عملية قبول ونقل كتب العمل. قانون قبول ونقل كتب العمل: ميزات الوثيقة ومتطلبات إعدادها وتنفيذها

إذا كان الموظف المسؤول عن صيانة وتسجيل وتخزين التغييرات أو الإجازات سجلات العمل، فسوف تحتاج إلى إعداد إجراء القبول والنقل. في هذه المقالة، سننظر في كيفية القيام بذلك بشكل صحيح، كما نقدم أيضًا عينة من هذا المستند.

في أي الحالات يلزم إجراء قبول ونقل كتب العمل؟

تُعد دفاتر العمل، وكذلك الإدخالات الموجودة فيها، وثائق للمساءلة الصارمة. تحتوي هذه المستندات على بيانات شخصية للموظفين، بالإضافة إلى معلومات حول فترات عملهم نشاط العملمن صاحب عمل أو آخر. وبناء على البيانات المحددة في تقرير العمل، يمنح المواطن معاشاً تقاعدياً. في هذا الصدد، يجب أن يتم تسجيل وتخزين سجلات العمل وفقًا للمتطلبات الخاصة التي تحددها "قواعد الاحتفاظ بسجلات العمل وتخزينها" (المشار إليها فيما بعد بالقواعد).

تقوم هذه القواعد بتسجيل نماذج العمل والكتب المكتملة وإدراجها في مجلات خاصة:

1. دفتر المقبوضات والمصروفات لمحاسبة نماذج دفتر العمل وملاحقه.
2. كتاب لتسجيل حركة كتب العمل ومدخلات لها.

المسؤول عن دفاتر العمل (محاسبتها وصيانتها وتخزينها) هو موظف يعين بأمر من المدير. في حالة تغيير الشخص المسؤول، سيكون من الضروري إعداد وثيقة مثل فعل القبول ونقل كتب العمل. سيؤكد هذا القانون حقيقة أن أحد الموظفين قام بإضفاء الطابع الرسمي على نقل المستندات المحددة إلى موظف آخر. وفي الوقت نفسه، تلقى الموظف الثاني هذه الوثائق في المجلد المحدد وبالشكل المناسب.

مهم! عندما يكون هناك تغيير في الشخص المسؤول عن حفظ وتخزين سجلات العمل، يتم النقل وثائق الموظفينويتم وفقا لفعل القبول والنقل.

إجراءات قبول المستندات وفقًا لقانون قبول ونقل كتب العمل

ولكي يتم نقل هذه المستندات حسب شهادة القبول بشكل صحيح، من الضروري اتباع إجراء معين:

مهم! في شكل قبول ونقل العمل يوجد عمود "ملاحظة". يحتوي هذا العمود على جميع التعليقات التي تم اكتشافها أثناء نقل المستندات بموجب شهادة قبول العمل. على سبيل المثال، في حالة اكتشاف تسجيل غير صحيح للسجلات، أو في حالة اكتشاف تلف، وكذلك في حالة فقدان كتاب أو أكثر.

قواعد إعداد فعل قبول ونقل كتب العمل

لا يحدد التشريع متطلبات وقواعد خاصة لإعداد مثل هذه الوثيقة كعمل نقل للعمالة. ومع ذلك، يحق لصاحب العمل تطوير هذه القواعد بشكل مستقل، ومن ثم اعتمادها في المستندات الداخلية للشركة. يمكن تسجيل ذلك في اللوائح الخاصة بالعمل المكتبي، أو في اللوائح المتعلقة بخدمات الموظفين. إذا كانت شركة صاحب العمل كبيرة جدًا ولديها عدد كبير من الموظفين، فقد يكون من الضروري إنشاء عمولة خاصة. ومن ثم ينبغي أن تنص اللائحة على ما يلي:

1. الإجراء الخاص بإنشاء لجنة تشارك في التحقق من المستندات ونقلها. يتم تحديد تكوين هذه اللجنة أيضًا.
2. إجراءات تشغيل اللجنة التي تم إنشاؤها. وفي هذه الحالة يتم تحديد إجراءات التوفيق بين المستندات وكذلك نموذج شهادة القبول وشكل هذا المستند ونموذج لملء هذا المستند.

كيفية إعداد فعل قبول نقل كتب العمل

عادة ما يتم وضع قانون نقل العمالة في شكل جدول يتم فيه إدخال المعلومات التالية:

1. معلومات عن صاحب دفتر العمل (الاسم الكامل للموظف).
2. نوع النموذج (عمل أو إدراج له).
3. رقم السلسلة والعمل.

