Usimamizi wa wakati kwa wiki: mpango wa hatua kwa hatua. Usimamizi wa wakati au usimamizi wa wakati - ni nini, mapendekezo ya wataalam juu ya jinsi ya kudhibiti kila kitu

Itakuwa vyema kuwa na mkusanyiko wa kila wakati wa zana za usimamizi wa wakati mkononi. Tumeandaa orodha ya ulimwengu ya mbinu 25 za usimamizi wa wakati, zimegawanywa katika vikundi vya kuweka kipaumbele, kupanga na kuandaa mchakato wa kazi na kupumzika.

Kuweka kipaumbele

1. Uchambuzi wa ABC

Mbinu hii inategemea kueleza vitu muhimu zaidi na visivyo muhimu kwa asilimia. Kazi zote zimegawanywa katika madarasa matatu kulingana na umuhimu wao:

A. Kesi muhimu zaidi, ambazo hufanya 15% ya jumla ya idadi ya kesi na mchango wao katika kufikia malengo ni 65%.

B. Kazi muhimu - 20% ya idadi yao yote, umuhimu wa kufikia lengo ni 20%.

C. Kazi zisizo muhimu ni sawa na 65% ya idadi yao yote, na umuhimu wao ni 15%.

Ili kutumia uchambuzi wa ABC, lazima ufanye yafuatayo:

• tengeneza orodha ya kazi zote za baadaye;
• kugawanya kwa umuhimu na kuweka kipaumbele;
• kutathmini kazi ipasavyo katika kategoria A, B na C;

2. Matrix ya Eisenhower.

Kazi zimegawanywa katika vikundi kulingana na uharaka na umuhimu:

A - Jambo la dharura na muhimu

B - Sio haraka, lakini jambo ni muhimu zaidi

C - Jambo la dharura lakini sio muhimu

D - Sio haraka au muhimu

Kulingana na kikundi ambacho kazi hiyo inaanguka, utaratibu wa utekelezaji wake au uwakilishi hutegemea.

3. Njia ya Pareto

Njia ya Pareto inawakilisha usambazaji wa kazi kulingana na kanuni ya 80/20: 80% ya matatizo yanaweza kutatuliwa kwa 20% ya muda uliotumiwa; 20% iliyobaki ya kazi hutumia 80% ya muda uliotumika.

Kupanga

4. Orodha ya mambo yote ya kufanya

Kurekodi kabisa kila kitu cha kufanya kitasaidia wakati wa kupanga kiasi cha kazi kwa siku, wiki, mwezi. Na pia unaweza kuona wazi mzigo wako wa kazi na uwiano wa muhimu na sio muhimu sana kazi muhimu. Kwa kuongezea, ikiwa orodha kama hiyo iko karibu kila wakati, swali "Nini cha kufanya?" itatatuliwa mara moja.

5. Uhasibu kwa midundo ya kibiolojia

Wakati wa kupanga kazi zako, unapaswa kuzingatia sio tu ikiwa wewe ni mtu wa asubuhi au bundi la usiku, lakini pia tija yako ya kilele. Inaweza kuamuliwa kwa kutazama utendaji wako siku nzima. Itakuwa nzuri pia kufafanua wakati sahihi kwa chakula cha mchana. kupumzika na kujiendeleza.

6. Weka shajara

Panga kazi zilizorekodiwa hapo awali kwenye mfumo: kuingia kwenye diary, bora lahajedwali, programu ya simu, nk. Jambo kuu ni kwamba una wazo la kiasi cha kazi kwa siku na usisahau hata mgawo mdogo zaidi.

7. Zana sahihi

Kila aina ya maombi ni silaha yetu katika vita dhidi ya kuchelewesha na mitego ya wakati, kwa hivyo ni bora kusasisha safu yako ya ushambuliaji. Soma programu na programu zinazofaa zaidi na zilizothibitishwa za kutengeneza orodha na kazi ya pamoja.

8. Mbinu ya "Utunzaji wa wakati".

Mbinu ya "Utunzaji wa Wakati" ni kurekodi wakati wa kazi yoyote, hata ya zamani kama mazoezi ya asubuhi au chakula cha mchana. Unaandika kila kazi unayotumia muda, kwa hivyo ndani ya wiki unaweza kukamilisha kazi zifuatazo:

• kuamua mahali ambapo wakati wako unatumiwa;
• kutambua chronophages, yaani, "walaji wa wakati";
• kukuza "hisia ya ufanisi" na "hisia ya wakati."

9. Mfumo 10-3-2-1-0

Ili kutumia mbinu hii, unahitaji kukumbuka fomula inayoelezea kazi yenye afya na ratiba ya wakati wa kibinafsi na ushikamane nayo wakati wa kuunda mpango wa kila siku.

Masaa 10 kabla ya kulala: hakuna kafeini.

Masaa 3 kabla ya kulala: hakuna chakula au pombe.

Masaa 2 kabla ya kulala: hakuna kazi.

Saa 1 kabla ya kulala: hakuna gadgets za elektroniki.

mara 0: Hii ni idadi ya mara unaweza kubofya kitufe cha kuahirisha kwenye saa ya kengele.

10. Chati ya Gantt

Chati ya Gantt ni mbinu ya kuaminika ya kuonyesha kazi na wakati. Kwa kiwango kimoja cha ratiba, kazi zinaonyeshwa, na kwa upande mwingine, wakati wa kuzikamilisha. Inafaa kwa wapenzi wa grafu ambazo zinaweza kukusanywa katika Mradi wa MS, Excel.

Shirika la kazi na kupumzika

11. Mbinu ya Pomodoro

Jinsi ya kufanya hivyo: weka kipima saa kwa dakika 25, fanya kazi kwa umakini, bila usumbufu hadi kipima saa, kisha pumzika kwa dakika 5. Baada ya marudio 4, tunachukua mapumziko marefu - dakika 20-25. Kwa njia hii unabadilishana kila wakati kati ya kazi na kupumzika, kubadilisha shughuli na epuka kufanya kazi kupita kiasi.

12. Kula chura

Chura ndio kitu kisichopendeza zaidi. Ni bora kukabiliana nayo kwanza. Baada ya kuikamilisha, kazi yenyewe itaonekana kuwa ya kutisha na ya kuchukiza, na kazi zingine zitaonekana kuwa rahisi kabisa.

13. Njia ya Salami

Jinsi ya kula fimbo ya sausage bila kutambuliwa? Kukata vipande vidogo. Unahitaji kufanya vivyo hivyo na kazi zote ngumu, zenye sehemu nyingi: zigawanye katika sehemu ndogo na ukamilishe moja kila siku.

14. Uwakilishi

Ikiwa wewe ni kiongozi, kawia kazi zile zinazoondoa idadi kubwa wakati na hazitofautiani kwa umuhimu, na uzingatia kazi muhimu zaidi za kimkakati.

15. Weka mambo kwa hatua

Jitahidi kufanya mambo kwa kufuatana, maliza jambo moja kwanza, na kisha anza lingine. Tayari tumekuambia kwamba wakati wa kubadili kutoka kwa kazi moja hadi nyingine, inachukua muda wa dakika 10-15 ili kuzingatia kikamilifu mchakato. Mara kwa mara kuruka kutoka kazi hadi kazi, unapoteza muda, ingawa inajenga udanganyifu wa kufanya kazi kwa bidii.

16. Angalau dakika 10

Mbinu hii haihusiani na mambo ya kazi, lakini badala yake ukuaji wa kibinafsi na kujiendeleza. Kwa mfano, ikiwa kwa muda mrefu ungependa kujifunza au kukumbuka lugha ya kigeni, jaribu kutumia angalau dakika 10 kwa siku kwa hiyo. Vivyo hivyo kwa michezo, vitabu, nk.

17. "Wakati uliopatikana"

Kiini cha mbinu: tambua mapema orodha ya kazi ndogo 15-20 ambazo huna muda wa kutosha, na uwe tayari kuzifanya wakati una "dirisha" lolote linalofaa. Ongeza kwenye orodha kila wakati.

18. Kazi ndiyo njia bora ya kuanza kufanya jambo.

Kuna siku wakati tija iko sifuri na kazi ni ngumu. Katika kesi hii, ili kuibadilisha, ni bora kuanza kufanya kazi na kazi ndogo: barua, simu, kazi ambazo hazitachukua zaidi ya dakika 20 kukamilisha.

