertsteueraufwendungen in der Buchhaltung und Steuerbuchhaltung berücksichtigt werden?

Basierend auf Art. 171 der Abgabenordnung der Russischen Föderation hat der Steuerpflichtige das Recht, den gemäß Art. berechneten Gesamtsteuerbetrag zu reduzieren. 166 der Abgabenordnung der Russischen Föderation für Steuerabzüge. Abzugsfähig sind die Beträge der „Vorsteuer“ auf Waren (Werke, Dienstleistungen, Eigentumsrechte), die zur Durchführung von als umsatzsteuerpflichtig anerkannten Umsätzen erworben werden.

Gemäß Absatz 1 der Kunst. Gemäß Artikel 172 der Abgabenordnung der Russischen Föderation werden Steuerabzüge auf der Grundlage von Rechnungen vorgenommen, die von Verkäufern ausgestellt werden, wenn der Steuerpflichtige Waren (Arbeiten, Dienstleistungen, Eigentumsrechte) kauft. In diesem Fall unterliegen nur die Steuerbeträge, die dem Steuerzahler beim Erwerb von Gütern (Arbeiten, Dienstleistungen, Eigentumsrechten) nach der Registrierung dieser Güter (Werke, Dienstleistungen, Eigentumsrechte) und bei Vorliegen der entsprechenden Primärdokumente vorgelegt werden, dem Abzug.

Eine Rechnung ist ein Dokument, das dem Käufer als Grundlage für die Annahme der vom Verkäufer vorgelegten Waren (Arbeiten, Dienstleistungen), Eigentumsrechte und Steuerbeträge zum Abzug dient (Artikel 169 Absatz 1 der Abgabenordnung der Russischen Föderation).

Gemäß Absatz 7 der Kunst. Gemäß Artikel 168 der Abgabenordnung der Russischen Föderation besteht beim Verkauf von Waren gegen Bargeld durch Organisationen und Unternehmer des Einzelhandels und der öffentlichen Gastronomie sowie andere Organisationen und Unternehmer, die Arbeiten ausführen und kostenpflichtige Dienstleistungen direkt für die Bevölkerung erbringen, die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen als erfüllt, wenn der Verkäufer dem Käufer eine Quittung oder ein anderes Dokument in der festgelegten Form ausstellt. Nach Angaben der Regulierungsbehörden (Schreiben des russischen Steuerministeriums N 03-1-08/1191/15@, des Föderalen Steuerdienstes von Moskau N 24-11/71008, des russischen Finanzministeriums N 04-03-11/ 42) gilt diese Norm nur für Organisationen und Unternehmer, die Waren (Arbeit, Dienstleistungen) direkt an die Bevölkerung verkaufen. Beim Kauf der Ware durch eine juristische Person oder einen Unternehmer ist der Verkäufer verpflichtet, eine Rechnung auszustellen.

In diesem Fall ist jedoch zu berücksichtigen, dass die Kosten in der Vorabmeldung berücksichtigt werden, d. h. Die verantwortliche Person interagiert als Einzelperson mit dem Dienstleister (Postamt). Zu diesem Thema hat sich eine ganze Reihe von Schlichtungspraktiken entwickelt. Besonders hervorzuheben ist die positive Entscheidung für Steuerzahler, die im Beschluss des Präsidiums des Obersten Schiedsgerichts der Russischen Föderation Nr. 17718/07 getroffen wurde. Das Präsidium des Obersten Schiedsgerichts der Russischen Föderation befasste sich mit einem Fall, in dem ein Unternehmer Benzin an Tankstellen kaufte, die Einzelhandel für die Bevölkerung betreiben. Die Zahlung inklusive Mehrwertsteuer erfolgte in bar und wurde durch vom Verkäufer ausgestellte Kassenbelege bestätigt. Benzin wurde vom Unternehmer zur Ausübung seiner Geschäftstätigkeit verwendet, d. h. für Umsätze, die als umsatzsteuerpflichtig anerkannt sind. Das Oberste Schiedsgericht der Russischen Föderation wies darauf hin, dass die Verwendung eines Steuerabzugs für die Mehrwertsteuer durch einen Unternehmer mit der in der Entscheidung des Verfassungsgerichts der Russischen Föderation N 384-O dargelegten Position übereinstimmt, in der erklärt wird, dass es sich um eine Rechnung handelt nicht das einzige Dokument, um einem Steuerzahler Steuerabzüge für die Mehrwertsteuer zu ermöglichen. Abzüge können auch auf der Grundlage anderer Dokumente erfolgen, die die Zahlung dieser Steuer bestätigen.

In Anbetracht dessen besteht für Steuerzahler bei der Anwendung eines Mehrwertsteuerabzugs für Waren (Arbeiten, Dienstleistungen), für die Kassenbelege, aber keine Rechnungen vorliegen, ein gewisses Risiko, Ansprüche gegenüber den Steuerbehörden geltend zu machen. Unter Berücksichtigung des genannten Beschlusses des Präsidiums des Obersten Schiedsgerichts der Russischen Föderation sind die Klagen des Steuerzahlers auf Abzug der Mehrwertsteuer jedoch rechtmäßig und im Falle von Rechtsstreitigkeiten ist die Position des Steuerzahlers stärker.