عند نقل العمالة يشير هذا الجدول إلى معلومات حول المستندات (عددها وتسلسلها). يُشار أسفل الجدول إلى إجمالي عدد المستندات من نوع واحد. بعد الانتهاء يتم التصديق على الفعل من قبل الشخص الذي قدمه هذا المستندالكتب والشخص الذي يقبلها بموجب هذا القانون. قبل التوقيع، تتم الإشارة إلى موقف الشخص الذي يوقع الوثيقة، وكذلك نص توقيعه.

مهم! في حالة فقدان الكتب، سيكون من الممل إعداد تقرير منفصل. وسوف تشير إلى أسباب عدم وجود سجلات العمل. يتم إكمال هذا الفعل من قبل الشخص الذي ينقل المستندات بموجب القانون.

إجابات على الأسئلة الشائعة

سؤال: بالنسبة للموظف للحضور صندوق التقاعدمطلوب كتاب التقاعد. كيفية تسليم كتاب له بشكل صحيح؟ هل أحتاج إلى إعداد شهادة نقل وقبول أم سأحتاج إلى إعداد مستند آخر؟

خاتمة

وبالتالي، فإن نقل المستندات مثل دفاتر العمل، وكذلك الإدخالات فيها، يجب أن يكون مصحوبًا بإعداد وثيقة خاصة. هذه الوثيقة هي بمثابة قبول ونقل كتب العمل. بموجب هذه الوثيقة، يقوم أحد الموظفين (الشخص المعفي من مسؤولية دفاتر العمل) بنقل مستندات الموظفين إلى موظف آخر (الشخص المعين مسؤولاً عن دفاتر العمل).

يتم تجميعها لنقلها إلى موظف آخر في خدمة شؤون الموظفين، يتم تعيينه بأمر من المدير ليكون مسؤولاً عن صيانة النماذج وتخزينها. وفي هذه الحالة يتم نقل المستندات بموجب القانون طبقاً للكتاب الخاص بقيد حركة الكتب. فهو يشير إلى قائمة المستندات التي سيتم نقلها، ويتضمن أيضًا معلومات حول مدى توفر الإدخالات. بعد هذا يتم النقل.

كيف يتم إعداد عملية قبول ونقل كتب العمل؟ يمكنك رؤية عينة هنا:

حول شطب النماذج التالفة

يجب إتلاف النماذج والإدخالات التي تضررت أثناء ملئها ويجب إعداد تقرير عنها. من أجل شطب المستندات التالفة، يجب على المدير إصدار أمر يسمح بتشكيل لجنة لتنفيذ الشطب. يتم تقديم النماذج التالفة إلى اللجنة المشكلة. تم وضع قانون لشطب كتب العمل، انظر ملء العينة أدناه. ويبين أرقام الكتب وكميتها وأسباب شطبها. ثم يتم تدميرهم.

بشأن رفض استلام الوثائق الفنية

في يوم الفصل يتم إرجاع كتاب الموظف. إذا رفض استلامها لسبب ما، يتم إعداد تقرير. تم توقيعه من قبل موظف في قسم الموارد البشرية وشاهدين على الرفض. يشير إلى الاسم الكامل للموظف ومنصبه وسبب الفصل بالإضافة إلى حقيقة أنه طُلب منه الحصول على وثيقة من قسم شؤون الموظفين بالمؤسسة. ويستحسن الإشارة إلى أسباب رفض الاستلام وتاريخ الإعداد. لقد أهمية عظيمةفي حالة النزاعات العمالية.

إذا لم يرفض المواطن استلام الأوراق فحسب، بل لم يحضر أيضًا إلى المؤسسة في يوم الفصل، فيجب على صاحب العمل أن يرسل له إشعارًا يطلب منه الحضور إلى إدارة شؤون الموظفين، أو منح الإذن بإرسالها عن طريق البريد . وفي حالة الرفض، يحق له إصدار قرار رفض استلام كتاب العمل.

حول عدم توفير كتاب العمل

يتم إصداره إذا بدأ الموظف الجديد في أداء واجباته المهنية، وعمل لمدة أسبوع، لكنه لم يقدم نموذج إضفاء الطابع الرسمي على علاقة العمل إلى صاحب العمل.

متطلبات التسجيل

للتسجيل يتم استخدام النموذج المعد من قبل الشركة أو النموذج المعتمد.