19. Fanya miadi muhimu asubuhi

20. Gawanya muda wako wa kazi katika vizuizi

Gawanya michakato yako ya kazi katika vizuizi: simu na barua, mikutano, fanya kazi kwenye mradi, nk. Hii itakusaidia kuunda wakati wa kufanya kazi inayolenga siku nzima.

21. Weka tarehe za mwisho za kila kitu

Hata kazi ndogo lazima iwe na tarehe ya mwisho, vinginevyo mtiririko wa kazi "kwa baadaye" utaendelea milele.

22. Kuzama katika kazi

Tenga siku moja au mbili ili kukamilisha kazi zako za kipaumbele, ukiondoa vizuizi kama vile simu na mikutano.

23. Sema “hapana”

"Hapana" ni neno lenye nguvu. Unapokataa ahadi mpya, unaonyesha heshima kwa wale ambao tayari umefanya na kujipa fursa ya kuwaweka kwa mafanikio. Kumbuka kwamba wakati wa kutoa idhini, lazima ukatae au ughairi kitu.

24. Pambana na "udhalimu wa dharura"

"Udhalimu wa dharura" unarejelea kazi ndogo, zisizo muhimu ambazo zinahitaji kukamilishwa hivi sasa. Hii inajenga tatizo kubwa kwa sababu hatua ya haraka kawaida huwa na athari ndogo sana. Baada ya kushindwa na "udhalimu wa dharura," itakuwa ngumu kuiondoa na, ipasavyo, kutenga wakati wa jambo muhimu zaidi.

25. Jitayarishe kesho kabla ya kuondoka ofisini.

Njia nzuri ya kumaliza siku yako ya kazi ni kujiandaa kwa ijayo. Fanya muhtasari wa siku, fanya mpango wa siku inayofuata, weka dawati lako kwa mpangilio.

Maisha wakati mwingine huweka kasi ya juu sana, na mambo mengi yanatuangukia. Na ingawa kila mtu ana muda sawa kwa siku, sio kila mtu anautumia kwa faida. Watu wengine wana wakati wa kufanya mazoezi, kufanya kazi, na kujitolea wakati wa kujiendeleza na wapendwa wao. Na mtu anaweza kufanya kazi siku nzima na kushangazwa kugundua kuwa hajatimiza chochote muhimu.

Tunataka sana kufanya kila kitu. Mahitaji hutengeneza usambazaji: vitabu vingi juu ya ufanisi wa kibinafsi, kozi za tija na kufundisha na mafunzo ya kufaulu na motisha vimeonekana. Na jambo moja zaidi-mifumo ya usimamizi wa wakati. tovuti inaelewa ni nini usimamizi wa wakati, wakati inakusaidia kufanya kila kitu, na wakati inageuka kuwa haina maana na haifai.

Usimamizi wa wakati ni nini

Usimamizi wa wakati - Hizi ni njia za kudhibiti wakati ambazo huongeza ufanisi wa matumizi yake.

Wapo wengi mifumo tofauti usimamizi wa muda: mbinu sawa hutumika kupakia wafanyakazi na kukokotoa saa za kazi, kwa mahitaji ya kibinafsi-nyingine. Usimamizi wa wakati husaidia sio tu kuendelea na kazi za kazi, lakini pia kutoa wakati wa kutosha wa kupumzika, michezo na mawasiliano na wapendwa.

Wakati usimamizi wa wakati haufai

Usimamizi wa muda ni muhimu kwa wale ambao wana uwezo wa kusimamia muda wao kwa kujitegemea. Ikiwa unafanya kazi kulingana na ratiba kali ambayo haiwezi kubadilishwa kwa njia yoyote,Itawezekana tu kupanga wikendi. Lakini kuna hali zingine ambazo usimamizi wa wakati hauna maana.

Usimamizi wa wakati - sivyo kidonge cha uchawi ambayo itasaidia kusimamia kila kitu. Kwa sababu kweli usimamizi wa wakati-Sio juu ya kufanya kila kitu. Ni juu ya kuendelea na kile ambacho ni muhimu na kujiweka mbali na kile ambacho sio muhimu.- kukataa.

Usimamizi wa wakati ni si njia ya motisha.Usimamizi wa wakati hautakufanya uwe na tija zaidi na motisha haitaanguka kutoka mbinguni ikiwa unachukizwa sana na kile unachofanya. Muhimu zaidi-hakikisha unataka kufanya mambo haya. Labda unahitaji kubadilisha uwanja wako wa kitaaluma, badala ya kujaribu kufanya zaidi na bora.

Usimamizi wa wakati hauhakikishi mafanikio.Makocha wengine wanakushawishi kwamba unahitaji tu kujifunza mbinu zao-na mara moja utapata utajiri, kutatua matatizo katika familia yako, na kuanza kucheza michezo. Lakini haifanyi kazi kwa njia hiyo. Usimamizi wa wakati-chombo tu ambacho hakina maana bila juhudi zako. Ni kama kununua kalamu ambayo mwandishi mahiri alitumia kuandika mawazo, na kutumaini kwamba mawazo hayo sasa yatakujia.

Mbinu za usimamizi wa wakati sio zima, hazifai kwa kila mtu.Mbinu ya mwandishi yeyote-huu ni uzoefu wa muundaji wake tu. Lakini sisi ni mtu binafsi, kwa hivyo sio njia zote zinaweza kutumika kila wakati. Ikiwa mbinu haifanyi kazi, basi usijilazimishe-tafuta mwingine tu. Bora zaidi-jiangalie. Unajijua vizuri zaidi na jinsi unavyostarehesha kufanya kazi. Watu wengine huzalisha asubuhi, wengine jioni au hata usiku.

Usimamizi wa wakati haukulazimishi kujizuia. Kuamka saa 5 asubuhi au kulala kwa saa 4 na kujisikia vibaya-Huu sio usimamizi wa wakati. Pia, usijitie mwenyewe ikiwa huwezi kutatua matatizo kwa ufanisi mara moja. Jipe ruhusa ya kufanya makosa. Mbinu zingine hazitafanya kazi-jaribu wengine. Inawezekana.

Jinsi ya kudhibiti wakati

Kuna mbinu na zana tofauti katika usimamizi wa wakati. Wanasaidia hatua mbalimbali: kupanga, kuweka kipaumbele, kutathmini matokeo.

Mpango: kuweka malengo na malengo

Kupanga - sehemu muhimu ya usimamizi wa wakati na ufanisi. Unaweza kupanga jioni kwa siku inayofuata au mwanzoni mwa siku. Wakati wa kupanga, ni muhimu kutenganisha malengo na malengo. Lengo-jumla na kimataifa. Malengo yamegawanywa katika kazi ndogo na maalum. Kwa mfano, lengo-kuwasilisha ripoti za robo mwaka. Tunaigawanya katika kazi ndogo maalum: kukusanya data kwa muda wa miezi 3, muhtasari wa meza, kuunda grafu za mienendo, fanya uwasilishaji.

Unda orodha za kazi kwa siku na vipindi virefu-wiki au mwezi. Kwa kila kazi, unahitaji kuamua tarehe ya mwisho ambayo lazima ikamilike. Unaweza kutumia karatasi au mipango ya elektroniki kwa hili. Mpangaji wa kila siku, ubao wa kumbukumbu unaonata, au programu za kupanga zitafanya ujanja.-kwa mfano Trello au Wunderlist.

Hivi ndivyo bodi ya kazi inavyoonekana katika Trello-Hii ni analog ya elektroniki ya ubao yenye noti zenye kunata. Orodha na kadi zinaweza kupangwa kwa njia yoyote inayofaa kwako.

Unaweza pia kugawanya kazi katika hatua na kuweka alama unapokamilisha kila moja. Kwa kuongeza, unahitaji kuamua tarehe ya mwisho ya kazi na jaribu kuisonga. Daima kuchukua muda mwingi: unahitaji siku 3-lala chini 4. Mambo siku zote hayaendi tunavyopanga.

Weka vipaumbele vyako

Unaweza kuandika kazi kadhaa. Wanahitaji kutanguliwa, na wengine wanaweza hata kuhitaji kuachwa kabisa.

Kuna njia mbili maarufu za kuweka kipaumbele: ABC na Eisenhower Matrix.

Mbinu ya ABC

Chukua orodha ya majukumu na upe kiwango cha kipaumbele kwa kila moja. herufi A,B,C(baadhi ya watu pia hutumia herufi D na E).

