Постановка целей описания бизнес-процессов

В качестве целей описания бизнес-процессов обычно выбирается одна или несколько целей из перечня наиболее часто решаемых задач .

Структуризация целей проекта

Структуризация проекта описания, анализа и реорганизации бизнес-процессов состоит из следующих шагов, см. рисунок.

На первом этапе руководитель формулирует в произвольной форме цели проекта, сроки выполнения проекта и возможный объем выделяемых на этот проект ресурсов. Руководитель проекта как представитель рабочей группы проводит совещание с руководителем организации для предварительного формулирования целей. Результатом первого этапа является перечень целей, определенных руководителем организации.

На втором этапе руководитель проекта ставит задачу рабочей группе детализировать перечень целей. Основная задача рабочей группы на этом этапе - добиться предельно конкретных целей, достижение которых может быть выражено количественными показателями.

На третьем этапе разработки целей проекта проводят согласование детальной структуры целей с руководителем организации. Его задача на этом этапе состоит в установлении приоритетов по достижению детализированных целей.

Разработка ТЗ существенно облегчает задачу по выполнению проекта.Она зависит от применяемой методологии и программного обеспечения.

Утвержденное ТЗ является обязательным к исполнению рабочей группой.

Структуризация целей может быть проведена в формате сбалансированной системы показателей ().

Определение показателей для измерения степени достижения целей

Для каждой сформулированной цели должен быть сформулирован один или несколько ключевых показателей эффективности (KPI), позволяющих установить плановое и мониторить фактические значения. Пример KPI приведен

Описание бизнес-процессов организации

Основные шаги:

1. Определить внешних клиентов организации и входы/выходы для организации в целом. Одним из примеров представления результатов могут служить графические схемы в нотации IDEF0 , уровень А0 (пример ).
2. Составить перечень основных бизнес-процессов организации, формирующих внешние выходы. Перечень основных процессов, как правило, является отражением цепочки добавленной ценности.
3. Параллельно с п.2, составить полный перечень бизнес-процессов верхнего уровня (включая вспомогательные процессы и процессы управления и развития. Правило для классификации процессов приведено ). Модель бизнес-процессов может быть разработана в различных нотациях, например, также в IDEF0 , как это предполагается в системе бизнес-моделирования Business Studio (пример бизнес-процессов верхнего уровня ), либо в , как это рекомендуется в системе Бизнес-Инженер (пример сети бизнес-процессов верхнего уровня ). На данном этапе становится доступным формирование первых внутренних нормативных документов организации. Например, из системы бизнес-моделирования возможна выгрузка автоматически формируемого регламента бизнес-процесса верхнего уровня - пример .
4. Провести ранжирование бизнес-процессов с целью выбора приоритетных для улучшения бизнес-процессов.
5. Описать каждый из приоритетных бизнес-процессов на нижнем уровне.
6. Построить организационную структуру организации и распределить ответственных по каждому из выделенных бизнес-процессов. В результате строится матрица распределения ответственности, позволяющая определить наличие провалов и дублирования ответственности.
7. В зависимости от конечной цели описания проводится детальное описание выбранных процессов в WFD. В частности, при необходимости автоматизации процесса (в состоянии "как есть") может проводиться описание процесса в нотации BPMN . Реализации такого описания можно посмотреть . При необходимости формирования пакета внутренней нормативной документации и/или подготовки организации к сертификации СМК выбор нотации определяется соглашением по моделированию. Часто при описании процессов на нижнем уровне применяется нотация EPC . Примеры образцов внутренней нормативной документации, выгружаемых из систем бизнес-моделирования, приведены .

Анализ бизнес-процессов

Виды методик анализа бизнес-процессов:

• Качественный анализ процесса

• качественный анализ процесса на основе субъективных оценок:

• визуальный качественный анализ графических схем процесс а:

1. анализ входов/выходов;
2. анализ функций;
3. анализ ресурсов (персонала, оборудования, программного обеспечения);

• анализ состояния процесса по отношению к требованиям:

• Количественный анализ процесса

• измерение и анализ показателей:

1. анализ показателей эффективности процесса;
2. анализ показателей процесса;
3. анализ удовлетворенности клиентов процесса;
4. сравнительный анализ процессов;
5. имитационное моделирование процесса и функционально-стоимостной анализ;
6. АВС-анализ процесса.

Метод под названием Структурный анализ процессов (Structured Process Analysis, SPA), разработанный компанией, использует принципы, взятые из теории моделирования данных. Он основан на принципе иерархии процессов. Как уже стало видно, процесс можно разбить на составляющие его субпроцессы. Если изучаемый процесс охватывает несколько отделов, то в этом случае сами субпроцессы скорее всего будут достаточно сложными и могут включать виды работ, выполняемые больше, чем одним отделом. Можно далее разделить каждый субпроцесс на главные виды работ, выполняемые внутри его, а каждый вид, в свою очередь, на отдельные работы. Например, процесс найма нового сотрудника включает в себя работу по рекламе имеющейся вакансии, работу по описанию рабочего места и требований к кандидату. Это в свою очередь включает в себя отдельные работы типа набора в текстовом редакторе требований к кандидату.