ويجب تقديم التفاصيل التالية:

• اسم الشركة؛
• اسم؛
• تاريخ التوقيع والرقم؛
• مكان التجميع
• عنوان؛
• توقيع المدير والمسؤولين عن التجميع.

ستناقش المقالة عملية قبول ونقل كتب العمل. ما هو نوع هذا المستند وما هو الغرض منه وكيفية إعداده بشكل صحيح - أبعد من ذلك.

القراء الأعزاء! تتحدث المقالة عن طرق نموذجية لحل المشكلات القانونية، ولكن كل حالة فردية. إذا كنت تريد أن تعرف كيف حل مشكلتك بالضبط- الاتصال بالاستشاري:

يتم قبول الطلبات والمكالمات على مدار 24 ساعة طوال أيام الأسبوع و7 أيام في الأسبوع.

إنه سريع و مجانا!

كل من يعمل لديه كتاب عمل. عند نقل شخص ما إلى منظمة أخرى، يجب إعادة توجيه المستند. ولهذا الغرض، يتم إعداد شهادة النقل والقبول. كيفية تسجيله؟

معلومات اساسية

يجب مراقبة أي تداول للوثائق. ولهذا الغرض، يتم نقل نوع معين من المستندات إلى موظف معين.

وهو المسؤول عن صيانتها وسلامتها ونقلها. يعد إجراء قبول ونقل كتب العمل وثيقة مهمة.

لا يوجد شكل ثابت لهذا الفعل. هناك متطلبات لإعداد الوثيقة. ويجب أن يشير القانون إلى الاسم الكامل للمنظمة، وقائمة بأعضاء اللجنة، وإدخال تاريخ ومكان إعدادها.

للراحة، يتم استخدام نوع جدولي من الفعل، والذي يتكون من الأقسام التالية:

• رقم سري؛
• قائمة الموظفين وبياناتهم الشخصية؛
• سلسلة ورقم كتاب العمل.
• تاريخ استلام الكتاب من قبل المنظمة (أو مؤسستها)؛
• ملحوظات.

بعد إدخال جميع المعلومات، يتم توقيع القانون من قبل أعضاء اللجنة الحاضرين أثناء جرد الوثائق.

كما يجب توقيع شهادة القبول والتحويل من قبل 2 من موظفي الموارد البشرية - الذين يقومون بالتحويل والاستلام. الموظف الذي تم نقل سجل عمله داخل مؤسسة واحدة لا يوقع على الفعل.

إجراءات نقل كتب العمل بموجب القانون هي كما يلي:

1. إحداث لجنة خاصة مكلفة بتنفيذ العملية ونقل الوثائق.
2. التحقق من صحة ملء المستندات من قبل اللجنة.
3. تقوم اللجنة بفحص الوثائق المفقودة.
4. إعداد فعل قبول ونقل كتب العمل.

عند الإقالة

عند فصل الموظف الذي كان مسؤولاً عن الحفاظ على الوثائق، يكون ذلك مصحوبًا بنقل دفاتر العمل والوثائق الأخرى.

الالتزام بتنفيذ مثل هذا الإجراء غير منصوص عليه في القانون. يحدث أن يرفض ضابط شؤون الموظفين التوقيع على شهادة القبول عند الفصل.

يواجه صاحب العمل مشكلة كيفية تنظيم نقل المستندات. الخيار المثالي هو تعيين ضابط شؤون موظفين جديد قبل إقالة الموظف القديم.

لكن هذا ليس ممكن دائما. لا يحق للموظف الجديد أن يبدأ العمل إلا بعد إقالة الموظف السابق.

تتضمن عملية نقل الوثائق عند الفصل المراحل التالية: إنشاء عمولة والتحقق من الوثائق وإعداد قانون النقل.

بمجرد تعيين اللجنة والتحقق من الوثائق، من الضروري البدء في إعداد شهادة القبول والتحويل. يتم تجميعها بأي شكل من الأشكال.

تعكس الوثيقة أسماء المستندات والحالات والفترة الزمنية والكمية والبيانات الخاصة بالمستندات المفقودة. يجب أن تنعكس أوجه القصور المكتشفة في التقرير.

إذا لم يتم تعيين موظف جديد للموارد البشرية، فسيتم إعداد شهادة النقل والقبول، والتي بموجبها سيقوم موظف الموارد البشرية المفصول بتسليم المستندات دون التحقق، على سبيل المثال، إلى كبير المحاسبين.

يتم توثيق قبول ونقل كتب العمل في قانون منفصل. يسرد القانون كتب العمل المتاحة.