• A - kazi muhimu na za haraka, kipaumbele cha juu kukamilisha. Haya ni yale mambo ambayo kushindwa au kuchelewa kunaweza kuwa na matokeo yasiyofurahisha au makubwa. Kwa mfano, kurekebisha hitilafu iliyosababisha tovuti kuacha kufanya kazi, hasa ikiwa biashara inapoteza pesa kutokana na kuchelewa.
• B - kazi muhimu lakini zisizo za haraka au wale ambao kushindwa kukamilisha hautasababisha madhara makubwa. Mfano ni kutekeleza maendeleo ambayo yatasaidia kuongeza mauzo. Hii ni muhimu, lakini ikiwa utaihamisha kidogo, hakuna uwezekano kwamba kitu chochote kisichoweza kurekebishwa kitatokea.
• C - kazi ambazo zitakuwa nzuri kukamilisha: kutumia jioni na marafiki au kupanga chakula cha jioni kwa mke wako.

Kwa kiwango cha D ni pamoja na kazi ambazo zinaweza kukabidhiwa wasaidizi, na E- ambayo inapaswa kuachwa kabisa.

Matrix ya Eisenhower

Njia hiyo inaitwa baada ya muumbaji wake-Rais wa Marekani Dwight Eisenhower. Alikuwa na kazi nyingi, kwa hivyo alizipa kipaumbele, akizisambaza katika vikundi:

• haraka, muhimu;
• muhimu, isiyo ya haraka;
• haraka, sio muhimu;
• sio muhimu, sio haraka.

Karatasi imegawanywa katika mraba 4, ambayo kazi zinafaa.

Matrix ya Eisenhower: miraba 4 yenye uharaka na umuhimu tofauti. Baadhi ya wapangaji karatasi huja wakiwa tayari wamejipanga kwenye miraba kama hii.

Fanya mambo ya haraka na muhimu kwanza. Wana maana ya moja kwa moja kwa ajili yako na siku zijazo, haziwezi kukabidhiwa kwa mtu yeyote. Kazi muhimu lakini zisizo za dharura zinaweza kukamilishwa kwa utulivu na raha wewe mwenyewe au kukabidhiwa kwa wasaidizi na kushirikiana nao wakati wa utekelezaji wao. Jaribu kupitisha mambo ya dharura na yasiyo muhimu kwa wengine. Unapaswa kuachana kabisa na zisizo za haraka na zisizo muhimu.

Ni rahisi sana kutanguliza kazi mara moja unapoziongeza kwa kipanga ratiba,-kwa njia hii hakuna kitu kisichohitajika kitaingia ndani yake.

Kamilisha kazi

Panga kazi na uzipe kipaumbele-nusu tu ya kazi. Sasa tunahitaji kuzikamilisha. Kwa kuongezea, kawaida kila kitu hakiendi kulingana na mpango: kazi mpya zinamiminika, tunachelewesha, hatuzingatii nuances kadhaa, ambayo mwishowe hubadilisha tarehe za mwisho za kazi, na wakati huo huo kusonga kazi zinazofuata. Hutaweza kupanga kwa kila kitu, lakini bado unaweza kuzingatia baadhi ya mambo ili kupunguza usumbufu.

Usijaribu kufanya kazi nyingi

Ubongo - sio kompyuta ya kufanya kazi nyingi. Hatuna kasi ya mchakato ikiwa tunajaribu kufanya kila kitu kwa wakati mmoja, lakini tumetawanyika kati ya kazi. Tunakengeushwa, tunakosa mambo muhimu, tunapunguza mwendo, tunafadhaika, tunabadilisha kila mara kati ya majukumu na kuyachunguza upya kila wakati.

Ondoa chochote kinachokuzuia kuzingatia kazi

Funga mitandao ya kijamii na wajumbe wa papo hapo, zima sauti kwenye simu yako, safisha mahali pako pa kazi. Ikiwa unafanya kazi nyumbani, chagua wakati na mahali ambapo hutakatizwa na wanafamilia. Vinginevyo, utawatawanya mawazo yako au hata kuanza kuahirisha.

Usikimbilie kufanya kazi mpya mara moja

Kwanza, wape kipaumbele. Ikiwa utaingiza kazi mpya, hutakuwa na muda wa kukamilisha iliyopangwa-na kati yao kunaweza kuwa na muhimu. Kama sheria, hakuna kitakachotokea ikiwa unakubaliana na wenzako kwamba utamaliza kazi mpya kesho. Hakuna kazi nyingi ambazo unahitaji kukimbilia kufanya mara moja.

Jifunze kukataa

Sio kazi na miradi yote inafaa kuchukua. Wakati fulani wanajaribu kutulaumu kwa jambo ambalo hatupaswi kufanya hata kidogo. Wakati mwingineHakuna haja ya kuchukua mradi mpya ikiwa huna wakati na hutaki kuacha wengine. Hata nikikuomba kwa machozi rafiki bora. Kila mtu ana haki ya"Hapana" , kumbuka hili.

Fanya kazi kwa njia inayokufaa zaidi

Sisi sote tofauti sana. Tuna tabia tofauti, matukio tofauti hutokea katika maisha, tunafanya kazi ndani nyakati tofauti na kwa njia tofauti. Kwa mfano, ikiwa unaona ni vigumu kuzingatia kazi kwa muda mrefu-jaribu mbinu"Nyanya" . Imepewa jina la kipima muda cha jikoni chenye umbo la nyanya ambacho hudumu kwa dakika 25. Weka kipima muda kwa dakika 25 na ufanye kazi tu wakati huu. Kisha mapumziko ya dakika 5 au 10.

Na ikiwa una nafasi ya kubadilisha ratiba yako ya kazi ili kukufaa-usikate tamaa juu yake.

Tathmini matokeo

Imekamilisha jukumu-kuchambua nini kilikuwa kizuri na niniHapana. Labda zana zingine za usimamizi wa wakati hazifai kwako. Mbinu"Nyanya" haitakufanya uwe na tija ikiwa ungependelea kufanya kazi kwa saa moja na nusu hadi saa mbili kisha upumzike vizuri.

Zingatia kile kilichoingilia kukamilisha kazi: uchovu, kuvurugwa na barua pepe, au kuimba pamoja na mwimbaji unayempenda. Wakati ujao, jaribu kuondoa uchochezi.

Pumzika

Sehemu muhimu ya usimamizi wa wakati-pumzika. Panga mapumziko mafupi wakati wa mchana, amua wakati ambao hautafanya kazi. Jaribu kupumzika sana wikendi na usichukue kazi nyumbani. Hakuna anayeweza kuwa na tija 24/7. Tunahitaji kupumzika na kujaza rasilimali zetu. Jumuisha mazoezi, muda na wapendwa, na usingizi wa kutosha katika ratiba yako.

Pia kumbuka kwamba baada ya dharura utahitaji muda zaidi wa kupona.

Usisahau kile ambacho ni muhimu

Mbali na kazi za kazi, miradi na kazi, kuna mambo mengi ya kushangaza na mazuri maishani. Je, ni muhimu kuchukua mradi wa nane wa kampuni ya kifahari au kupata pesa kwa ajili ya gari la hivi karibuni ikiwa inakunyima wakati na watoto wako na wapendwa wako? Usisahau kwamba sio kila kitu kinapimwa kwa pesa na mafanikio. Panga ili usije kujuta baadaye kwamba umekosa kitu muhimu sana kwako mwenyewe.

Ufanisi wa kibinafsi - siri kuu mafanikio katika mambo yote, na inategemea, kati ya mambo mengine, juu ya uwezo wa kusambaza kwa usahihi rasilimali za wakati. Usimamizi wa wakati unaweza kusomwa na kupangwa kisayansi. Wapo mbinu maalum, ambayo itawawezesha kutenga muda kwa usahihi ili kuna kutosha kwa kila kitu.

Dhana ya usimamizi wa wakati

Wakati wa kuzaliwa, mtu hupokea rasilimali ya kipekee, isiyoweza kubadilishwa - wakati. Mafanikio ya mtu katika biashara na ufanisi wake mara nyingi hutegemea jinsi anavyoisimamia. Usimamizi wa wakati, au usimamizi wa wakati, ni mchakato wa hatua nyingi unaojumuisha upangaji, uchambuzi na ustadi wa kuandaa mchakato.