Vorabmeldung pro Tag

Eine Vorabmeldung ist ein Formular, das von einem entsandten Mitarbeiter und einem Unternehmensbuchhalter gemeinsam ausgefüllt wird. Es dient dazu, die Abschreibung von Dienstreisekosten in der Buchhaltung und Steuerbuchhaltung der Organisation zu rechtfertigen. Auf der Vorderseite des Formulars sind der Gesamtbetrag des erhaltenen Vorschusses (einschließlich Tagesgeld) und der Restbetrag bzw. Überziehungskredit (sofern vorhanden) aufgeführt.

Die Rückseite des Formulars Nr. AO-1 ist eine Tabelle und dient der Auflistung der der Spesenabrechnung beigefügten Dokumente zur Bestätigung der Ausgaben. Es wird vom Mitarbeiter ausgefüllt. Da der Betrag in der Spalte „Gesamt“ dieser Tabelle dem Gesamtbetrag der vom Unternehmen abgeschriebenen Meldung entsprechen muss, sollte hier auch das Taggeld angegeben werden. Da der Arbeitnehmer jedoch nicht verpflichtet ist, Belege über die täglichen Ausgaben vorzulegen, bleiben die Spalten der Tabelle, die für die Einzelheiten der Belege vorgesehen sind, leer.

Der Mitarbeiter schreibt einfach in die Spalte „Name des Dokuments (Ausgabe)“: „Tagesgeld von so und so bis zu diesem und jenem Datum“ und in die Spalte „Ausgabenbetrag“ den als Tagegeld ausgegebenen Betrag. Über die Tagespauschale muss nichts weiter geschrieben werden. Die Rechtmäßigkeit der Anrechnung dieser Kosten als Herstellungskosten wird durch Unterlagen bestätigt, die den Produktionscharakter der Geschäftsreise selbst belegen, sowie durch den Auftrag zur Übersendung einer Dienstreise und Reisedokumente.

Taggelder werden von der Organisation in Höhe der tatsächlichen Kosten berücksichtigt. Die Gesetzgebung sieht keine Obergrenzen für die Höhe des Tagegeldes vor; ihr Geldwert wird durch die internen Gesetze der Organisation geregelt. In der Abgabenordnung gibt es einen Taggeldstandard nur für die Berechnung der Einkommensteuer, es handelt sich jedoch nicht um eine Begrenzung der Höhe des Taggeldes selbst. Unter Berücksichtigung der Existenz dieser Norm muss jedoch in der Vorabmeldung angegeben werden, für welche Tage/Anzahl Tage Taggelder gewährt werden.

Buch über Einnahmen und Ausgaben, Spesenabrechnung

Steuern und Gebühren

Betrachten Sie aus steuerlichen Gründen die Überweisung von Geldern zur Meldung als Vorauszahlung. Mit der Tatsache, dass der Arbeitnehmer das Geld erhalten hat, sind keine Besonderheiten verbunden.

Bis die Organisation die Ware tatsächlich erhält (Dienstleistungen erbracht oder Arbeiten ausgeführt werden), entstehen ihr keine Kosten. Daher verringern die ausgegebenen Rechnungsbeträge nicht die Bemessungsgrundlage für die Einkommensteuer und die Einheitssteuer im Rahmen der Vereinfachung (Artikel 270 Absatz 14, Artikel 273 Absatz 3, Artikel 346.17 Absatz 2 der Abgabenordnung der Russischen Föderation). Sie haben auch keinen Einfluss auf die Berechnung der UTII; diese Steuer wird auf kalkulatorisches Einkommen erhoben (Artikel 346.29 Absatz 1 der Abgabenordnung der Russischen Föderation).

Sie können auch die Kosten für erworbene Immobilien mit abrechnungspflichtigen Beträgen in die Ausgaben einbeziehen.

Hierzu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

– die Ausgaben werden dokumentiert (der Vorabbericht wird genehmigt und alle notwendigen Kaufunterlagen sind beigefügt);
– erworbenes Eigentum (Arbeit, Dienstleistungen) muss für Tätigkeiten verwendet werden, die auf die Erzielung von Einkommen abzielen.

Dies ergibt sich aus Artikel 346.16 Absatz 2 und Artikel 252 Absatz 1 der Abgabenordnung der Russischen Föderation.

Je nachdem, welches Eigentum (Arbeit, Dienstleistungen) der Mitarbeiter erworben hat, ordnen Sie dessen Kosten unterschiedlichen Kostenpositionen und zu unterschiedlichen Zeitpunkten zu. Beispielsweise werden erhaltene Schreibwaren sofort nach Zahlung und Erhalt in die Ausgaben einbezogen (Artikel 346.17 Absatz 2 der Abgabenordnung der Russischen Föderation). Und schreiben Sie die Kosten für gekaufte Waren, die über einen Mitarbeiter gekauft wurden, als Reduzierung der Steuerbemessungsgrundlage ab, wenn sie verkauft werden* (Absatz 23, Satz 1, Artikel 346.16, Unterabschnitt 2, Satz 2, Artikel 346.17 der Abgabenordnung der Russischen Föderation ).