كما يشير أيضًا إلى معلومات حول المالك وسلسلة المستند ورقمه وعدد الكتب والمدخلات. إذا تم تسليم كتاب العمل إلى الموظف، فلا يتم وضع الفعل.

إذا وافق على الفصل، يتم كتابة طلب لإصدار كتاب العمل. إذا لم يوافق الموظف على حقيقة الفصل ويعتبر قرار الإدارة غير قانوني، فسيتم إنشاء عمولة ووضع قانون.

أثناء إعادة التنظيم في شكل اندماج

إعادة تنظيم المؤسسة هي عملية طويلة ومعقدة. ويطرح التشريع العديد من المتطلبات، من بينها تنفيذ سند النقل.

إعادة التنظيم في شكل الانتساب هي عملية تقوم فيها إحدى الشركات بنقل التزاماتها إلى أخرى والانضمام إليها لغرض القيام بأنشطة مشتركة.

لا تلغي عملية إعادة التنظيم الالتزام بالاحتفاظ بالسجلات والاحتفاظ بدفاتر العمل. ويجب على صاحب العمل الجديد أن يستقبلهم وفقا للقانون.

يتم تجميعه بعد التحقق من الكتب المخزنة في المنظمة المعاد تنظيمها. يتم وضعها بأي شكل من الأشكال.

تشير الوثيقة إلى تفاصيل صاحب الكتاب، وسلسلة الوثيقة ورقمها، ومعلومات عن عدم وجود كتب أو تلفها.

يجب أن يسجل القانون حقيقة نقل نماذج الكتب وإدخالاتها.

الشرط الأساسي هو الإشارة إلى معلومات حول الشخص الذي شارك في إعداد سند النقل. قم أيضًا بتضمين معلومات حول العديد من الشهود الذين كانوا حاضرين أثناء الصياغة.

عند التوظيف

يتم إضفاء الطابع الرسمي على توظيف الموظف بأمر. وبناء على هذه الوثيقة، يقوم موظفو قسم الموارد البشرية بملء كتاب العمل.

عند التوظيف، يجب على الموظف تقديم دفتر سجل عمله إلى صاحب العمل. يجب على موظف الموارد البشرية ملء المستند خلال أسبوع من قبول الوظيفة.

يجب على موظف خدمة شؤون الموظفين قبول كتاب العمل بموجب قانون خاص. ويجب أن يشير إلى تاريخ قبول الكتاب ومن تم قبوله.

قم بتصديق الوثيقة بتوقيعك وختمك. يمكن أن يكون الختم من المنظمة أو قسم الموارد البشرية. عند التوظيف، يتم أيضًا إعداد الوثيقة من قبل لجنة معينة خصيصًا.

قد تتكون من موظفي المنظمة والمدير. إذا كان هذا ضابط شؤون موظفين يتقدم لوظيفة، فيجب أن يكون حاضراً أثناء تفتيش اللجنة.

ويجب عليه أيضًا أن يتولى جميع الأمور من موظف الموارد البشرية السابق.

يحدث أنه عند بدء العمل، يكتشف ضابط شؤون الموظفين الجديد أن حالة الموظف السابق غير مهم.

تضع الأخطاء في محتوى المستندات أو تنفيذها أو تخزينها مسؤولية إضافية على عاتق الموظف الجديد.

ولذلك، ينبغي فحص نظام حفظ السجلات وتعديله. سيؤدي هذا إلى القضاء على الأسئلة حول المسؤولية عن الأخطاء التي ارتكبها ضابط شؤون الموظفين السابق.

وبالتالي فإن أي حركة لكتب العمل يجب أن تكون مصحوبة بشهادة القبول.

إن عملية نقل كتاب العمل هي وثيقة لا يمكن الاستغناء عنها. تقع مسؤولية المحاسبة وسلامة المستندات على عاتق صاحب العمل. وهذا منصوص عليه في القانون. ما هو مبين في فعل قبول ونقل كتاب العمل؟

إذا كان الأمر يتعلق بخدمة الموظفين، فيجب إعداد إجراء نقل دفاتر العمل. توفر الوثيقة قائمة بنماذج التقارير الصارمة وإدراجها. يجب أن يشير فعل قبول ونقل كتاب العمل إلى الأشخاص المسؤولين: الشخص الذي يقدم المستندات والمستلم. تتم عملية التسليم بحضور لجنة خاصة، وتنعكس النتائج في قبول ونقل كتاب العمل إلى الموظف.