Wazo la usimamizi wa wakati sio geni hata kidogo katika miaka ya kwanza ya enzi yetu, mwanafalsafa wa Kirumi Seneca aliandika kwamba wakati unahitaji mtazamo maalum, na akaunda sheria za kwanza za usimamizi wa wakati: unahitaji kuweka diary ya wakati. , unahitaji kutathmini jinsi muda ulivyotumika na jinsi Muda ulivyojaa matukio. Baadaye, wanafalsafa zaidi ya mara moja walifikiria juu ya jinsi ya kushikilia wakati unaotiririka, waliweka nadharia na uvumbuzi wa njia za kuiokoa na kuitumia kwa busara.

Lakini mbinu ya kisayansi ya kusimamia rasilimali hii ilionekana tu mwanzoni mwa karne ya 19 na 20. Frederick Taylor, mhandisi wa Marekani, alipendekeza dhana ya usimamizi wa muda wa mfanyakazi na kuunganisha mchakato huu na motisha na kuweka malengo. Wanasayansi wa Urusi mwanzoni mwa karne ya 20 waliunda mwelekeo mzima unaoitwa "shirika la kisayansi la kazi" na kuweka msingi mzito wa nadharia ya kisasa usimamizi wa wakati. Neno "usimamizi wa wakati" linaonekana tu katika miaka ya 70 ya karne ya 20, na mwanzoni mwa karne ya 21 tasnia hii imekuwa moja ya sehemu muhimu na zilizokuzwa vizuri za usimamizi.

Aina za wakati

Ili kudhibiti kitu, unahitaji kuelewa kiini cha kitu. Muda ni kitu maalum cha usimamizi ili kuutumia kwa busara, inafaa kuugawanya katika aina. Uainishaji wa kwanza unategemea dhana ya kazi na kupumzika, katika kesi hii wakati umegawanywa katika kazi na burudani, au wakati wa bure. Kusimamia misimu hukuruhusu kutofautisha aina kama vile wakati wa msimu: misimu ya juu na ya chini ya matumizi ya wakati.

Unaweza pia kuainisha rasilimali ya wakati kulingana na shughuli ambayo imejitolea, basi wakati wa kufanya kazi, wa kibinafsi na wa kijamii umetengwa. Wakati wa kazi unatumika katika kutekeleza majukumu rasmi, kupanga, wakati wa kibinafsi unajumuisha kupumzika, elimu, burudani, na wakati wa kijamii hutumiwa kwa familia, marafiki, na kuanzisha mawasiliano mbalimbali. Wakati tunazungumzia kuhusu kupanga, kwa kawaida huzingatiwa saa za kazi, ingawa, bila shaka, ni muhimu kutumia ujuzi uliopatikana wa matumizi ya kiuchumi ya muda kwa aina zake zote.

Kazi za usimamizi wa wakati

Usimamizi wowote hufanya kazi kuu ni matumizi ya busara ya rasilimali. Majukumu ya usimamizi wa muda ni kupanga, kusambaza na kutumia rasilimali hii isiyoweza kurejeshwa. Usimamizi wa muda ni muhimu ili kutumia vyema muda uliopo, ambao huathiri moja kwa moja tija ya mtu au mfanyakazi. Kazi kuu za usimamizi wa wakati ni kupanga matumizi ya wakati, kuandaa michakato ya kutumia wakati, ufuatiliaji wa kufuata kanuni na kurekodi matumizi ya wakati.

Faida za kutumia usimamizi wa wakati

Usimamizi wa wakati hutoa anuwai nzima ya matokeo chanya. Ili kufikia mafanikio katika shughuli yoyote, unahitaji kujifunza jinsi ya kutumia muda wako kwa usahihi. Mtu ambaye amebobea katika teknolojia ya usimamizi wa wakati hupokea faida zifuatazo:

• kufikia malengo haraka na mara nyingi zaidi;
• anaunda mazingira ya maisha yake na anaweza kuyadhibiti;
• uwezo wa kufikia lengo lolote na mafanikio katika shughuli yoyote;
• hupata hisia kidogo za neva, kwani hakuna mahali pa fujo na haraka katika maisha yake;
• ina muda wa kutosha kwa ajili ya elimu binafsi na maendeleo ya kiroho;
• ina mpango wa utekelezaji wa kila siku, inakuwa na nidhamu zaidi na iliyokusanywa;
• anapumzika zaidi na kwa hivyo anahisi mchangamfu na mwenye afya, ana fursa zaidi za kuwasiliana na marafiki na familia, na kushiriki katika mambo ya kupendeza;
• ufanisi zaidi katika kazi;
• hatimaye mtu anajiamini na mwenye furaha zaidi.

Muundo wa mchakato wa usimamizi wa wakati

Mfumo wa usimamizi wa wakati unajumuisha michakato kadhaa ya kimsingi:

• uchambuzi - ili kuhamia mahali fulani, unahitaji kujua nini unataka na nini rasilimali una;
• mipango ya kimkakati;
• uundaji wa malengo;
• mipango ya mbinu na uendeshaji;
• kufikia lengo;
• udhibiti wa matumizi ya rasilimali na kufikia malengo.

Kuna njia zingine za kuamua muundo wa usimamizi wa wakati; inabainisha maeneo 4 ya kukuza ujuzi, ujuzi na tabia, hizi ni pamoja na:

• kuweka malengo, kusimamia mbinu ya kuweka malengo;
• uwezo wa kuweka kipaumbele;
• uwezo wa kutumia zana za kupanga na matumizi yao yenye uwezo;
• maendeleo, uimarishaji na matumizi ya ujuzi wa usimamizi wa wakati.

Aina za usimamizi wa wakati

Kama usimamizi wowote, usimamizi wa msingi wa wakati unaweza kugawanywa katika mipango ya kimkakati na ya uendeshaji. Usimamizi wa rasilimali hii pia inaweza kugawanywa katika aina kulingana na wakati: muda mrefu na wa muda mfupi, ambao, kwa kweli, unarudia uainishaji wa kwanza.

Upangaji wa kimkakati unahusishwa na kufikia malengo ya muda mrefu, ya kimataifa, wakati wakati unasambazwa kwa mwaka mmoja au zaidi. Inahusishwa na utabiri na inategemea uchambuzi wa kina wa hali hiyo.

Usimamizi wa wakati wa sasa unahusishwa na kufikia malengo kwa muda mfupi: kutoka mwezi hadi miezi sita. Imejengwa katika mpango mkakati, lakini inashughulikia tu sehemu yake ya haraka.

Usambazaji wa muda wa uendeshaji unahusishwa na kuchora mipango ya kila wiki na ya kila siku. Usambazaji wa mbinu wa rasilimali unahusiana na hali halisi, ya sasa, ambayo hali zinaweza kufanya marekebisho.

Kanuni za jumla za usimamizi wa wakati

Michakato ya usimamizi wa wakati inategemea kanuni kuu, hizi ni pamoja na:

• Mpangilio sahihi wa lengo. Ufanisi wake na msukumo wa kuifanikisha hutegemea hii. Wapo mbinu mbalimbali kuweka lengo, maarufu zaidi na ufanisi ni mfano wa SMART.
• Kuhamasisha. Kuokoa wakati lazima iwe na ufahamu na kuhusiana na kuridhika kwa mahitaji fulani muhimu, vinginevyo mafanikio hayawezi kutarajiwa kutoka kwa usimamizi wa wakati.
• Kuhifadhi. Usimamizi wa wakati ni muhimu ili kuondoa au kupunguza shinikizo la wakati na kuongeza tija katika vipindi sawa vya wakati.

Mbinu za usimamizi wa wakati

Leo, mikakati na mbinu mbalimbali za kusambaza na kutumia muda zinajulikana. Njia maarufu zaidi za usimamizi wa wakati ni kama ifuatavyo.

Matrix ya Eisenhower. Njia hii inajumuisha kujaza matrix kulingana na sifa 4: muhimu-sio muhimu, haraka-sio haraka. Kazi zote za kipindi kilichopangwa hupimwa kwa kiwango hiki na kuorodheshwa kwa utekelezaji. Kazi za haraka na muhimu zinakamilishwa kwanza, kazi zisizo za haraka na muhimu huwekwa kwa kipaumbele cha pili, jambo kuu sio kuchelewesha utekelezaji wao ili wasiingie kwenye kitengo cha kwanza. Ikiwezekana, kazi za dharura na zisizo muhimu sana zinapaswa kukabidhiwa kwa wasaidizi wa chini na zisizo muhimu hazipaswi kukusanywa, kwa hivyo zinapaswa kukabidhiwa au kutotekelezwa kabisa na kutengwa na mipango.