Структурный анализ процессов отражает эту иерархию и работает как набор географических карт, отличающихся своим масштабом и детализацией. Возвращаясь к аналогии со схемами улиц, стоит начать с карты мира в атласе, которая показывает только континенты и страны, находящиеся на этих континентах. Если захочется узнать больше о любой из стран, можно открыть карту этой страны, где указаны основные города и пути сообщения. Для каждого города можно получить детальную схему его улиц. Для выбранной улицы можно обратиться к детальным архитектурным планам, где указано, как стоят дома на данной улице. В принципе, можно получить и строительный план дома, где показано расположение комнат. Таким образом, процесс имеет иерархию карт, начинающуюся от уровня материков и спускающуюся вниз до плана ванной комнаты!

В структурном анализе процессов сложный процесс представляется с помощью схем информационных потоков, показывающих различные уровни детализации по принципам, во многом схожим с приведенным выше примером. Схема информационных потоков - это простой способ показать поток входов и выходов. На уровне отдельных работ, таких, как разработка должностной инструкции, можно использовать алгоритмические схемы (flow charts), чтобы проиллюстрировать имеющиеся этапы, принимаемые решения, ввод информации или движение материальных ресурсов. Несколько примеров продемонстрируют сильные стороны этого метода и возможности его широкого применения, а также возможные подводные камни, которых команде следует избегать.

Способы описания бизнес-процессов

Главное достоинство идеи анализа бизнес-процессов предприятия посредством создания его модели - ее универсальность. Во-первых, моделирование бизнес-процессов это ответ практически на все вопросы, касающиеся совершенствования деятельности предприятия и повышения его конкурентоспособности. Во-вторых, руководитель или руководство предприятия, внедрившие у себя конкретную методологию, будет иметь информацию, которая позволит самостоятельно совершенствовать свое предприятие и прогнозировать его будущее.

В настоящее время существуют три основных способа описания:

1. Текстовый: "Отдел продаж составляет договор и согласует его с юридическим отделом".

2. Табличный.

3. Графический.

Первый способ есть не что иное, как текстовое последовательное описание бизнес-процесса. Пример текстового описания фрагмента бизнес-процесса приведен выше. Многие российские компании разработали и используют в своей деятельности регламентирующие документы, часть которых является процессными регламентами и представляет не что иное, как текстовое описание бизнес-процессов. Но для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный вариант не оптимален. Дело в том, что описание бизнес-процесса в текстовом виде системно рассмотреть и проанализировать невозможно. Текстовая информация воспринимается человеческим мозгом последовательно. Например, когда человек читает регламент и доходит до его конца, он практически всегда забывает про то, что было в начале документа. Второй недостаток текстового представления бизнес-процесса заключается в том, что человеческое сознание устроено так, что оно может работать эффективно только с образами. При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходят дополнительное время и умственные усилия. Поэтому при использовании текстового описания бизнес-процессов производительность и качество решений по оптимизации деятельности оставляют желать лучшего, что особенно сильно проявляется, когда решение принимается группой людей.

В свое время специалисты по информационным технологиям разработали более структурированный подход к описанию бизнес-процессов. Ими было предложено разбить бизнес-процесс по ячейкам структурированной таблицы, в которой каждый столбец и строчка имеют определенное значение. Данную таблицу читать проще, из нее легче понять, кто за что отвечает, в какой последовательности в бизнес-процессе выполняются работы, и, соответственно, бизнес-процесс проще проанализировать. Табличная форма описания бизнес-процессов более эффективна по сравнению с текстовой и в настоящее время активно применяется специалистами по информационным технологиям для описания бизнес-процессов в приложении к задачам их автоматизации.

В последнее время стали интенсивно развиваться и применяться при описании бизнес-процессов графические подходы. Признано, что графические методы обладают наибольшей эффективностью при решении задач по описанию, анализу и оптимизации деятельности компании.

Оказалось, что графика хороша тем, что графическая информация, расположенная в поле зрения человека, воспринимается его мозгом одновременно. Второе преимущество в том, что менеджер, как и любой человек, имеет правополушарное мышление и мыслит в виде образов. Любую текстовую информацию он переводит в образы. В случае когда ему представляется информация в виде графических образов, значительно возрастают его возможности анализа и принятия решений. В статье будут рассматриваться именно графические подходы к описанию процессов, так как они себя хорошо зарекомендовали и их можно эффективно использовать для оптимизации деятельности организации.

Руководство по улучшению бизнес-процессов Коллектив авторов

Этап 2. Анализ текущего бизнес-процесса

Анализ текущего бизнес-процесса