نموذج من قانون نقل كتاب العمل

لا يشير المشرع بوضوح إلى الحاجة إلى إعداد إجراء نقل كتاب العمل داخل المؤسسة. ولكن، بناءً على جدوى الحدث، يحق للمدير إصدار وثيقة محلية تضفي الشرعية على هذه الحاجة. يمكن أن يكون أمرًا أو توجيهًا من خدمة الموظفين. يتم تعيين لجنة تقوم بفحص سجلات الحركة العمالية والتحقق من دقة البيانات وحساب عدد المستندات.

بناءً على نتائج التفتيش، يتم إعداد إجراء نقل دفتر العمل إلى الموظف، وهو الآن مسؤول عن سلامة وتسجيل المستندات الموكلة إليه (حسب الطلب).

يجب إتمام عملية قبول ونقل كتاب العمل بحضور اللجنة. ينبغي أن تشمل:

• الشخص الذي ينقل المستندات هو موظف أو أي شخص مسؤول آخر.
• قبول نماذج الإبلاغ الصارمة.
• المستشار القانوني للمنظمة.
• نائب الرئيس (واحد منهم).
• رئيس قسم الموارد البشرية (إذا كان هناك قسم منفصل).

عند الانتهاء من ملء نموذج نقل كتاب العمل، يقوم جميع أعضاء اللجنة بالتصديق على الوثيقة بتوقيع شخصي، مما يؤكد أهمية البيانات المحددة.

على الرغم من أن المشرع يسمح بإعداد إجراء نقل كتاب العمل بشكل حر، فمن الضروري الإشارة فيه إلى أكبر قدر ممكن من المعلومات حول الوثائق المنقولة. من الملائم تنظيم البيانات في شكل جدول يشير إلى النقاط التالية:

• يجب أن يحتوي فعل قبول ونقل كتاب العمل إلى الموظف على رقم تسلسلي.
• الاسم الكامل. لكل موظف يتم حفظ سجل عمله وسيتم تسليمه إلى الشخص المسؤول، يجب الإشارة إلى وظيفة الموظف.
• يجب الإشارة إلى رقم الكتاب وسلسلة ومدى توفره وأرقام الإدخالات في وثيقة قبول ونقل كتاب العمل إلى الموظف
• تاريخ فتح الكتاب (إذا كان جديدًا) أو تاريخ استلامه للتخزين من قبل خدمة شؤون الموظفين (عند التعيين).
• ملاحظات - من الضروري أن تعكس البيانات التي تميز حالة دفتر سجل العمل. على سبيل المثال، أنها متداعية أو لم تتم المطالبة بها عندما غادر الموظف.

كيفية نقل كتاب العمل إلى الموظف باستخدام الفعل؟

بموجب القانون، يتم تخزين جميع دفاتر العمل في خدمة الموظفين ويجب تسليمها إلى الموظف وقت إقالته أو نقله إلى مؤسسة أخرى. يمكن لصاحب العمل حماية نفسه من المطالبات المقدمة للموظف لعدم إصدار كتاب العمل عن طريق إعداد إجراء نقل كتاب العمل. تعكس الوثيقة (التي تم إعدادها بأي شكل من الأشكال) ما يلي:

• معلومات حول وقت العمل قبل الفصل (14 يومًا).
• تاريخ تسليم الكتاب.
• البيانات التي تفيد بأن الموظف ليس لديه شكاوى.
• التوقيع الشخصي للموظف.

يتم تخزين عملية نقل دفتر العمل إلى الموظف في الأرشيف جنبًا إلى جنب مع أمر الفصل والمستندات الأخرى المتعلقة بخدمة الموظفين.

إذا انتقل الموظف إلى شركة أخرى والبيانات علاقات العمليتم إضفاء الطابع الرسمي عليها عن طريق النقل - يمكن توقيع عقد القبول ونقل كتاب العمل بين مديرين. تعكس الوثيقة معلومات تفيد بأن نموذج الإبلاغ الصارم قد تم نقله إلى عهدة صاحب العمل القديم إلى صاحب العمل الجديد.

تعد الصيانة والتسجيل المناسبين لوثائق الموظفين ضمانًا بأن صاحب العمل لا يحترم حقوق الموظفين فحسب، بل لن يصبح أيضًا موضوعًا للتقاضي في المستقبل. لذلك، من المهم للغاية وضع إجراء لنقل سجلات العمل إذا لزم الأمر - إقالة موظف شؤون الموظفين، أو تغيير المالك أو التفتيش المقرر.