Piramidi ya B. Franklin. Mfano huu wa kina unahitaji maandalizi mengi mara ya kwanza, na kisha ni rahisi kutumia. Msingi wa piramidi ni malengo ya ulimwengu na maadili ya maisha ya mtu. Ngazi ya pili ni malengo ya muda mrefu kwa miaka 10-20. Tatu ni mpango mkakati, maamuzi juu ya njia za kufikia malengo ya kimataifa. Ifuatayo ni mpango wa mwaka ujao, kisha mpango wa muda mfupi. Hapo juu ni mpango wa siku. Piramidi kama hiyo lazima irekebishwe mara kwa mara na kusasishwa.

Kuna mbinu nyingine za usimamizi wa muda, lakini zote zinatokana na uwezo wa kutenganisha mambo muhimu na yasiyo muhimu, ujuzi wa kuweka malengo sahihi na yanayoweza kufikiwa, na motisha ya kuokoa muda.

Usimamizi wa wakati wa kufanya kazi: mbinu za kimsingi na sheria

Usambazaji wa busara wa wakati wa kufanya kazi ndio kazi muhimu zaidi kwa watu wanaotaka kuongeza ufanisi wao. Mbinu za usimamizi wa muda na usimamizi zinalenga kuondoa uhaba wa muda wa kufanya kazi. Kwa hivyo, ni muhimu sana kupanga siku yako ya kazi kwa kuzingatia kanuni zifuatazo:

• ni muhimu kuhakikisha uwezo wa kurekodi muda uliotumika kwenye shughuli mbalimbali;
• wakati wa kuunda mpango, unahitaji kujitolea 60% ya wakati kwa kazi iliyopangwa, 20% kwa mambo yasiyotarajiwa, 20% kwa kazi za hiari;
• ni muhimu kutambua "kuzama kwa wakati" na kuwaondoa iwezekanavyo;
• unahitaji kupanga kazi za kazi kwa uharaka na umuhimu;
• Upangaji wa wakati lazima uwe wa utaratibu, thabiti, na wa kuridhisha.

Ili kudhibiti wakati katika shirika, njia ya ABC hutumiwa mara nyingi hukuruhusu kuainisha rasilimali za kampuni kwa kiwango cha umuhimu. Imejengwa juu ya kanuni tatu:

• kazi muhimu zaidi zinafanywa na meneja, anatumia 15% ya muda wake juu yao;
• kazi za umuhimu wa kati zinakabidhiwa kwa wasimamizi, zimetengwa 20% ya wakati wa kufanya kazi;
• kazi zisizo muhimu zaidi hukabidhiwa kwa wasanii, ambao hutumia 65% ya wakati wao.

Usimamizi wa wakati katika shirika

Usimamizi wa muda katika kampuni ni njia ya kuokoa hadi 30% ya muda wa kufanya kazi wa mtaalamu. Kwa hiyo, ni muhimu kulipa kipaumbele kutokana na hili. Usimamizi wa wakati katika shirika huanguka kwenye mabega ya wasimamizi ambao hutengeneza mipango ya kazi ya muda wa kati kwa watendaji. Leo kuna wachache kabisa programu za kompyuta, ambayo inakuwezesha kupanga muda wa kazi wa wafanyakazi, na pia kufuatilia kukamilika kwa kazi na muda uliotumika. Kwa mfano, Toggl, Bitrix "Timu" na "Mradi". Kuna mikakati mitatu kuu ya kupanga usimamizi wa wakati:

• Kuongeza kasi. Inahitajika kupunguza muda uliotumika kwenye shughuli za kawaida, haswa za kurudia.
• Mkusanyiko. Ni muhimu kutambua hifadhi na vipaumbele katika kila hatua ya uzalishaji, na kuunda hifadhi ya muda ili kukamilisha kazi zisizotarajiwa.
• Kuagiza. Inahitaji kutekelezwa mifumo yenye ufanisi kupanga na kudhibiti matumizi ya muda.

Usimamizi wa wakati wa bure

Mtu yeyote daima anahisi ukosefu wa wakati wa bure, na inahitaji kupangwa kwa uangalifu kama wakati wa kazi. Ili kufanya hivyo, unahitaji kujifunza kutenganisha kabisa kazi na kupumzika ili uwe na wakati wa kurejesha utendaji wako. Wakati wa likizo, unahitaji kujizuia kutoka kwa simu na ujumbe kuhusu kazi ili kupumzika kikamilifu. Kazi ya kaya unahitaji kujifunza jinsi ya kupanga na kuokoa muda wa juu. Unahitaji kukuza ustadi wa kutambua kazi muhimu zaidi ili uwe na wakati wa kutosha sio tu wa kupumzika, bali pia kwa maendeleo ya kibinafsi. Unapaswa pia kujifunza kuacha kazi ndogo za kawaida ambazo hakuna mtu anayehitaji, na kuacha muda wa juu kufikia malengo ya kipaumbele.

Mbinu hii inaweza kutumika si tu katika kazi, lakini pia katika maisha ya kila siku, jaribu kuwazoeza watoto wako kutoka utotoni. Kupimwa - kuchambuliwa - kupangwa - kutekelezwa - kuchambuliwa. Hatua chache hatua ya awali Na kurudia itasababisha utekelezaji wa vitendo moja kwa moja, baada ya muda itakuwa tabia na itafanywa kwa kiwango cha chini cha fahamu.

Usimamizi wa wakati ni rahisi

Kwa ujumla, inaweza na inapaswa kubinafsishwa kwako mwenyewe. Mara nyingi, wakati wa kupanga unahitajika tu katika hali ambapo tunafanya kwa sababu tunapaswa, umeona? Inaonekana kama jambo la kufurahisha, lakini labda umechoka kidogo, labda mhemko wako au ustawi sio sawa, labda wewe ni mvivu tu, basi lazima uwashe mifumo ya ndani ya nidhamu, kurekebisha motisha. kwa kiwango unachotaka na udhibiti shughuli zako.

Je, unakumbuka wakati huna haja ya kufanya hivi? Katika matukio mawili: wakati uvivu na uvivu umekamilika, na wakati tunachukuliwa na kazi au biashara kwamba hatuoni jinsi wakati unavyopita. Katika hali kama hizi wanasema: "Sikuwa na wakati wa kuangalia nyuma, lakini siku ya kufanya kazi ilikuwa imekwisha."

Ukweli uko wapi?

Ukweli ni daima mahali fulani katikati, hata hivyo, ikiwa baadhi ya mapendekezo husaidia mtu mmoja kuwa na ufanisi zaidi, basi wanaweza kuwa na ufanisi kwa angalau watu kadhaa zaidi. Sasa hatutajadili jinsi ya kupanga wakati wetu wakati uvivu wa mama umetushinda, au wakati shauku inawaka katika nafsi zetu. Nitashiriki na wewe njia mbili rahisi ambazo zinaweza kuwa na ufanisi kwako wakati unahitaji tu kufanya kazi.

Njia 2 Rahisi za Kupanga Wakati Wako

Njia ya kwanza:

Fanya hivyo tu.

Njia ya pili:

Chukua mapumziko mara nyingi zaidi.

Je, unatabasamu? Ninaona kutokuelewana kwako ... Kwa kweli, marafiki, njia zinajaribiwa kwa wakati. Ninawahakikishia kwamba kwa baadhi yenu watakuwa njia ya kuokoa maisha kwa wakati ufaao. Ni bora kuchukua mapumziko zaidi, labda baada ya dakika kumi na tano, labda baada ya dakika 10 au 5, lakini hata katika kesi hii, utasonga mbele na usisimame. Hutaona jinsi utakavyojihusisha na kazi na hutahitaji tena mapumziko.

Kuhusu mbinu

Hii ni sana njia rahisi kupanga muda wako. Ninajua kuwa kwa kutumia vitu kama kupanga kazi, kugawanya kazi kuwa muhimu na za haraka, mbinu ya "Pomodoro", kuweka shajara, kutumia - n.k., kwa matokeo, wataharakisha shughuli zetu, hii haina shaka.

Lakini bado unahitaji kupata jambo kuu ambalo mwili wako husikiza na ufahamu wako haupingi sana. Tafuta kitu ambacho kitakusaidia.

Tugawane mambo yetu

Wacha tukumbuke tena kwamba mambo yetu yote yanaweza kugawanywa katika vikundi 4:

• Haraka - Muhimu
• Muhimu - Sio haraka
• Haraka - Sio muhimu
• Sio haraka - Sio muhimu

Pata maelezo kuhusu njia hii ya Eisenhower na ujifunze jinsi ya kuitumia katika kupanga kwako. Na fanya mambo muhimu zaidi kwanza: ya haraka na muhimu. Njia hii ilinisaidia sana kukabiliana na mabadiliko makubwa ya kesi, ambayo hayakuwa na mwisho na mwisho wakati nilifanya kazi kama meneja wa tawi. kampuni ya matangazo, na wakati huo huo kazi ilifanyika kwenye maeneo kadhaa yenye umuhimu sawa.

Nani anamdhibiti?

Hatua kwa hatua ikawa wazi kuwa sio mauzo tena ambayo yalinidhibiti, lakini nilisimamia mambo yangu na kupanga wakati wangu kwa mafanikio. Ushauri wa Artem Faryevich kuhusu "tumbili" ambayo wasimamizi waliweka mara kwa mara kwenye shingo yangu ilisaidia kwa wakati; Nilijifunza kusema “hapana” kwa wakati ufaao, kukataa bila kumuudhi mtu mwingine, kumaliza mazungumzo kwa upole ikiwa nilitambua kwamba alikuwa akiniibia wakati wangu.

Marafiki, hii yote ni ya kuvutia sana, kwa kweli. Sasa, wakati mwingine, ni vigumu hata kuelewa ni nini kinachofaa zaidi katika kutatua na kufanya kazi fulani. Ni muhimu kuelewa kwamba utakuwa na yako mwenyewe mbinu mwenyewe hiyo itakuwa na ufanisi kwako.

Unapogundua kuwa unajua jinsi ya kuthamini wakati wako na wakati wa watu wengine, inakuwa wazi kuwa unaanza kufanya mengi zaidi kwa wakati uleule kama hapo awali. Hatua kwa hatua unasimamia sanaa ya usimamizi wa wakati, kazi kuu ambayo - shirika la wakati.

Kwa kumalizia

Marafiki, lazima ukumbuke kila wakati kwamba ikiwa mzigo mwingi unaanza, unaweza kuacha na kufanya pumzi ya kina na exhale. Sawa dawa bora- inasaidia! Daima tunataka usawa: kiakili, kimwili, na nyenzo ... Maisha yetu moja kwa moja inategemea ubora wa wakati wetu, ambao tunajitolea kwa kazi, familia, marafiki, na kusafiri.

Tunapojua kwa nini tunafanya kazi peke yetu, na hakika hii ni sisi wenyewe na watu wapendwa zaidi katika maisha yetu, bila shaka yoyote, ubora wa maisha yetu utaboresha. Na hii ndiyo hasa inafanya thamani ya kuishi, kuunda na kufikia usawa kati ya afya, utajiri na furaha.

"Tunachoka na kuchoka sio kwa sababu tunafanya kazi kwa bidii, lakini kwa sababu tunafanya kazi vibaya, tunafanya kazi bila mpangilio, tunafanya kazi kwa ujinga."

Mwanafiziolojia N.E. Vvedensky

Muda - meneja t ni mbinu ya usimamizi wa wakati ambayo inajumuisha sheria na kanuni zinazosaidia mtu kupanga vizuri wakati wake na kufikia ufanisi wa juu katika shughuli yoyote. Kwa msaada wa usimamizi wa wakati, mtu anaweza kudhibiti kwa uangalifu wakati anaotumia aina tofauti shughuli, huku ukiongeza ufanisi na tija ya kazi au burudani yako. Kupanga, usambazaji, kipaumbele, kuweka malengo husaidia mtu kukabiliana na rhythm ya mambo maisha ya kisasa. Usimamizi wa wakati husaidia mtu kusimamia kufanya kila kitu bila dhiki na kuepuka uchovu wa muda mrefu.

Hapo awali, mbinu za usimamizi wa wakati zilitumiwa tu wakati wa kufanya biashara, kuandaa shughuli ya kazi. Lakini sasa mbinu za usimamizi wa wakati hutumiwa pia katika maisha ya kibinafsi ya mtu ili kuwa na wakati wa kukabiliana na masuala ya kila siku na kuandaa vizuri wakati wao wa burudani na kupumzika.

Historia ya usimamizi wa wakati

Nyuma katika miaka ya 20, Shirika la Kisayansi la Kazi lilisema kuwa ufanisi wa kutumia muda unategemea ufanisi wa kibinafsi wa mtu mwenyewe. “Wakati” wa Ligi ulitokea, ambao ulichapisha makala kwenye magazeti chini ya kichwa “Pigana kwa Muda.” Katika miaka ya 70, njia ya kuweka wakati iliyotengenezwa na mwanabiolojia Lyubishchev ilipata umaarufu. Njia hii ni chombo cha maendeleo kufikiri kwa ufanisi mtu, ambayo inachangia usimamizi wa busara wa wakati wa kibinafsi na kuongezeka kwa ufanisi wa kibinafsi.

Mnamo 2007, idara ya kwanza ya usimamizi wa wakati ilifunguliwa huko Moscow katika Taasisi ya Fedha na Viwanda. Leo mwelekeo huu umekuwa maarufu sana na maarufu. Kuna mafunzo mengi, semina juu ya kupanga na usimamizi wa wakati unaofaa.

Msimamizi wa wakati huyu ndiye mtu anayezingatia sifa za kisaikolojia watu, mazingira ya kazi na inatoa ratiba za kazi zenye ufanisi zaidi. Ana uwezo wa kufunua akiba yake yote iliyofichwa ndani ya mtu na kupendekeza jinsi ya kuongeza ufanisi wake.

Mchakato wa mawasiliano kati ya meneja wa muda na mteja ni sawa na mashauriano ya kisaikolojia ambayo anamsikiliza mtu, anatoa vidokezo na ushauri juu ya jinsi ya kutenga muda, muda gani wa kujitolea kupumzika, jinsi ya kuweka vipaumbele. Jinsi ya kupanga siku yako ili uweze kufanya kila kitu bila dhiki.

Muda - wasimamizi hutumia sio tu mashauriano ya mtu binafsi. Mara nyingi hualikwa na makampuni kama wataalam ili kusaidia kuboresha mchakato wa kazi. Kwanza kabisa, fundisha meneja kusambaza kwa usahihi wakati wake wa kufanya kazi na kusambaza kwa usahihi majukumu katika timu. Wanasoma shughuli za kampuni na muda unaohitajika ili kutatua matatizo fulani. Baada ya kukusanya taarifa na uchanganuzi, msimamizi wa muda hufanya marekebisho kwa utaratibu wa kila siku wa kampuni.

• Uchambuzi wa muda uliotumika kwenye kazi fulani.
• Kuweka, kuunda na kufafanua malengo.
• Kufanya mpango wa kufikia lengo, pamoja na kuweka vipaumbele.
• Utekelezaji wa lengo. Kidokezo juu ya hatua gani zinahitajika kuchukuliwa kulingana na mpango.
• Kufanya orodha ya mambo ambayo yanahitajika kufanywa.
• Muda wa kurekodi kwa kutumia muda.

Je, mtu ambaye amejifunza kupanga vizuri wakati wake ana faida gani?

“Muda unaopotea ni kuwepo; wakati unaotumika kwa manufaa ni maisha.”

E. Jung

• Kufikia malengo yaliyowekwa.
• Anafikia malengo yake haraka sana kuliko wengine.
• Uwezo wa kufikia mafanikio katika uwanja wowote wa shughuli.
• Ana muda zaidi wa kupumzika, kuwasiliana na familia na marafiki.
• Inaweza kufanya mambo mengi zaidi kwa muda fulani.
• Anaweza kuongeza mapato yake na kustaafu kwa kusambaza majukumu kwa usahihi kati ya wafanyikazi.
• Inaweza kujikwamua uchovu sugu, si chini ya dhiki.
• Daima ina mpango wazi wa utekelezaji.
• Ana hisia ya uhuru wa ndani na anadhibiti maisha yake kwa uhuru.

Aina za usimamizi wa wakati

Sasa kuna njia nyingi tofauti za shida ya usimamizi wa wakati. Wataalam wanafautisha aina tatu kuu:

• Usimamizi wa wakati wa kibinafsi (wa kibinafsi).. Inahusishwa na kujiendeleza binafsi mtu, uwezo wa kupanga vizuri na kwa matunda siku zao.
• Usimamizi wa wakati wa kitaaluma husaidia mtu kufanya kazi yake kwa ufanisi, kupanga vizuri wakati wake wa kufanya kazi, au kusambaza kwa busara majukumu katika timu.
• Usimamizi wa wakati wa kijamii inadhibiti mahusiano baina ya watu au usimamizi wa muda wa watu kadhaa. Kwa mfano, ushirika.

Dhana za kimsingi za usimamizi wa wakati

Dhana ya usimamizi wa wakati - ni njia ya kuelewa na kutambua wakati. Wazo la usimamizi wa wakati husaidia kuamua sababu na kusudi kwa nini mtu anahitaji kujifunza jinsi ya kudhibiti wakati wake. Tambua thamani ya mchakato huu, na pia kuelewa kanuni za msingi za usimamizi wa wakati.

Mbinu za Kusimamia Wakati- mlolongo fulani wa vitendo ambao utasaidia kutatua shida fulani.

Mfumo wa usimamizi wa wakati- seti ya dhana na mbinu ambazo zitakuwezesha kufikia lengo lako haraka na kwa ufanisi iwezekanavyo.

Shirika lisilofaa la kazi au shirika lisilojua kusoma na kuandika la shughuli na usimamizi husababisha ukweli kwamba wafanyakazi wa kampuni wanahisi ukosefu wa muda wa mara kwa mara. Hii inaathiri ufanisi na mafanikio ya biashara kwa ujumla.

Ukosefu wa wakati hutokea katika hali ambapo:

• Hakuna ratiba ya kazi kwa siku.
• Ikiwa meneja msaidizi hajui utaratibu wake wa kila siku.
• Simu na wageni mara nyingi huvuruga kutoka kwa biashara kuu.
• Ikiwa meneja hajui jinsi ya kusambaza majukumu.
• Ikiwa kazi inafanywa kwa haraka mara kwa mara, ambayo inaongoza kwa uchovu haraka.
• Ikiwa wafanyikazi hawafai kwa nafasi zao.
• Ikiwa wafanyikazi hawatatathmini ipasavyo uwezo wao na kasi ya kazi.
• Ikiwa wafanyikazi hawana motisha (kwa mfano, mshahara ni mdogo sana).

Ili kuboresha ufanisi wa biashara, inahitajika kufundisha wafanyikazi kuteka mpango wa kazi wa siku. Wakati wa kuunda mpango, unahitaji kutoa 60% ya wakati wako kwa kazi kuu, 20% kwa zisizotarajiwa na 20% kwa maswala ya moja kwa moja. Jambo kuu ni kufundisha timu kufanya mipango ya siku kwa utaratibu na mara kwa mara.

Ufanisi wa usimamizi wa wakati katika usimamizi unategemea jinsi wafanyikazi wanavyofunzwa vyema katika kupanga, kuweka vipaumbele, udhibiti wa wakati wa kukamilisha kazi, na pia mpangilio sahihi wa majukumu.

Ili kutatua matatizo haya, unaweza kukaribisha mtaalam katika usimamizi wa wakati au kufundisha meneja wa biashara yako, ambaye mwenyewe atawapa kazi kazi na kufuatilia ufanisi wa kazi zao. Meneja lazima atoe kazi kuu na kadhaa za chelezo. Mwishoni mwa siku, mfanyakazi anawasilisha ripoti juu ya kazi iliyofanywa.

Kusimamia wakati wa kibinafsi katika usimamizi wa wakati

Kuhusu kudhibiti wakati wa kibinafsi, kuna sheria za msingi za usimamizi wa wakati zinazotumika katika maisha ya kibinafsi:

1. Kamwe usipeleke kazi nyumbani.
2. Panga maisha yako ya kila siku ili ichukue muda mfupi.
3. Panga wakati wako wa bure mapema. Hii inapaswa kujumuisha raha ya kihemko (kwenda kwenye sinema, ukumbi wa michezo, tamasha, makumbusho). Na pia kimwili (michezo, kucheza, nk).
4. Kwa kupumzika, usitumie wikendi tu, lakini angalau siku moja kwa wiki. Kwa mfano, panda baiskeli baada ya kazi au kwenda sauna na marafiki.
5. Wakati wa likizo, punguza simu, barua pepe na Intaneti ili upate utulivu wa kweli.

1. Kanuni ya msingi ya usimamizi wa muda ni kuweka malengo sahihi.

Ikiwa utajifunza kufafanua wazi malengo yako na pia kuamua ni kazi gani ni za sekondari, utaokoa muda mwingi.

Ikiwa unatumia wakati wako kwenye kitu, inamaanisha kwamba wakati huo unaamini kuwa ni muhimu sana. Lakini hii ni kweli? Jiulize, je, matokeo ya kitendo hiki yatakusaidia kukaribia lengo lako? Lengo ni nini? Lengo ni hamu ya mtu kwa kitu, wakati mchakato mzima unalenga matokeo ya mwisho.

Wakati wa kuweka lengo, lazima kwanza uamue juu ya maadili yako kuu.

Tambua uwezo wako na motisha. Chambua shida, mahitaji na shida zinazoweza kutokea kwenye njia ya kufikia lengo. Wasilisha lengo lako kwa undani zaidi, matokeo yake ya mwisho. Panga vitendo vyako, tafuta rasilimali na uanze utekelezaji.

Kuna njia tofauti za kuweka malengo. Lakini njia zote zina algorithm ya kawaida ya kuweka malengo:

1. Lengo linapaswa kuwa maalum iwezekanavyo na matokeo ya mwisho ya wazi.
2. Haja ya kufikia lengo lazima iwe sahihi. Kwa nini hii inahitajika na nitapata nini kutoka kwayo?
3. Lengo lazima liwe la kweli na utaratibu wa kulifanikisha uwe wazi.
4. Inahitajika kufafanua wazi mipaka ya wakati ambayo lengo lazima lifikiwe.

2. Kanuni ya pili ya msingi ya usimamizi wa wakati ni kuweka vipaumbele.

Kujua jinsi ya kuweka kipaumbele ni muhimu sana. Kuna mambo ambayo hayana umuhimu mdogo katika kufikia lengo, na kuna yale ambayo yana jukumu kubwa.

3. Kanuni ya tatu ya msingi ya usimamizi wa wakati ni kupanga.

Baada ya kuweka lengo, hatua inayofuata ni kupanga. Kupanga ni sehemu muhimu ya usimamizi wa wakati. Inajumuisha hatua kuu zifuatazo:

1. Kuchora mpango wa usimamizi wa wakati.
2. Hatua ya kuchora mradi, wakati ambao unaweza kuendesha na kufikiria chaguzi tofauti kufikia lengo.
3. Hatua ya kutambua rasilimali muhimu.
4. Hatua ya kutambua watu ambao wanaweza kukusaidia kwenye njia ya kufikia lengo lako.
5. Hatua ya upangaji wa kurekodi matokeo kwa namna ya mradi wa biashara, ramani.

Wakati mtu anaanza kupanga, kufikiri kunaanzishwa, ubunifu. Unapofanya mpango, lengo lako linakuwa maalum zaidi, unaanza kuelewa kile unachotaka na jinsi ya kufikia. Ni aina ya mwongozo wa vitendo kwa hatua.

Mpaka mtu atengeneze mpango wa kutambua anachotaka, anafikiria kila mara juu ya mada hii. Lakini sio mawazo, lakini vitendo vinavyokuleta karibu na lengo lako. Inapokusanywa mpango wa kina, ambayo inazingatia njia tofauti kufikia lengo, hii inafanya uwezekano wa kuendesha. Haifanyi kazi na njia na njia fulani, unaweza kujaribu zingine. Mipango inakuza kubadilika na utayari wa hali yoyote kwa mtu.

Kufanya mpango inakupa nafasi kubwa mafanikio. Kuwa na mpango kunakupa kujiamini kwako na uwezo wako. Wote watu waliofanikiwa na wajasiriamali wanajishughulisha na mipango.

Mbinu za msingi za kupanga. Maelezo mafupi

1. Mipango ya ABC inatokana na ukweli kwamba ni muhimu kufanya mambo muhimu zaidi kwanza (chini ya herufi A), na kisha B na C.

Kesi za kitengo A ndio muhimu zaidi. Wanaunda 15% ya kesi zote na kuleta 65% ya matokeo. B - mambo muhimu ambayo hufanya 20% ya mambo yote na kuleta 20% ya matokeo. Jamii C ni mambo ya umuhimu mdogo, yanaunda 65% na kutoa matokeo ya 15%.

2. Utawala wa Pareto au kanuni ya “80/20”. Kanuni hii inatumika kwa shughuli yoyote ya kila siku. Asilimia 80 ya mambo unayofanya kwa siku yanakupa 20% ya matokeo unayotaka. Na 20% ya mambo muhimu yaliyopangwa hukuletea 80% karibu na matokeo.

Kwa mfano: 20% ya watu wanamiliki 80% ya mtaji, 80% ya watu wanamiliki 20% ya mtaji. 20% ya wateja hutoa faida ya 80%, na 80% ya wateja hutoa faida ya 20%.

3. Muda- njia hii ni kwamba unahitaji kuandika matendo yako yote dakika kwa dakika na muda gani ulitumia juu yao. Hii itakusaidia kuelewa ni wapi na wakati gani unatumika na jinsi ya kurekebisha ratiba yako.

4. Kufanya orodha ya kazi- Hii ndio njia rahisi zaidi ya kupanga ambayo hukuruhusu kupanga wakati na kazi zote.

Jinsi ya kutengeneza orodha sahihi ya mambo ya kufanya na kuifuata?

1. Kwanza, jiangalie mwenyewe. Unahitaji muda gani kukamilisha kazi mbalimbali?
2. Andika orodha ya mambo ya kufanya jioni.
3. Andika mambo mahususi. Kwa mfano: nenda kwenye duka. Ambatisha orodha ya ununuzi kwenye bidhaa hii.
4. Panga siku yako yote, sio kazi tu.
5. Anza siku yako kwa kukamilisha kazi rahisi. Kuweka alama kwenye masanduku mara moja na kufurahi kwa siku nzima na wazo kwamba kufuata orodha ya mambo ya kufanya sio ngumu sana, kwa mfano, kufanya mazoezi na kuandaa kifungua kinywa.
6. Orodha ya mambo ya kufanya inapaswa kuonekana kila wakati.
7. Usiweke zaidi ya vitu 7 vya kipaumbele kwenye orodha yako, ili usiwe na wasiwasi kuhusu kutokufanya kitu..

• Jaribu njia zote za kupanga na uchague inayofaa zaidi.
• Weka kumbukumbu.
• Usijaribu kufanya kila kitu. Fanya mambo muhimu zaidi na ya kipaumbele kwanza.
• Panga yako kila siku. Na pia fanya mpango wa ziada kwa wiki.
• Daima beba kalamu na daftari nawe.
• Weka diary ya mafanikio, itakuhimiza na kukukumbusha kuwa uko kwenye njia sahihi.
• Jifunze kusema "Hapana." Hii itakusaidia kuepuka kuwasiliana na watu wasio wa lazima na kufanya mambo yasiyo ya lazima.
• Kabla ya kufanya jambo lolote, fikiria jinsi lilivyo haraka, jinsi lilivyo muhimu, na jinsi hatua hii itakuleta karibu na lengo lako.
• Chambua tabia zako, vitendo vinavyopoteza muda wako. Kwa muda ni rahisi kufuatilia vitendo hivyo ambavyo unahitaji kujiondoa.
• Usifanye biashara za watu wengine. Usiwe chombo cha kufikia malengo ya watu wengine. Zingatia lengo lako.
• Tenga wakati wa kujiboresha.
• Usiishie hapo. Mara tu unapofikia lengo moja, weka linalofuata.

1. Stephen Covey katika Tabia 7 za Watu Wenye Ufanisi Sana inazingatia usimamizi wa wakati kama kipengele cha kujiboresha. Hapa kuna vidokezo vyake:

• Fanya kile unachopaswa kufanya kwanza. Usiahirishe mambo muhimu hadi baadaye.
• Lengo lako linapaswa kuwa kipaumbele na muhimu. Sogea kuelekea kwake.
• Fanya vitendo vyote kwa kuzingatia vipaumbele.
• Usipoteze nguvu nyingi kufikia lengo lisilo na maana. Rasilimali zilizotumiwa na matokeo ya mwisho lazima yalingane.
• Tafuta njia zote za kurahisisha maisha.

2. David Allen anashauri kujipanga mahali pa kazi , pata vifaa vyote muhimu. Pia, weka baraza la mawaziri la faili, unda folda inayofanana kwa kila kesi. Allen pia anapendekeza kuandika orodha 4 za mambo ya kufanya:

• Tengeneza orodha ya mambo ambayo yanahitajika kufanywa katika siku za usoni;
• Ongeza miradi inayohitaji mbinu jumuishi;
• Tenga orodha ya miradi ambayo, kwa sababu moja au nyingine, bado haiwezi kukamilika;
• Orodha ya "siku moja".

3.Julia Morgenstern anashauri kwanza kutathmini muda gani unatumia kukamilisha kazi zako. Ni mambo gani yanakukengeusha? Unaweza kukengeushwa na mitandao ya kijamii, majukumu ya ziada, makataa yasiyo halisi, au vikwazo vya kisaikolojia.

• Muda lazima uwekewe kwa kila kitendo.
• Ikiwa huwezi kukamilisha hatua fulani, basi chunguza ikiwa inaweza kuahirishwa kwa muda, kukabidhiwa kwa wafanyikazi wengine, au kutelekezwa kabisa.
• Panga vitu na mambo ya kufanya, futa nafasi ya kila kitu ambacho unaweza kufanya bila. Wape kila kitu mahali pake, na kila kazi kwa wakati.

"Kula chura kwa kifungua kinywa"

Ili kuzuia mawazo yako kurudi siku nzima kwa kazi ambayo hutaki kufanya au isiyopendeza kwako, anza siku nayo. Kwa njia hii utaachiliwa kutoka kwa mkazo wa kihemko na mzigo ambao ungelazimika kubeba siku nzima.

"Nyama ya tembo"

Ikiwa unakabiliwa na kazi ya kimataifa ambayo inahitaji vitendo vingi kukamilika, kisha ugawanye kazi hii katika sehemu. Usifanye jambo kubwa kutoka kwa kesi, kata vipande vipande. Hii itafanya iwe rahisi kuanza kutekeleza kazi. Mbinu hii pia husaidia ufahamu bora kazi hii.

Jifunze kusema hapana

Usimamizi wa wakati unakufundisha usiwe na wakati wa kufanya iwezekanavyo, lakini kuwa na wakati wa kufanya kile kinachohitajika kufanywa kwa usahihi. Sema "hapana" kwa vitu visivyo vya lazima na watu. Usiwe chombo cha mtu yeyote kufikia malengo yake. Zingatia malengo yako.

Jitahidi kujiendesha kiotomatiki na kurahisisha zaidi shughuli zako.

Fanya kazi zinazofanana kwa safu, kwani ubongo unazoea eneo fulani la shughuli. Na kila wakati anapambana nao haraka.

Sikiliza yako midundo ya kibiolojia. Fanya kazi wakati unahisi kuongezeka kwa nguvu na shughuli maalum. Katika vipindi vya shughuli kidogo, pumzika. Sikiliza mahitaji ya mwili wako. Wakati mwingine mapumziko ya dakika 15 yanatosha kupata "upepo wa pili."

Vitabu bora juu ya usimamizi wa wakati ambavyo vinafaa kusoma:

• Usimamizi wa wakati unaofaa. B. Tracy
• Kuendesha wakati. Jinsi ya kuwa na wakati wa kuishi na kufanya kazi. G. Arkhangelsky
• Usimamizi wa wakati mkali: dhibiti maisha yako. D. Kennedy
• Fanya kazi kidogo, timiza zaidi. K. Gleason
• Kuzimu na kila kitu! Ichukue na uifanye. R. Branson
• Usimamizi wa wakati uliokithiri. N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
• Kozi ya vitendo juu ya usimamizi wa wakati. I. Abramovsky
• Jinsi ya kufanya kazi kwa masaa 4 kwa wiki na usiwe kwenye ofisi "kutoka kengele hadi kengele", kuishi popote na kupata utajiri. T. Ferris
• Jinsi ya Kufanya Mambo: Sanaa ya Tija Isiyo na Mkazo. D. Allen

Ufanisi wa usimamizi wa wakati unategemea kufuata kwako sheria zake za msingi, pamoja na ufahamu wazi wa kwa nini unahitaji, jinsi ya kusimamia muda wako na ni faida gani utakayopata.