Bei Barzahlungen an Mitarbeiter müssen Buchhalter häufig Vorabberichte erstellen. Dieses Dokument ist erforderlich, um den ausgegebenen Betrag oder zuvor an den Mitarbeiter ausgestellte Gelddokumente zu bestätigen.

Lassen Sie uns ein einfaches Beispiel geben. Für den Kauf einer Fahrkarte wurde dem Mitarbeiter ein bestimmter Betrag ausgezahlt. Nach seiner Rückkehr legt er dem Buchhalter dieses Ticket vor, um zu bestätigen, wie viel Geld er tatsächlich ausgegeben hat. Anschließend erstellt der Buchhalter auf dieser Grundlage einen Vorabbericht.

Es lassen sich noch viele weitere Beispiele nennen. Dazu gehören der Einkauf von Materialien, Waren (Schreibwaren, Haushaltsgeräte etc.), Gebühren, Tagegelder, Porto und vieles mehr.

In diesem Artikel schauen wir uns die Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer Spesenabrechnung in 1C 8.3 an und geben ein Beispiel für das Ausfüllen.

Ausgabe von Geldern

Zunächst erhält der Mitarbeiter Geld oder Gelddokumente. Dieser Vorgang kann in 1C 8.3 über Bargelddokumente bzw. Gelddokumente abgeschlossen werden. Sie finden sie im Bereich „Bank und Kasse“.

Zusätzlich zu den oben genannten Methoden können Sie auch die Abbuchung von einem Girokonto nutzen, in unserem Beispiel wird diese Option jedoch nicht berücksichtigt, da diese Art der Transaktion häufiger bei Bargeldzahlungen als bei bargeldlosen Zahlungen vorkommt.

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Ausgabe von Bargeld an eine verantwortliche Person. Es generiert Buchungen für die Konten Dt 71,01 – Kt 50,1. Das Buchhaltungskonto wird ersetzt, kann aber beim Ausfüllen des Dokuments geändert werden.

Dieses Dokument wird auch in Fällen verwendet, in denen die ausgegebenen Mittel zu viel ausgegeben werden. Einfach ausgedrückt erhielt der Mitarbeiter 1.000 Rubel und er gab mit Erlaubnis des Managers 1.500 Rubel aus. Die Differenz von 500 Rubel ist in bar zu begleichen.

Erstellung eines Vorabberichts in 1C

Das Design dieses Dokuments ist in Version 3.0 (8.3) und 2.0 (8.2) nahezu gleich, sodass dieser Artikel für jeden geeignet ist.

Um eine neue Vorabmeldung zu erstellen, müssen Sie im Menü „Bank und Kasse“ den Punkt „Vorabmeldungen“ auswählen. Klicken Sie im sich öffnenden Listenformular auf die Schaltfläche „Erstellen“.

Zunächst müssen Sie den Mitarbeiter auswählen, für den das Dokument und die Abteilung erstellt werden.

Auf der ersten Registerkarte werden die Dokumente aufgeführt, mit denen der Mitarbeiter diese Mittel erhalten hat. Die Währung und der Betrag werden automatisch eingegeben.

Schauen wir uns kurz den Inhalt der verbleibenden Registerkarten an:

• Die Registerkarte „Waren“ enthält eine Liste der Inventargegenstände, die von der verantwortlichen Person gekauft wurden. Wenn Sie Buchhaltungskonten für diese Waren angeben, werden Empfangstransaktionen generiert.
• Die dritte Registerkarte enthält Daten zu Mehrwegbehältern, die der Mitarbeiter vom Lieferanten erhalten hat.
• Die Registerkarte „Zahlung“ enthält Daten zu den von Lieferanten gezahlten Beträgen für zuvor gekaufte Waren, Vorauszahlung.
• Auf der Registerkarte „Sonstige“ werden sonstige Ausgaben angezeigt. In unserem Fall werden wir auf dieser Registerkarte berichten.

Vor dem Drucken müssen Sie das Dokument Korrektur lesen. Die gedruckte Form dieses Dokuments finden Sie im Menü „Drucken“ – „Vorabbericht (AO-1)“.

Wie wir im ausgedruckten Formular und am Ende des Dokumentformulars sehen können, hat dieser Mitarbeiter zu viel ausgegeben.

Das bedeutet, dass er mehr Geld ausgegeben hat, als ihm ursprünglich gegeben wurde. In unserem Beispiel wird die Differenz von 100 Rubel auf dem Konto 71.01 ausgewiesen. Wie bereits erwähnt, ist die Differenzbeträge mittels eines Kassenbelegs zur Barauszahlung an den Arbeitnehmer zurückzuerstatten.

Siehe auch Videoanleitung zum Ausfüllen eines Vorabberichts in 1C: